nieuwsbrief

Schrijf je hier in

Stap 3: Keuze van gunningsprocedure

23-11-2018

Met de nieuwe wet van 17 juni 2016 is er sprake van een zeker versoepeling van de procedures ten opzichte van vroeger.

De openbare en de niet-openbare procedure kan je nog steeds zonder motivering gebruiken.

Het is desalniettemin de bedoeling van de wetgever geweest daarnaast de procedures met een onderhandelings- of dialoogelement te bevorderen. De onderhandeling wordt beschouwd als een doeltreffend middel om de mededinging te bevorderden, de risico’s bij ingewikkelde opdrachten beter te identificeren en een beter gebruik van de overheidsopdrachten toe te laten.

Art. 35  lid 1 van de Wet inzake Overheidsopdrachten van 17 juni 2016 somt de verschillende procedures op :

  • de openbare procedure
  • de niet-openbare procedure
  • de mededingsprocedure met onderhandeling, onder de in artikel 38 bepaalde voorwaarden
  • de concurrentiegericht dialoog, onder de in artikel 39 bepaalde voorwaarden
  • het innovatiepartnerschap, onder de in artikel 40 bepaalde voorwaarden
  • de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaandelijke bekendmaking, onder de in artikel 41 bepaalde voorwaarden
  • onderhandelingsprocedure zonder voorafgaandelijke bekendmaking, onder de in artikel 42 bepaalde voorwaarden

 

Hoewel het belangrijk is erop te wijzen dat de keuze voor de een of andere procedure soms ook van andere elementen kan afhangen, is het nuttig om in eerste instantie de keuze voor de een of andere procedures toe te lichten aan de hand van het geraamde bedrag (alle grensbedragen zijn exclusief btw):

  1. opdrachten tot 30.000 euro: aanvaarde factuur, zie art. 92 Wet Overheidsopdrachten
  2. opdrachten tot 144.000 euro: onderhandelingsprocedure zonder voorafgaandelijke bekendmaking, zie art. 42 Wet
  3. opdrachten tot 221.000 euro (leveringen en diensten) / 750.000 (werken) : vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking, zie art. 41 Wet
  4. mededingingsprocedure met onderhandeling in de specifieke gevallen van art. 38 Wet, o.a. tot 221.000 euro (leveringen en diensten)/ 750.000 euro (werken).
  5. alle opdrachten: openbare (art. 36 Wet) of niet-openbare procedure (art. 37 Wet)

 

PROCEDURES

1. Opdrachten tot 30.000 euro: aanvaarde factuur

Raming ≤ 30.000 euro: onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking via aanvaarde factuur

Als de raming 30.000 euro niet overschrijdt (het uiteindelijk goed te keuren bedrag mag evenmin 30.000 euro zonder btw overschrijden), kun je de opdracht sluiten met een ‘aanvaarde factuur’. De factuur geldt als bewijs van de sluiting van de opdracht. Andere documenten zijn niet vereist.

Je bent niet verplicht een bestek op te maken of officiële offertes op te vragen maar je moet wel de markt laten spelen. je moet kunnen aantonen dat je meerdere potentiële deelnemers hebt onderzocht door het raadplegen van brochures, websites, enz. Een eenvoudig mailtje naar 3 à 5 marktspelers volstaat hier.

Je bent niet verplicht de opdracht aan de goedkoopste marktspeler te gunnen, je stelt je eigen gunningscriteria op.
De werkwijze aanvaarde factuur mag er wel niet toe leiden dat je je altijd tot dezelfde deelnemer richt, je moet de mededinging in de tijd te spreiden op basis van kwalitatieve selectie (eigenhandig of via informele ronde).

Je mag een opdracht niet in stukken knippen om zo onder het grensbedrag te gaan.

Het KB Uitvoering is niet van toepassing op deze opdrachten, omdat men de soepelheid wou bewaren en de uitvoering niet wou verzwaren met allerlei formaliteiten.

Art. 92 Wet Overheidsopdrachten

(meer info en stappenplan: zie hier)

 

2. Opdrachten tot 144.000 euro: onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (221.000 voor bepaalde diensten)

Als de raming 144.000 euro niet overschrijdt (het uiteindelijk goed te keuren bedrag mag evenmin 144.000 euro zonder btw overschrijden) kunt u een beroep doen op deze procedure. Drempelbedrag is enige voorwaarde, er is geen verdere motivering noodzakelijk. Je bent niet verplicht een bestek op te maken maar dit is wel aan te raden.

(art. 42 Wet Overheidsopdrachten)

Een OPZVB is ook mogelijk in volgende situaties:

  • < 221.000 euro excl. btw voor diensten categorie 6 (financiële diensten) en 8 (onderzoek en ontwikkeling) van bijlage 2A en diensten van bijlage 2B
  • art. 42, §1, 1° b Wet : wanneer strikt noodzakelijk is, ingeval termijnen voor openbare of niet-openbare procedure of mededingingsprocedure met onderhandeling niet in acht kunnen genomen worden wegens dwingende spoed 
  • art. 42, §1, 1°, c Wet : wanneer naar aanleiding van openbare of niet-openbare procedure geen of geen geschikte offerte werd ingediend
  • art. 42, §1, 1°, d Wet : indien W, L of D om technische of artistieke redenen of omwille van bescherming van alleenrechten, slechts aan één bepaalde inschrijver kunnen worden gegund (bv werk kunstenaar of technische compabiliteit software)
  • art. 42, §1, 2° Wet : herhaling werken of diensten
  • art. 42, §1, 3° Wet : leveringen tegen bijzonder gunstige voorwaarden
  • art. 42, §1, 4°, a Wet : leveringen van producten die alleen voor proefneming, onderzoek, studie of ontwikkeling worden vervaardigd
  • art.42 §1, 4° b Wet : aanvullende leveringen
  • art. 42, §1, 4° c Wet : leveringen grondstoffenmarkt
  • art. 42, §1, 5° Wet : diensten die gegund moeten worden aan de winnaar van een prijsvraag

 

Stappenplan:

Raadpleging en keuze van marktspelers 

  • keuze van identiteit en aantal firma’s in functie van aard en omvang van de opdracht en situatie op betrokken markt 
  • praktijkregel: minimum 3 offertes opvragen 
  • zo objectief mogelijk, niet altijd dezelfde spelers aanschrijven, marktverkenning/marktconsultatie, “kwalitatieve selectie” (op basis van beschikbare informatie of informele bevraging)

Bestek opmaken

  • niet verplicht maar wel vaak aangewezen
  • goedkeuring van het bestek (voor zover vereist door vb. Raad van Bestuur)

Uitnodiging tot indiening van een offerte

  • gelijktijdige en schriftelijke uitnodiging, vergezeld van opdrachtdocumenten
  • uiterste indieningsdatum en –tijdstip offertes
  • gunningscriterium of -criteria (weging niet verplicht)
  • eventueel toe te voegen documenten (o.a. uittreksel uit strafregister)
  • geen wettelijke termijnen → redelijke en passende termijn

Ontvangst en opening van de offertes

  • offertes moeten in principe tijdig ingediend worden (gelijkheid!)
  • spontane offerte worden in principe niet aanvaard tenzij uitdrukkelijk gemotiveerde andersluidende beslissing

Onderzoek offertes en ontwerp gunningsbeslissing

  • check uittreksel uit strafregister (art. 72, §1 KB Plaatsing – als bewijs dat inschrijver zich niet bevindt in verplichte uitsluitingstoestand van art. 67 Wet Ovop) 
  • check binnen 20 dagen na uiterste indieningsdatum offertes RSZ – en fiscale verplichtingen (verplichte uitsluitingsgrond art. 68 Wet Ovop en art. 62-64 KB Plaatsing) via Telemarc toepassing (vooraf toegang te regelen via Dienst Administratieve vereenvoudiging: http://www.vereenvoudiging.be/content/overheidsopdracht-telemarc)
  • opgelet, controle achteraf enkel in hoofde van best gerangschikte inschrijver volstaat slechts indien de opdrachtdocumenten voorzien in een impliciete verklaring op eer m.b.t. de verplichte uitsluitingstoestanden
  • evalueer de offertes inhoudelijk op basis van de gunningscriteria (gunningsverslag) en maak een (voorlopige) rangschikking op

Onderhandelingen (art. 42 Wet Ovop)

  • indien gewenst of aangewezen
  • met één, meerdere of alle inschrijvers (motivering op basis van gunningscriteria)
  • in één beweging of in meerdere rondes (vooraf te bepalen in opdrachtdocumenten)
  • maak definitieve rangschikking op basis van gunningscriteria
  • documenteer de onderhandelingen en leg de onderhandelingsresultaten schriftelijk vast
  • kapstok: gelijke behandeling van de inschrijvers, geen discriminatie, vertrouwelijkheid respecteren
  • geen onderhandelingsmarge m.b.t. gunningscriteria; over minimumeisen enkel mogelijk < Eur. drempel tenzij uitgesloten in opdrachtdocumenten

Sluiting van de opdracht (art. 95 KB Plaatsing)

  • ofwel op grond van briefwisseling volgens handelsgebruiken
  • ofwel door kennisgeving aan opdrachtnemer van goedkeuring van offerte zoals eventueel gewijzigd na onderhandeling of verbeterd (per fax/mail/elektronisch platform én aangetekend)
  • ofwel door de ondertekening van een overeenkomst door de partijen

Wettelijke motiveringsplicht

  • voor toepassing procedure, selectie- en gunningsbeslissing, stopzetting procedure (art. 29 Wet Rechtsbescherming) 
  • dus gunningsverslag aangewezen; aparte formele gunningsbeslissing ev. in notulen van Raad van Bestuur (indien uw organisatie formele beslissing vereist)

Wettelijke informatieplicht:

  • verplichte kennisgeving beslissing
  • onmiddellijk na het nemen van de gunningsbeslissing
  • ≤ 85.000 euro excl. btw: motieven niet verplicht mee te sturen; kandidaten/inschrijvers kunnen deze schriftelijk opvragen binnen 30 kd; AO moet ze overmaken binnen 15 kd
  • > 85.000 euro excl. btw: motieven verplicht mee te sturen
  • vorm motieven: uittreksel uit gemotiveerde beslissing volstaat
  • altijd beroepsmogelijkheden vermelden 
  • e-mail / fax / ander elektr. middel én aangetekende zending
  • kennisgeving mag tegelijk met sluiting van opdracht

 

3. Vereenvoudigde onderhandelingsprocedures met voorafgaande bekendmaking (VOPMB) : < 221.000 euro (L&D) / 750.000 euro (W) 

Als de raming 221.000 euro (leveringen en diensten) of 750.000 euro (werken) niet bereikt, kun je altijd een beroep doen op de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking. Drempelbedrag is enige voorwaarde, er is geen verdere motivering noodzakelijk.

Elke belangstellende onderneming kan naar aanleiding van de bekendmaking een offerte indienen.

De aanbestedende overheid kan met één of meer van hen over de voorwaarden van de opdracht onderhandelen.

De termijn voor ontvangst van de offertes bedraagt tenminste 22 dagen vanaf de verzenddatum van de aankondiging van de opdracht.

In deze weinig geformaliseerde procedure kunnen bepaalde onregelmatigheden worden opgevangen, zonder dat dit echter mag leiden tot wijziging van de minimumeisen en/of gunningscriteria.

De aanbestedende overheid is overigens niet verplicht om tot onderhandelingen over te gaan. Zij kan de opdracht ook op basis van de initiële offertes toewijzen zonder onderhandelingen.

Stappenplan :

Elke belangstellende kan een offerte indienen n.a.v. de aankondiging van opdracht of publicatie (22 dagen is de minimumtermijnen voor ontvangst van de aanvragen tot deelneming of offertes vanaf verzendingsdatum publicatie, onder bepaalde voorwaarden kunnen deze termijnen worden ingekort : 17 dagen voor offertes via e-tendering (- 5 dagen) en 10 dagen in urgente situatie en indien vooraankondiging. (Art. 41 §2 Wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016)

Met het oog op de verbetering van hun inhoud kan de aanbestedende overheid over de initiële offertes en over alle volgende offertes die door hen worden ingediend onderhandelen, met uitzondering van de definitieve offertes. (Art. 41§3)

De aanbestedende overheid stelt alle inschrijvers wier offerte niet is afgewezen overeenkomstig paragraaf 5 schriftelijk in kennis van eventuele wijzigingen in de technische specificaties. Na deze wijzigingen biedt de aanbestedende overheid de inschrijvers opnieuw voldoende tijd om hun offertes, indien nodig, aan te passen en opnieuw in te dienen. (Art. 41 §4)

De vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking kan in opeenvolgende fasen verlopen, zodat het aantal offertes waarover moet worden onderhandeld wordt beperkt door toepassing van de gunningscriteria. De aanbestedende overheid geeft in zijn aankondiging aan of zij van deze mogelijkheid gebruik zal maken. (Art. 41 §5)

Indien de aanbestedende overheid voornemens is de onderhandelingen af te sluiten, stelt zij de resterende inschrijvers daarvan in kennis en stelt zij een gemeenschappelijke termijn vast voor de indiening van de nieuwe of aangepaste offertes. (Art 41§ 6)

 

4. Mededingingsprocedure met onderhandeling (MPMO)

De MPMO is enkel mogelijk in de door de Wet omschreven gevallen :

  • art. 38 § 1, lid 1, 1°, a Wet Overheidsopdrachten : W, L of D voor zover de aanbestedende overheid kan aantonen dat er niet in haar behoeften kan worden voorzien zonder aanpassing van onmiddellijk beschikbare oplossingen
  • art. 38, §1, lid 1, 1°, b Wet : W, L of D voor zover ze ontwerp- of innovatieve oplossingen bevatten
  • art. 38, §1, lid 1, 1°, c Wet : W, L of D die niet zonder voorafgaande onderhandelingen kunnen worden vergund wegens specifieke omstandigheden die verband houden met de aard, complexiteit, juridische of financiële voorwaarden of de risico’s verbonden aan de opdracht
  • art. 38, §1, lid 1, 1°, d Wet : W, L of D waarvan de technische specialiteit niet nauwkeurig genoeg kan worden vastgesteld
  • art. 38, §1, lid 1, 1°, e Wet : W, L of D voor zover de toegang tot opdracht wordt voorbehouden voor sociale werkplaatsen
  • art. 38, §1, lid 1, 1°, f Wet : <750.000 euro voor W, <210.000 euro voor L of D
  • art. 38, §1, lid 1, 2° Wet : indien naar aanleiding van openbare of niet-openbare procedure enkel onregelmatige of onaanvaardbare offertes werden ingediend

 

 

5. SPECIFIEKE PROCEDURES

  • Het innovatiepartnerschap : art. 40 Wet
  • Concurrentiedialoog : art. 35 Wet

Open Source Services Do-it-yourself Ask An Expert
Over Scwitch Contact