Stap 2: Omschrijving opdracht

Vorm een duidelijk beeld van de wijze waarop de organisatiebehoefte moet worden ingevuld, van de inhoud van de opdracht.

1. OPDRACHTDEFINITIE

Definieer de opdracht nauwkeurig, rekening houdend met de administratieve en de technische aspecten.

2.2. KWALIFICATIE OPDRACHT

Er zijn opdrachten voor werken, leveringen en diensten. Een bepaalde opdracht kan slechts één kwalificatie krijgen.

(art. 3 en 16-18 Wet Overheidsopdrachten)

Overheidsopdracht voor werken (W)

Dergelijke overheidsopdracht heeft als voorwerp hetzij het uitvoeren, hetzij zowel het ontwerpen als het uitvoeren van werken in het kader van één van de in bijlage I van de wet overheidsopdrachten vermelde werkzaamheden of van een bouwwerk, of het laten uitvoeren, met welke middelen ook, van een bouwwerk dat aan de door de aanbestedende overheid of het overheidsbedrijf vastgestelde behoeften voldoet.
Een bouwwerk is het product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen.
Bijvoorbeeld: renovatiewerken, schrijnwerk, installatiewerken sanitair, …

Aankoop of huur van bestaande onroerende goederen valt niet onder de overheidsopdrachtenwetgeving.

Overheidsopdracht voor leveringen (L)

Dat is een overheidsopdracht die betrekking heeft op de aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van producten. Een overheidsopdracht die betrekking heeft op het leveren van producten en in bijkomende orde op plaatsing- en installatiewerkzaamheden, wordt als een overheidsopdracht voor leveringen beschouwd.

Voorbeelden: huur van een fotokopietoestel, plaatsen van losse pc’s, leveren van gedrukt briefpapier, software bestellen, …

Overheidsopdrachten voor diensten (D)

Een overheidsopdracht voor diensten heeft betrekking op het verlenen van de in bijlage II van de wet betreffende de overheidsopdrachten bedoelde diensten.

Voorbeelden: schoonmaak van kantoren, software op maat van de organisatie, creeren opmaak en verdeling van brochures, onderhoud en herstellingen, financiële diensten,…

Concessies van openbare diensten, arbeidsovereenkomsten, coproductie van programmamaterieel door omroeporganisaties en overeenkomsten betreffende zendtijd zijn expliciet uitgesloten van de wetgeving op overheidsopdrachten.

Gemengde opdrachten

• combinatie L en W: hoofdzakelijk doel is determinerend
• combinatie W en D: hoofdzakelijk voorwerp is bepalend
• combinatie L en D: financieel grootste aandeel is determinerend

3. EVENTUELE MODALITEITEN EN AANVULLENDE PROCEDURES

• Aankoop- of opdrachtencentrale: art. 2, 4° Wet Overheidsopdrachten

• Dynamisch aankoopsysteem: art. 3, 13° en 29 Wet Overheidsopdrachten en art. 125-128 KB Plaatsing

• Elektronische veiling: art. 3, 14° en 30 Wet Overheidsopdrachten en art. 130-135 KB Plaatsing

• Raamovereenkomst: art. 3, 15° en 32 Wet Overheidsopdrachten en art. 136-138 KB Plaatsing

• Herhalingsopdracht: art. 26, § 1, 2°, b) Wet Overheidsopdrachten

• Opdracht met vaste en voorwaardelijke gedeelten: art. 37, § 1 Wet Overheidsopdrachten

• Verlengingen: art. 37, § 2 Wet Overheidsopdrachten

• Samengevoegde opdracht: art. 38 Wet overheidsopdrachten

• Percelen: art. 3, 22° Wet Overheidsopdrachten en art. 11 KB Plaatsing

• Varianten: art. 2, 10° en 9 KB Plaatsing

• Opties: art. 2, 11° en 10 KB Plaatsing

4. RAMING OPDRACHT

Alvorens een opdracht te lanceren moet je de waarde ervan ramen, in principe ongeacht het bedrag van de ingediende offertes. Raam zo goed mogelijk de waarde van uw opdracht op basis van beschikbare informatie (bv. voorgaande jaren, eventueel na (vrijblijvende) marktverkenning). Je mag de opdracht niet opdelen. Zorg dat alles inbegrepen is (bv. herhalingen, verlengingen, percelen enz.).

Voor de toepasselijke ramingsregels: art. 24-28 KB Plaatsing

Het geraamde opdrachtbedrag valt onder de geheimhouding om de mededinging niet te beïnvloeden en ondanks het daartoe bestemde vakje in het bekendmakingmodel. De raming mag je niet specifiek letterlijk aanhalen in het bestek, je kunt er wel in grote lijnen naar verwijzen.

Voor alle opdrachten houdt het geraamde bedrag rekening met:

• de percelen waarin de opdracht is verdeeld
• de herhalingsopdrachten die het bestek mogelijk in het vooruitzicht stelt
• de eventuele opties – een in intern recht vooralsnog onbekend begrip – en eventuele verlengingen van de opdracht

Het resultaat heeft impact op de graad van mededinging en de keuze van de procedure.

Opgelet met ramingen dicht bij een drempel (bv. 140.000 euro zonder btw). Ga er dan best van uit dat je de drempel overschrijdt.