Sociale balans bij de jaarrekening?

De sociale balans maakt deel uit van de gestandaardiseerde modellen (volledig en verkort) van de jaarrekening voor grote en zeer grote vzw’s en stichtingen. Die organisaties leggen de sociale balans dus samen met de jaarrekening neer bij de Nationale Bank van België.
Voor kleine vzw’s en stichtingen en voor verenigingen en stichtingen die een afwijkend model van jaarrekening gebruiken (omdat ze door de bijzondere aard van hun activiteiten aan een specifieke wetgeving onderworpen zijn), is een afzonderlijk model van sociale balans beschikbaar.

Het te gebruiken model is afhankelijk van de grootte van de organisatie:

• organisaties die gemiddeld minstens 50 werknemers tewerkstellen, moeten hun sociale balans volgens het ‘volledig model’ opstellen
• organisaties die gemiddeld 20 tot 49 werknemers tewerkstellen, mogen hun sociale balans volgens het ‘verkort model’ opstellen.

Deze organisaties bezorgen de sociale balans afzonderlijk aan de Nationale Bank van België (Balanscentrale – “Sociale balans”, de Berlaimontlaan 14, 1000 Brussel), binnen zeven maanden na afsluiting van hun boekjaar. Als dat samenvalt met een kalenderjaar, dus tegen 31 juli.

Naast de externe mededeling aan de Nationale Bank van België (door neerlegging of afzonderlijke verzending), deel je de sociale balans ook intern mee:

• aan de ondernemingsraad of bij ontstentenis daarvan aan de vakbondsafvaardiging

De sociale balans maakt immers deel uit van de tewerkstellingsinformatie die je jaarlijks samen met de economische en financiële informatie aan de ondernemingsraad (of vakbondsafvaardiging) bezorgt. Dat gebeurt tijdens een bijzondere vergadering binnen drie maanden na afsluiting van het boekjaar. Je geeft de informatie 15 dagen voor de vergadering, zodat de leden van de betrokken organen tijd hebben om ze door te nemen. Tijdens de vergadering bespreken de leden de informatie, kunnen de werknemersvertegenwoordigers vragen stellen aan de werkgever, suggesties en bezwaren of een advies formuleren. De vergadering moet niet verplicht plaatsvinden voor de algemene vergadering.

• bij ontstentenis daarvan, door de sociale balans ter beschikking te houden van de werknemers op de plaats waar het arbeidsreglement ter bewaring ligt

Alle modellen van jaarrekening en van sociale balans vind je hier of op de website van de Nationale Bank van België (www.nbb.be, thema’s > balanscentrale > modellen van de jaarrekening).

Meer informatie over de jaarrekening van vzw’s en stichtingen vind je hier en op www.nbb.be.

Wie moet een sociale balans invullen?

Elke vzw of stichting die op jaarbasis gemiddeld minstens 20 personeelsleden (in voltijdse eenheden) tewerkstelt, moet een sociale balans invullen en aan de Nationale Bank bezorgen.
NB Ook voor een kleine vzw of stichting – die dus geen jaarrekening moet neerleggen bij de Nationale Bank – met minstens 20 werknemers is dat dus een verplichting.

Zij bezorgen de sociale balans afzonderlijk aan de Nationale Bank (zie boven). Soms verplicht ook de subsidiërende overheid een organisatie om een sociale balans in te vullen.

Wat moet er in de sociale balans?

De sociale balans heeft twee luiken: een tewerkstellingsluik en een opleidingsluik.

1 TEWERKSTELLINGSLUIK

het personeelsbestand van je organisatie:

• het gemiddeld aantal werknemers in dienst, het aantal gepresteerde uren, de personeelskosten en loonvoordelen tijdens de twee afgelopen boekjaren, uitgesplitst volgens geslacht en arbeidstelsel (voltijds of deeltijds)
• het aantal werknemers in dienst volgens de aard van de arbeidsovereenkomst, het geslacht, studieniveau en beroepscategorie op de afsluitingsdatum van het boekjaar, uitgesplitst volgens arbeidstelsel (voltijds of deeltijds)
• het gemiddeld aantal tewerkgestelde uitzendkrachten en personen ter beschikking gesteld van de organisatie, het aantal gepresteerde uren en de kosten voor de organisatie tijdens het boekjaar

het personeelsverloop in je organisatie:

• het aantal indiensttredingen van werknemers tijdens het boekjaar volgens de aard van de arbeidsovereenkomst
• het aantal uitdiensttredingen van werknemers tijdens het boekjaar volgens de aard van de arbeidsovereenkomst en de oorzaak of reden van beëindiging

2. OPLEIDINGSLUIK

Hier moet je informatie geven over de vormingen die de werknemers tijdens het boekjaar volgden.
Het begrip ‘vorming’ dekt een ruime lading: de opleidingsactiviteiten waarvan de kosten geheel of gedeeltelijk ten laste zijn van de werkgever. Dat kan ook indirect zijn, bijvoorbeeld door tussenkomst van het Fonds Risicogroepen.

De sociale balans splitst opleidingen op in voorgezette beroepsopleiding en ‘initiële’ beroepsopleiding.

Voortgezette beroepsopleiding

is gepland en heeft als doel de kennis van de werknemer(s) te vergroten of de vaardigheden van de werknemers te verbeteren. Ze wordt verder opgesplitst in formele en informele opleiding.

• formele opleiding

kenmerken:
– cursussen en stages ontwikkeld door lesgevers of sprekers
– hoge graad van organisatie door de lesgever of opleidingsinstelling
– op een plaats, duidelijk afgescheiden van de werkplek

 intern/extern:
– interne formele opleiding: ontwikkeld en beheerd door de organisatie
– externe formele opleiding: ontwikkeld en beheerd door een organisme buiten de betrokken organisatie (bv. Sociare, VDAB, opleidingsinstituten)

voorbeelden:
– werknemers volgen een opleiding van Sociare (al dan niet op maat) in het vergaderlokaal van je organisatie (= externe formele opleiding)
– je personeels- of opleidingsverantwoordelijke ontwikkelt zelf een opleiding voor je werknemers in het vergaderlokaal van een zusterorganisatie (= interne formele opleiding).

• informele opleiding

kenmerken:
– heeft rechtstreeks betrekking op het werk
– hoge graad van zelforganisatie door de individuele leerling of door een groep leerlingen
– inhoud wordt bepaald naar gelang van de individuele behoeften van de leerling op de werkplek

voorbeelden:
on-the-job-training, begeleiderschap, coaching, verwerven van knowhow, opleiding of vorming door middel van jobrotatie, uitwisselingen, studiebezoeken en detacheringen, zelfstudie (of open opleiding) en opleiding op afstand, bijwonen van conferenties, workshops, beurzen en lezingen

vallen er niet onder:
brainstorming, beleidsinformatiesessies, onthaal van nieuwe werknemers (zonder aansluitende vorming), niet vooraf geplande opleidingsmomenten (‘toevallig leren’).

‘Initiële’ beroepsopleiding

opleiding gegeven aan personen die in de organisatie tewerkgesteld zijn in het kader van alternerend leren en werken, met als doel een officieel erkend diploma of certificaat te behalen.

kenmerken:
– doel: officieel erkend diploma of certificaat behalen
– studieactiviteit vormt het belangrijkste onderdeel, maar er moet ook minstens een gedeeltelijk arbeidselement aanwezig zijn
– de duur van de opleiding bedraagt minstens zes maanden.

voorbeelden:
ondernemingsopleidingen, socioprofessioneel inschakelingscontract, middenstandsopleidingen, individuele beroepsopleiding (ibo) via VDAB/Actiris, beroepsinlevingsovereenkomst (bio).

Meer informatie over deze initiële beroepsopleidingen vind je in de syllabus werkgelegenheidsmaatregelen op www.sociare.be (kennisbank 329, start werkrelatie, werkgelegenheidsmaatregelen en sociale maribel).

Het opleidingsluik van de sociale balans bevat concreet volgende gegevens over deze verschillende soorten vorming:

• het aantal werknemers dat toegang kreeg tot vorming
• het aantal gevolgde opleidingsuren
• de brutokosten die rechtstreeks verbonden zijn met de opleiding. Die omvatten:
  • de bezoldigingen (brutolonen en sociale lasten) van je werknemers:
    – in opleiding, voor de duur van de opleiding
    – die instaan voor de opleiding ( voltijds of deeltijds), voor de uren die verband houden met het voorbereiden en geven van de opleiding
    – die instaan voor de organisatie of de administratieve aspecten van de opleiding (voltijdsof deeltijds), voor de uren die verband houden met het organiseren en de administratie van de opleiding
  • de verplaatsing- en verblijfkosten van je werknemers die aan de opleiding deelnemen voor zover deze kosten rechtstreeks met de opleiding verband houden
  • het inschrijvinggeld dat je organisatie ten laste neemt
  • de uitsluitend voor de opleiding gemaakte kosten voor leermateriaal (dat je organisatie anders dus niet zou aangekocht hebben)
  • de kosten die je organisatie ten laste neemt voor het onderhoud en de afschrijving van de lokalen (bijvoorbeeld de opleidingscentra), de uitrusting en het meubilair bestemd voor opleiding, die daarvoor uitsluitend of gedeeltelijk worden gebruikt (in het laatste geval: de kosten in functie van het aantal uren gebruik voor de opleiding)
  • de kosten die je organisatie ten laste neemt voor de pedagogische ondersteuning van de opleiding (aanschaffing of aanmaak van pedagogische werken met uitzondering van werken met publicitaire inslag)

• de betaalde bijdragen en stortingen aan collectieve fondsen. Dat zijn de werkgeversbijdragen die je organisatie betaalt voor educatief verlof en voor het Sociaal Fonds risicogroepen (PC 329 socioculturele sector: 0,10%)
• de gekregen subsidies (voor vorming).
  Komen in aanmerking: VIA-middelen – onderdeel organisatiesteun (voor management en vorming) dat je gebruikt voor vorming van werknemers (PC 329.01 Vlaamse socioculturele sector), het vormingsbudget van VIVO (Vlaams instituut voor Vorming en Opleiding in de social profit) waaruit je organisatie terugbetaling krijgt van betaalde vormingskosten (PC 329.01), tussenkomsten van het Fonds Risicogroepen voor de vormingen die je risicogroepwerknemers volgen (PC 329.01 en .03), de waarde van de Actiris-cheques die je organisatie gebruikte, en de overheidstussenkomsten in het kader van betaald educatief verlof.
• de nettokosten (= brutokosten + betaalde bijdragen – subsidies)

Hoe ga je aan de slag?

Je sociaal secretariaat vult het tewerkstellingsluik van de sociale balans in en bezorgt je die.

Op de website van de Nationale Bank van België vind je het advies van de CBN (Commissie voor Boekhoudkundige Normen) met informatie over de verschillende rubrieken in het tewerkstellingsluik van de sociale balans (zie www.nbb.be, balanscentrale, modellen van de jaarrekening, modellen van de sociale balans).

Het opleidingsluik vul je zelf in. Op de website van de Nationale Bank van België (NBB) vind je een toelichtingsnota voor het invullen van de verschillende rubrieken.

Sociare stelt een gratis instrument (met handleiding) ter beschikking van haar leden. Daarin kun je de vormingsinspanningen voor het personeel van het afgelopen boekjaar registreren. Je verzamelt de nodige gegevens over de opleidingen, brengt ze in en neemt het eindresultaat over op de sociale balans. Ook voor organisaties die geen sociale balans moeten invullen, is dit trouwens een nuttig instrument, onder meer om de vormingsinspanningen aan te tonen in het kader van de tweejaarlijkse sectorale cao’s over vorming.

Sociare-leden vinden instrument en handleiding en de toelichtingsnota van de NBB op www.sociare.be (kennisbank 329, medewerkersbeleid, vorming).

Waarom een sociale balans?

• tewerkstellingsluik

Via het tewerkstellingsluik van de sociale balans rapporteren werkgevers over de werkgelegenheid in hun organisatie. Zo kunnen de overheid en de sociale partners de effecten van stimuleringsmaatregelen inzake werkgelegenheid meten. Ook voor de organisaties zelf kan het een handig instrument zijn om de evolutie van de werkgelegenheid en de impact van de maatregelen ter bevordering van de werkgelegenheid op organisatieniveau te meten.

• opleidingsluik

In 2005 sloten regering en sociale partners het Generatiepact met als doel de werkgelegenheidsgraad te verhogen. Een belangrijk middel daarbij is opleiding en vorming. Het pact stelt dan ook:

“Het opdrijven van de investeringen in opleiding en vorming dient een richtsnoer te zijn voor een gezond toekomstgericht sociaal overleg. Cruciaal hierbij is dat men aandacht heeft voor opleiding en vorming gedurende de ganse loopbaan met bijzondere aandacht voor oudere werknemers. Het is de taak van de sociale partners om aandacht te hebben voor de opleiding van de werkenden”

In overeenstemming met dat Generatiepact erkennen de sociale partners in het Interprofessioneel Akkoord (ipa) 2007-2008 het belang van opleiding en vorming. Zij engageren zich ertoe de particuliere sectoren te responsabiliseren. Zo willen zij ertoe komen dat de ondernemingen van de privésector een budget gelijk aan 1,9% van de loonmassa investeren in opleidingen.

De Generatiepactwet van 23 december 2005 en het bijhorend kb van 17 oktober 2007 formaliseren die afspraken. Door de sectoren te verplichten om tweejaarlijks een cao over bijkomende vormingsinspanningen te sluiten zolang de algemene doelstelling van 1,9% niet bereikt is. Sectoren die de verplichting niet correct naleven*, krijgen als sanctie een verhoging van de werkgeversbijdrage voor betaald educatief verlof (met 0,15% vanaf 2013).

De Nationale Arbeidsraad controleert jaarlijks of de werkgevers van de privésector hun globale vormingsinspanningen nakomen op basis van de sociale balansen die zij neerleggen. Voor alle duidelijkheid: het gaat hier om globale doelstellingen die individuele organisaties niet afzonderlijk moeten behalen.

Meer informatie over de tweejaarlijkse cao’s met bijkomende vormingsinspanningen in de socioculturele sector vind je hier of op www.sociare.be (kennisbank 329, medewerkersbeleid, ‘vorming’).

*Dat zijn sectoren die niet tijdig (vóór 1 september van het jaar van inwerkingtreding) of geen tweejaarlijkse cao over bijkomende vormingsinspanningen sluiten. De Programmawet van 29 maart 2012 breidt het begrip ‘sectoren die onvoldoende vormingsinspanningen leveren’ vanaf 2013 uit naar sectoren die de bij cao bepaalde doelstelling niet halen. Organisaties die zelf voldoende inspanningen leveren, ontsnappen aan de sanctie. Een kb moet bepalen wat dat precies betekent.