Ontbinding van de VZW: stappen

Waarom en wanneer ontbinding van de VZW?

Er kunnen verschillende aanleidingen zijn om je VZW stop te zetten: overname door een andere VZW, de financiering wordt ontoereikend, het doel van de VZW is bereikt, het doel is niet meer mogelijk door wijziging van de wetgeving, enzovoort.

Het kan ook zijn dat de einddatum van de VZW in zicht komt. Men kan een VZW immers voor bepaalde duur oprichten. Of er is een ontbindende voorwaarde in de statuten (bv. daling van het aantal leden onder een bepaald minimum) die een feit is. In die gevallen is er een ontbinding van rechtswege en dus geen beslissing tot ontbinding nodig (door de Algemene Vergadering). Maar voor het overige is de procedure wel dezelfde.

Als de VZW niet meer in staat is haar verbintenissen na te komen (activa ontoereikend om de passiva te dekken en als gevolg staking van betalingen, en/of geen enkele activiteit meer), dan is ook een gerechtelijke ontbinding van de VZW een optie (art. 2:113 WVV). Leden, belanghebbende derden, bestuurders en het Openbaar Ministerie kunnen in dat geval een vordering tot gerechtelijke ontbinding (via dagvaarding) instellen. Een vrijwillige ontbinding is ook dan nog een optie. Maar de gerechtelijke ontbinding heeft als voordeel dat het de rechtbank is die een of meer vereffenaars aanstelt, die dan onder toezicht van de rechtbank handelen, met bijgevolg een garantie op een onafhankelijke, correcte afhandeling van de vereffening.

1. Beslissing tot ontbinding door de Algemene Vergadering

Alleen de AV kan beslissen om tot ontbinding van de VZW over te gaan (art. 2:110 WVV):

• het Bestuur roept op eigen initiatief of op vraag van minstens 1/5 van de leden (of een lager minimum, in de statuten vastgelegd) de Algemene Vergadering samen
• het Bestuur vermeldt op de uitnodiging voor de AV de ontbinding uitdrukkelijk als agendapunt. Het Bestuur van andere dan kleine vzw’s die volgens de wet (art. 3:47, §6 WVV) één of meerdere commissarissen moeten aanstellen, moeten een verslag opmaken dat bij de agenda wordt vermeld. In dit verslag wordt het voorstel tot ontbinding toegelicht en wordt een staat van activa en passiva toegevoegd die niet meer dan drie maanden vóór de vergadering is afgesloten. De commissaris controleert deze staat, brengt daarover verslag uit en vermeldt inzonderheid of daarin een getrouw beeld wordt gegeven van de toestand van de vereniging. Alle leden moeten een kopie van de staat en van de verslagen toegezonden krijgen.
• er is op de AV een aanwezigheid en/of vertegenwoordiging vereist van minstens 2/3 van de leden. Wanneer op de 1^ste vergadering minder dan 2/3 van de leden aanwezig of vertegenwoordigd is, kan het Bestuur een 2^de vergadering beleggen. Die kan dan geldig beraadslagen en beslissen ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden.
  • Opgelet: die 2^de vergadering mag niet binnen 15 dagen na de eerste plaatsvinden, de dag van verzending van de uitnodiging niet meegeteld. Voorbeeld: is de 1^ste vergadering op dinsdag, dan kan de 2^de ten vroegste plaatsvinden op de donderdag van de tweede week nadien.
• het voorstel tot ontbinding van de vzw moet een meerderheid krijgen van minstens 4/5 van de stemmen van alle aanwezige of vertegenwoordigde leden. Onthoudingen en ongeldige stemmen tellen mee, als tegenstemmen dus.
  • Voorbeelden:
    • 20 aanwezige/vertegenwoordigde stemmen: er moeten minstens 16 voorstemmen zijn
    • 21 aanwezige/vertegenwoordigde stemmen: er moeten minstens 17 voorstemmen zijn

De beslissing tot ontbinding moet binnen de maand bekendgemaakt worden:

• formulier I: luiken A en B invullen (en achteraan ondertekenen) en onderaan luik C ondertekenen (3 exemplaren)
• formulier II: luik A: 1° en 2° a /  luik C: 6° en ondertekenen (2 exemplaren)

De bekendmaking kan samen gebeuren met die van de andere beslissingen, al dan niet op dezelfde AV-vergadering genomen, zolang dat nog binnen de maand na de AV-beslissing is.

2. Bestemming van de overblijvende activa vastleggen

De bestemming van het overblijvende vermogen (activa na aanzuivering van de passiva) staat normaal in de statuten (art. 2:132 WVV).

Mits duidelijk geagendeerd kan de AV de statutair vastgelegde bestemming echter nog veranderen, volgens de procedure van een statutenwijziging (2/3 aanwezigheid/ vertegenwoordiging van de leden, beslissing bij 2/3 meerderheid van de aanwezige/ vertegenwoordigde stemmen).

Staat de bestemming niet in de statuten, of is de statutaire bestemming niet meer mogelijk – bijvoorbeeld omdat de vermelde organisatie niet meer bestaat – of staat ze er maar in algemene termen in, dan legt de AV de (concrete) bestemming vast volgens de procedure van een statutenwijziging (2/3 aanwezigheid of vertegenwoordiging van de leden, beslissing bij 2/3 meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen).

De bestemming moet hoe dan ook een belangeloze doelstelling zijn, bijvoorbeeld een andere VZW, een stichting of een vereniging zonder rechtspersoonlijkheid (‘feitelijke vereniging’) met een gelijkaardig doel. Uitkering van de nettoactiva aan de leden, de bestuurders of aan een commerciële rechtspersoon is verboden.

Als de statuten noch de AV de bestemming vastlegt, dan bepaalt (bepalen) de vereffenaar(s) ze in overeenstemming met het doel waarvoor de vereniging is opgericht. Tegen deze beslissing van de vereffenaar(s) kunnen leden, belanghebbende derden en het openbaar ministerie beroep aantekenen bij de rechtbank.

Als aan de overdracht een bepaalde last verbonden wordt (bijvoorbeeld besteding aan een concreet doel), dan sluit men best een overeenkomst met de bestemmeling. Aanvaarding van de overdracht kan echter ook stilzwijgend.

Als er geen overblijvende activa zijn, moet men geen bestemming zoeken.

De beslissing over de bestemming moet binnen de maand bekendgemaakt worden:

• formulier I: luiken A en B invullen (en achteraan ondertekenen) en onderaan luik C ondertekenen (3 exemplaren)

Dat kan samen met de andere beslissingen (zie punt 6) (Zie TIP onderaan).

 3. Benoeming van de vereffenaar(s), de vereffeningsvoorwaarden en –termijn

De AV stelt een of meer vereffenaars aan. In het laatste geval bepaalt de AV, tenzij de statuten het anders bepalen, best dat de vereffenaars alles in samenspraak (als ‘college’) moeten beslissen.

De keuze is vrij: de penningmeester en de boekhouder, een advocaat, een rechtspersoon, een andere VZW of een boekhoudkantoor bijvoorbeeld. Kijk na of de statuten voorwaarden opleggen.

De aanstelling kan op dezelfde vergadering waarin tot ontbinding wordt beslist (Zie TIP onderaan).

De AV kan eventueel ook de termijn bepalen waarbinnen de schuldeisers aangifte moeten doen van hun schuldvordering, en de termijn waarbinnen de vereffenaar zijn opdracht moet volbrengen. Doet de AV dat niet, dan beslist de vereffenaar daarover.

De AV beslist over alle punten onder 3. ongeacht het aantal aanwezige en vertegenwoordigde leden en met een gewone meerderheid van stemmen.

Alle beslissingen moeten binnen de maand bekendgemaakt worden:

• formulier I: luiken A en B invullen (en achteraan ondertekenen) en onderaan luik C ondertekenen (3 exemplaren)
• formulier II: luik A: 1° en 2° a /  luik C: 3° en 6° en ondertekenen (2 exemplaren)

Ook die bekendmaking kan samen gebeuren met de andere beslissingen. (zie punt 6) (Zie TIP onderaan).

De vereffenaar neemt het bestuur van de VZW (‘VZW in vereffening’, zie 4) over het Bestuur.

Hij moet nagaan wat de activa en de passiva zijn van de VZW, op basis van de staat van het vermogen (kleine VZW) of de balans ((zeer) grote VZW’s). De lijst dus met alle bezittingen en schulden, waar men ook de eventuele kosten van de vereffening bij in opneemt.

De vereffenaar moet het passief aanzuiveren (art. 2:121 WVV), en dus zorgen dat alle openstaande schulden van de VZW betaald worden. Daarvoor kan hij de activa (of een deel ervan) te gelde maken, zodat zoveel mogelijk schuldeisers volledig betaald kunnen worden.

Hij zorgt er ook voor dat het eventueel resterende nettoactief aan de vastgelegde bestemming wordt overgemaakt.

De VZW noch de vereffenaar mag de gewone activiteiten van de VZW voortzetten. Alleen handelingen die verband houden met de ordentelijke beëindiging van de activiteiten en/of met de vereffening, zijn toegelaten. Voor de uitzonderingen zie art. 2:122 WVV.

4. Vermelding ‘VZW in vereffening’ op alle stukken

De VZW moet bekendmaken dat ze in vereffening is. Daartoe moet ze op alle stukken (mails, facturen, website, enzovoort) de naam van de VZW vermelden, gevolgd door ‘VZW in vereffening’ en (algemene verplichting) de maatschappelijke zetel.

Gebeurt dat niet, dan kan iedereen die aan een bepaald stuk meewerkte, persoonlijk aansprakelijk gesteld worden voor (een deel van) de verbintenissen die de VZW krachtens dat stuk heeft aangegaan.

De rechtspersoonlijkheid van de VZW blijft nog bestaan, tot de vereffening is afgesloten, met het oog op de nodige vereffeningswerkzaamheden.

5. Afsluiting van de vereffening

Na afloop van de vereffening belegt de vereffenaar, tenzij eerder anders bepaald door de AV, een bijeenkomst van de AV. Daarop brengen zij verslag uit van de vereffening, inclusief de overmaking van het nettoactief aan de aangeduide bestemming(en).

Door de afsluiting van de vereffening eindigt de rechtspersoonlijkheid en bestaat de VZW dus niet meer.
Het mandaat van de vereffenaar(s) loopt van rechtswege af.

Op dat moment begint de vijfjarige verjaringstermijn te lopen. Binnen die vijf jaar kunnen schuldeisers wiens schuld niet volledig werd terugbetaald de heropening van de vereffening vorderen wanneer blijkt dat de vereffenaar de vereffening niet correct afsloot. Na het verstrijken van deze termijn kan er geen vordering tot heropening van vereffening meer worden ingediend.

De afsluiting, met de datum ervan en (eventueel herneming van) de concrete bestemming van het overblijvende vermogen, moet men bekendmaken. Ook als er geen nettoactief te bestemmen is, is bekendmaking nodig.

• formulier I: luiken A en B invullen (en achteraan ondertekenen) en onderaan luik C ondertekenen (3 exemplaren)
• formulier II: luik A: 1° en 2° a / luik C: 3°, 6° en 7° en ondertekenen (2 exemplaren)

6. Bekendmaking van de beslissingen

Zoals vermeld, moet men alle beslissingen bekendmaken (neerleggen op de griffie ter publicatie in het Staatsblad en in de Kruispuntbank van Ondernemingen), aan de hand van de formulieren I en II.

Alle of meerdere bekendmakingen kunnen samen gebeuren, met één zelfde formulier I en formulier II (waardoor men de kosten van publicatie kan drukken): de bekendmaking van beslissing tot ontbinding, de bestemming van het nettoactief, de aanstelling van de vereffenaar(s), de afsluiting van de vereffening. Voor zover, in principe, de betreffende beslissingen binnen een periode van dertig dagen genomen zijn.

Tot slot nog dit: als de VZW werknemers tewerkstelt en haar financiële verplichtingen tegenover hen niet kan nakomen (lonen, opzeggingsvergoedingen, vakantiegeld, eindejaarspremie, enz.), dan breng je uiterlijk bij de afsluiting van de vereffening het Sluitingsfonds op de hoogte (zie hier). Vervolgens kunnen de (ex-)werknemers dan hun schuldvordering – met hulp van hun vakbond of het sluitingsfonds – invullen en indienen. Je krijgt normaal de vraag om het deel van het formulier voor de werkgever in te vullen.

*TIP: Als aan bepaalde voorwaarden voldaan wordt, kan de hele procedure van ontbinding op één AV-bijeenkomst gebeuren.