Als vzw moet je een boekhouding bijhouden en jaarlijks de jaarrekening neerleggen. De wijze waarop je de boekhouding voert en waarop je de jaarrekening opmaakt en neerlegt, is afhankelijk van de grootte van de vzw.
De vzw-wetgeving is gewijzigd sedert 1 mei 2019. Voor de opsplitsing qua grootte wordt al volgens de nieuwe wetgeving gewerkt.
Het onderscheid tussen kleine, grote en zeer vzw’s wordt in het nieuwe wetboek vervangen door nieuwe definities voor “kleine vzw’s” en “micro-vzw’s” en “andere dan kleine vzw’s”.
Dit onderscheid is vooral belangrijk voor:
Er is een onderscheid tussen vier vormen van vzw’s
Deze vzw’s overschrijden niet meer dan één van de volgende criteria (gedurende 2 achtereenvolgende boekjaren):
> Deze vzw’s mogen werken met een ‘eenvoudige boekhouding’.
> Deze vzw’s leggen hun jaarrekening neer bij de griffie van de Ondernemingsrechtbank.
Deze vzw’s overschrijden niet meer dan één van de volgende criteria (gedurende 2 achtereenvolgende boekjaren):
> Deze vzw’s moeten werken met een dubbele boekhouding voor zover ze meer dan 1 van de voorwaarden van ‘kleine vzw’s met vereenvoudigd schema overschrijden’ (5 WN / 334500 euro ontvangsten/ 1.337.000 bezittingen of schulden).
> Deze vzw’s leggen hun jaarrekening neer bij de Nationale Bank van België. Bekijk de modellen hier.
Deze vzw’s overschrijden niet meer dan één van de volgende criteria (gedurende 2 achtereenvolgende boekjaren):
> Deze vzw’s moeten werken met een dubbele boekhouding.
> Deze vzw’s leggen hun jaarrekening neer bij de Nationale Bank van België. Bekijk de modellen hier.
Wanneer je méér dan 1 van de criteria van ‘kleine vzw’ overschrijdt, ben je een ‘andere dan kleine vzw’ (= een grote vzw).
> Deze vzw’s moeten werken met een dubbele boekhouding’.
> Deze vzw’s leggen hun jaarrekening neer bij de Nationale Bank van België. Bekijk de modellen hier.
Er is op 2 gebieden een belangrijk onderscheid tussen de ‘kleine vzw met een vereenvoudigd schema’ en de overige vzw-soorten zoals de ‘micro vzw,’ de ‘kleine vzw met verkort schema’ en de ‘anders dan kleine vzw’.
De ‘kleine vzw met vereenvoudigd schema’ is de enige soort vzw die mag werken met een vereenvoudigde boekhouding, de zogenaamde ‘enkelvoudige boekhouding’ of ‘kasboekhouding’. Als ze dit wensen, mogen ze wel een (dubbele) boekhouding voeren. Dat is te overwegen als het aantal verrichtingen erg groot wordt. Soms is het voeren van een ‘dubbele boekhouding’ een voorwaarde om in aanmerking te komen voor bepaalde subsidiëring van de overheid.
Bij de enkelvoudige boekhouding hou je alleen een financieel dagboek bij.
Een financieel dagboek, bestaat uit een kasboek en een bankboek
Werkt je vzw ook met leveranciers en klanten, dan hou je ook volgende boeken bij:
In al deze documenten zijn de inkomsten en uitgaven uitgesplitst in kolommen.
Een vereenvoudigde boekhouding bestaat uit:
De modellen, documenten en uitleg vind je in onze toolbox (onder FISCAAL).
De ‘kleine vzw met vereenvoudigd schema’ legt nog steeds zijn jaarrekening neer bij de Griffie van de Ondernemingsrechtbank. Deze neerlegging is kosteloos.
De jaarrekening voor de ‘kleine vzw met vereenvoudigd schema’ bestaat uit
TIP: De VZW-TOOL die je onder VZW-ORGANISATIEBEHEER vindt, bevat een module voor enkelvoudige boekhouding. Je drukt er heel eenvoudig de neer te leggen stukken voor de jaarrekening mee af.
Kleine vzw’s met een vereenvoudigd schema kunnen hun jaarrekening opmaken via een staat van ontvangsten en uitgaven en de toelichting erbij. Deze vzw’s leggen hun jaarrekening kosteloos neer bij de griffie van de Ondernemingsrechtbank.
Microvzw’s kunnen hun jaarrekening opmaken volgens een microschema.
Kleine vzw’s met verkort schema kunnen hun jaarrekening opmaken volgens een verkort schema.
“Andere dan kleine vzw’s” (= grote vzw’s) moeten hun jaarrekening opmaken volgens een volledig schema.
Deze vzw’s dienen hun jaarrekening op papier in bij de griffie van de Ondernemingsrechtbank.
Welke rechtbank voor het rechtsgebied van je organisatie bevoegd is, kun je hier opzoeken. Opgelet: akten voor Brussel leg je neer op de griffie in de Britse Tweedelegerlaan 148 te 1190 Vorst (tel. 02 348 96 80).
De neerlegging bij de griffie van de Ondernemingsrechtbank is kosteloos.
Deze vzw’s dienen hun jaarrekening in bij de Nationale Bank.
De actuele kosten van neerlegging bij de NBB vind je hier.
Sociale balans?
Elke vzw en stichting die 20 of meer personeelsleden in voltijds equivalenten tewerkstelt, moet jaarlijks een sociale balans indienen. Daar vind je elders in open source alle info over.
De gewone algemene vergadering waarop de jaarrekening wordt goedgekeurd moet normaalgezien worden gehouden binnen de zes maanden na het einde van het boekjaar. Na de goedkeuring van de jaarrekening moet deze binnen de maand worden neergelegd bij de griffie of de Nationale Bank.
Voor de vzw’s die werken met een boekjaar die samenvalt met het kalenderjaar, was de uiterlijke termijn voor het samenroepen van de Algemene Vergadering dus 30 juni en het neerleggen van de jaarrekening uiterlijk 31 juli.