Boekhouding en jaarrekening: (publicatie)verplichtingen

Inzake boekhoudkundige verplichtingen zijn er 3 categorieën van vzw’s en stichtingen: kleine, grote en zeer grote. Met voor elke categorie specifieke verplichtingen.

Welke categorieën?

Kleine vzw’s en stichtingen

Vzw’s en stichtingen die in het boekjaar één of geen van de volgende 3 criteria overschreden:

1. 5 werknemers, uitgedrukt in voltijds equivalenten. Tel de maandelijkse voltijdse equivalenten op en deel door 12. Als het resultaat hoger is dan 5, overschrijdt je vzw dit 1ste criterium.
2. 1.249.500 euro balanstotaal
   Een balans bestaat uit:
   – de activa: de waarde van bezittingen, vorderingen en rechten (‘wat bezit de vzw (virtueel)?’)
   – de passiva: de waarde van het eigen vermogen van de vzw, van schulden en andere verplichtingen van de vzw ten opzichte van derden (‘vanwaar komt het geld?’)
   Het totaal van de activa moet altijd gelijk zijn aan het totaal van de passiva.
   Als het totaal groter is dan 1.249.500 euro, overschrijdt je vzw dit 2de criterium.
   Het balanstotaal van kleine vzw’s stelt men vast aan de hand van de vermogensstaat, dat is het overzicht van alle bezittingen van de vzw.
3. 312.500 (voorheen 250.000) euro ontvangsten (exclusief uitzonderlijke ontvangsten en eventuele btw). Ontvangsten zijn alleen de bedragen die effectief ontvangen werden, in cash of via de bank, zonder eventuele vorderingen, nog te ontvangen bedragen, ‘uitzonderlijke ontvangsten’ (bv. verkoop van activa, dus ontvangsten die niet afkomstig zijn van de gewoonlijke activiteit van de vzw), en eventuele btw-ontvangsten.

Grote vzw’s en stichtingen

Vzw’s en stichtingen die in het boekjaar ten minste 2 van de 3 hoger vermelde criteria overschreden.

Zeer grote vzw’s en stichtingen

Vzw’s en stichtingen die in het boekjaar:

• ofwel minstens 100 werknemers, uitgedrukt in voltijds equivalenten, in dienst hadden
• ofwel minstens 2 van de volgende 3 criteria overschreden:
  1. 50 werknemers, uitgedrukt in voltijdse equivalenten
  2. 3.650.000 euro balanstotaal
  3. 7.300.000 euro ontvangsten, exclusief uitzonderlijke ontvangsten en btw

Welke verplichtingen?

Kleine vzw’s en stichtingen

Voor kleine vzw’s en stichtingen volstaat een vereenvoudigde, zogenaamde ‘enkelvoudige boekhouding’ of  ‘kasboekhouding’.

Je gebruikt daarvoor

• het genormaliseerd model van een dagboek van ontvangsten en uitgaven (bijlage A)
• het genormaliseerd (‘ongesplitst’) minimumschema van de staat van ontvangsten en uitgaven (bijlage B)
• een toelichting (bijlage C)

De modellen, documenten en uitleg vind je in onze toolbox (onder FISCAAL).

De jaarrekening bestaat uit de staat van ontvangsten en uitgaven (bijlage B) en de toelichting (bijlage C).

Kleine vzw’s en stichtingen moeten hun jaarrekening op papier neerleggen bij de griffie van de Rechtbank van Koophandel.
Welke rechtbank voor het rechtsgebied van je organisatie bevoegd is,  kun je hier opzoeken.
Opgelet: akten voor Brussel leg je neer op de griffie in de Britse Tweedelegerlaan 148 te 1190 Vorst (tel. 02 348 96 80).

Er is geen wettelijke termijn voor de neerlegging. Maar je doet ze best voor 31 juli.

DE NEERLEGGING IS KOSTELOOS.

TIP: De VZW-TOOL die je onder VZW-ORGANISATIEBEHEER vindt, bevat een module voor enkelvoudige boekhouding. Je drukt er heel eenvoudig de neer te leggen stukken mee af. 

NB: Kleine vzw’s en stichtingen mogen een (dubbele) boekhouding voeren zoals de (zeer) grote vzw’s. Dat is te overwegen als het aantal verrichtingen erg groot wordt.

Grote vzw’s en stichtingen

Grote vzw’s en stichtingen moeten een dubbele boekhouding voeren conform de wetgeving, met een balans en resultatenrekening, en bij de Nationale Bank van België voor 31 juli een jaarrekening volgens het verkort model neerleggen.

Zeer grote vzw’s en stichtingen

Zeer grote vzw’s en stichtingen moeten een dubbele boekhouding voeren conform de wetgeving, met een balans en resultatenrekening, en bij de Nationale Bank van België voor 31 juli een jaarrekening volgens het volledig model neerleggen.

Een zeer grote vzw of stichting moet ook een commissaris-revisor aanstellen, belast met de controle van de financiële toestand, van de jaarrekening en van de regelmatigheid, in het licht van de wet en van de statuten, van de verrichtingen die in de jaarrekening moeten worden vastgesteld,

als ze meer dan 100 werknemers tewerkstelt, in voltijds equivalenten, gemiddeld over het jaar
OF
als ze bij de afsluiting van het boekjaar aan minstens twee van de volgende criteria voldoet:
1. meer dan 50 werknemers in voltijds equivalenten, gemiddeld op jaarbasis
2. meer dan 7.300.000 euro ontvangsten (exclusief uitzonderlijke ontvangsten en exclusief btw)
3. meer dan 3.650.000 euro balanstotaal.

De Algemene Vergadering moet de commissaris-revisor aanstellen, te kiezen onder de leden van het Instituut van Bedrijfsrevisoren (IBV). Hun werk is uiteraard niet kosteloos.

Kosten

De actuele kosten van neerlegging bij de NBB vind je hier.

Sociale balans?

Elke vzw en stichting die 20 of meer personeelsleden in voltijds equivalenten tewerkstelt, moet jaarlijks een sociale balans indienen. Daar vind je elders in open source alle info over.