Boekhouding en jaarrekening: (publicatie)verplichtingen

Als vzw moet je een boekhouding bijhouden en jaarlijks de jaarrekening neerleggen.
De wijze waarop de boekhouding kan worden gevoerd en de jaarrekening kan worden neergelegd, is afhankelijk van de grootte van de vzw.

De vzw-wetgeving is gewijzigd sedert 1 mei 2019.

Voor de opsplitsing qua grootte wordt al volgens de nieuwe wetgeving gewerkt.

De nieuwe modellen van de Nationale Bank zijn pas in september 2020 gepubliceerd, waardoor voor het indienen van de jaarrekening van 2019 wel nog met de oude modellen van de Nationale Bank kan worden gewerkt.

 

I. Categorieën in het nieuwe vzw wetboek van 1 mei 2019

Het onderscheid tussen kleine, grote en zeer vzw’s wordt in het nieuwe wetboek vervangen door nieuwe definities voor “kleine vzw’s” en “micro-vzw’s” en “andere dan kleine vzw’s”. (Er is in de wet geen sprake meer van ‘grote vzw’s’, wel van “andere dan kleine vzw’s”).

Microvzw’s

Microvzw’s zijn kleine vzw’s die niet meer dan één van de volgende criteria overschrijden (gedurende 2 achtereenvolgende boekjaren):

• jaargemiddelde van het aantal werknemers: max 10 VTE
• jaaromzet (excl. BTW):  700 000 euro
• balanstotaal: 350 000 euro

Kleine vzw’s

Kleine vzw’s zijn vzw’s  die niet meer dan één van de volgende criteria overschrijden (gedurende 2 achtereenvolgende boekjaren):

•  jaargemiddelde van het aantal werknemers: max 50 VTE
• jaaromzet (excl. BTW):  9 000 000 euro
• balanstotaal: 4 500 000 euro

‘Andere dan kleine vzw’s’

Wanneer je méér dan 1 van de criteria van ‘kleine vzw’ overschrijdt, ben je een ‘andere dan kleine vzw’ (= een grote vzw).

Bijkomende opsplitsing voor jaarrekening:

Voor de jaarrekening hebben ze in het nieuwe wetboek de bovenstaande opdeling nogmaals opgedeeld :

– “Kleine vzw’s met vereenvoudig model”

Kleine vzw’s die op balansdatum van het laatst afgesloten boekjaar, niet meer dan één van de volgende criteria overschrijden, kunnen hun jaarrekening opmaken volgens een vereenvoudigd model :

•  een jaargemiddelde van max 5 werknemers
• in totaal 334 500 euro aan andere dan recurrente ontvangsten (excl. BTW)
•  in totaal 1 337 000 euro aan bezittingen/ in totaal 1 337 000 euro aan schulden

Dit komt overeen met de vzw’s die werken met een vereenvoudigde, zogenaamde ‘enkelvoudige boekhouding’ of  ‘kasboekhouding’.

Je gebruikt daarvoor

• het genormaliseerd model van een dagboek van ontvangsten en uitgaven (bijlage A)
• het genormaliseerd (‘ongesplitst’) minimumschema van de staat van ontvangsten en uitgaven (bijlage B)
• een toelichting (bijlage C)

De modellen, documenten en uitleg vind je in onze toolbox (onder FISCAAL).

De jaarrekening bestaat uit de staat van ontvangsten en uitgaven (bijlage B) en de toelichting (bijlage C).

DE NEERLEGGING IS KOSTELOOS.

TIP: De VZW-TOOL die je onder VZW-ORGANISATIEBEHEER vindt, bevat een module voor enkelvoudige boekhouding. Je drukt er heel eenvoudig de neer te leggen stukken mee af. 

NB: Deze kleine vzw’s en stichtingen mogen een (dubbele) boekhouding voeren zoals de (zeer) grote vzw’s. Dat is te overwegen als het aantal verrichtingen erg groot wordt.

– “Microvzw’s”

Microvzw’s kunnen hun jaarrekening opmaken volgens een microschema. Met microschema werd in september 2020 gepubliceerd maar voor de jaarrekening van 2020 kan het verkort schema nog gebruikt worden. Vanaf 2021 kan het nieuwe microschema dan gebruikt worden.

– “Kleine vzw’s met verkort schema”

Kleine vzw’s (die wel meer dan één van bovenstaande criteria overschrijden) kunnen hun jaarrekening opmaken volgens een verkort schema.

– “Andere dan kleine vzw’s”

“Andere dan kleine vzw’s” (= grote vzw’s) moeten hun jaarrekening opmaken volgens een volledig schema.

Waar?

– Kleine vzw’s met vereenvoudigd schema dienen hun jaarrekening in bij de Griffie van de Ondernemingsrechtbank. Welke rechtbank voor het rechtsgebied van je organisatie bevoegd is,  kun je hier opzoeken. Opgelet: akten voor Brussel leg je neer op de griffie in de Britse Tweedelegerlaan 148 te 1190 Vorst (tel. 02 348 96 80).

– Microvzw’s, kleine vzw’s met verkort schema en andere dan kleine vzw’s dienen hun jaarrekening in bij de Nationale Bank.

Kosten

De actuele kosten van neerlegging bij de NBB vind je hier.

Sociale balans?

Elke vzw en stichting die 20 of meer personeelsleden in voltijds equivalenten tewerkstelt, moet jaarlijks een sociale balans indienen. Daar vind je elders in open source alle info over.

Wanneer?

De gewone algemene vergadering waarop de jaarrekening wordt goedgekeurd moet normaalgezien worden gehouden binnen de zes maanden na het einde van het boekjaar. Na de goedkeuring van de jaarrekening moet deze binnen de maand worden neergelegd bij de griffie of de Nationale Bank.

Voor de vzw’s die werken met een boekjaar die samenvalt met het kalenderjaar, was de uiterlijke termijn voor het samenroepen van de Algemene Vergadering dus 30 juni en het neerleggen van de jaarrekening uiterlijk 31 juli.

! Deze beide termijnen werden in 2020 verlengd met tien weken door corona. Voor verenigingen met een boekjaar die samenvalt met het kalenderjaar eindigen deze verlengde termijnen dus op 8 september en 9 oktober 2020.

 

OPGELET MOGELIJKE WIJZIGING 

Er is een aanvulling in de maak op de nieuwe vzw-wet. Zo zouden alle vzw’s hun jaarrekening moeten indien bij de Nationale Bank. En dit op elektronische wijze als de Nationale Bank dergelijke aangiftemogelijkheid aanbiedt.

WETSVOORSTEL tot wijziging van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen met betrekking tot de giften en de jaarrekeningen van verenigingen en stichtingen, aangenomen op 26/03/2019, in de Commissie voor Handels- en Economisch Recht.

(NOG STEEDS NIET BEHANDELD IN KAMER)

“Dit wetsvoorstel voorziet in de veralgemeende neerleggingsplicht voor de jaarrekeningen van verenigingen en stichtingen, ongeacht hun grootte, bij de Balanscentrale van de Nationale Bank van België. Daarnaast voorziet het voorstel in de verplichting voor alle verenigingen en stichtingen tot het houden van een register van de inkomende en uitgaande giften, van en naar het buitenland. Die verplichting heeft betrekking op de verenigingen zonder winstoogmerk, de internationale verenigingen zonder winstoogmerk en stichtingen van Belgisch recht en de verenigingen en stichtingen van buitenlands recht die een bijkantoor hebben opgezet op het Belgische grondgebied. “

We berichten zeker verder indien dit wetsvoorstel er effectief doorkomt.

II. Categorieën in de oude vzw wet

Ter vergelijking geven we hier nog even mee wat de opsplitsingen waren qua grootte van de vzw in de oude vzw-wetgeving.

 

Kleine vzw’s en stichtingen

Vzw’s en stichtingen die in het boekjaar één of geen van de volgende 3 criteria overschreden:

1. 5 werknemers, uitgedrukt in voltijds equivalenten.
   Tel de maandelijkse voltijdse equivalenten op en deel door 12. Als het resultaat hoger is dan 5, overschrijdt je vzw dit 1ste criterium.
2. 1.249.500 euro balanstotaal
   Een balans bestaat uit:
   – de activa: de waarde van bezittingen, vorderingen en rechten (‘wat bezit de vzw (virtueel)?’)
   – de passiva: de waarde van het eigen vermogen van de vzw, van schulden en andere verplichtingen van de vzw ten opzichte van derden (‘vanwaar komt het geld?’)
   Het totaal van de activa moet altijd gelijk zijn aan het totaal van de passiva.
   Als het totaal groter is dan 1.249.500 euro, overschrijdt je vzw dit 2de criterium.
   Het balanstotaal van kleine vzw’s stelt men vast aan de hand van de vermogensstaat, dat is het overzicht van alle bezittingen van de vzw.
3. 312.500 (voorheen 250.000) euro ontvangsten (exclusief uitzonderlijke ontvangsten en eventuele btw).
   Ontvangsten zijn alleen de bedragen die effectief ontvangen werden, in cash of via de bank, zonder eventuele vorderingen, nog te ontvangen bedragen, ‘uitzonderlijke ontvangsten’ (bv. verkoop van activa, dus ontvangsten die niet afkomstig zijn van de gewoonlijke activiteit van de vzw), en eventuele btw-ontvangsten.

Grote vzw’s en stichtingen

Vzw’s en stichtingen die in het boekjaar ten minste 2 van de 3 hoger vermelde criteria overschreden.

Zeer grote vzw’s en stichtingen

Vzw’s en stichtingen die in het boekjaar:

• ofwel minstens 100 werknemers, uitgedrukt in voltijds equivalenten, in dienst hadden
• ofwel minstens 2 van de volgende 3 criteria overschreden:
  1. 50 werknemers, uitgedrukt in voltijdse equivalenten
  2. 3.650.000 euro balanstotaal
  3. 7.300.000 euro ontvangsten, exclusief uitzonderlijke ontvangsten en btw