Boekhouding en jaarrekening: (publicatie)verplichtingen

Als vzw moet je een boekhouding bijhouden en jaarlijks de jaarrekening neerleggen. De wijze waarop je de boekhouding voert en waarop je de jaarrekening opmaakt en neerlegt, is afhankelijk van de grootte van de vzw. 

De vzw-wetgeving is gewijzigd sedert 1 mei 2019. Voor de opsplitsing qua grootte wordt al volgens de nieuwe wetgeving gewerkt.

I. CATEGORIEËN IN HET NIEUWE VZW WETBOEK VAN 1 MEI 2019 

Het onderscheid tussen kleine, grote en zeer vzw’s wordt in het nieuwe wetboek vervangen door nieuwe definities voor “kleine vzw’s” en “micro-vzw’s” en “andere dan kleine vzw’s”.

Dit onderscheid is vooral belangrijk voor:

• het soort boekhouding dat je vzw moet voeren
• waar en hoe je de jaarrekening moet neerleggen. 

Er is een onderscheid tussen vier vormen van vzw’s

• Kleine vzw met vereenvoudigd schema
• Microvzw
• Kleine vzw met verkort schema
• Anders dan kleine vzw

 

Kleine vzw’s met vereenvoudig schema

Deze vzw’s overschrijden niet meer dan één van de volgende criteria (gedurende 2 achtereenvolgende boekjaren):

• een jaargemiddelde van max 5 werknemers
• in totaal 334 500 euro aan andere dan recurrente ontvangsten (excl. BTW)
•  in totaal 1 337 000 euro aan bezittingen/ in totaal 1 337 000 euro aan schulden

Deze vzw’s mogen werken met een ‘eenvoudige boekhouding’. 

Deze vzw’s leggen hun jaarrekening neer bij de griffie van de Ondernemingsrechtbank

Microvzw’s

Deze vzw’s overschrijden niet meer dan één van de volgende criteria (gedurende 2 achtereenvolgende boekjaren):

• jaargemiddelde van het aantal werknemers: max 10 VTE
• jaaromzet (excl. BTW):  700 000 euro
• balanstotaal: 350 000 euro

Deze vzw’s moeten werken met een dubbele boekhouding. 

Deze vzw’s leggen hun jaarrekening neer bij de Nationale Bank van België.

Opgelet: De nieuwe modellen van de Nationale Bank zijn pas in september 2020 gepubliceerd, waardoor voor het indienen van de jaarrekening van 2019 wel nog met de oude modellen van de Nationale Bank kan worden gewerkt.

Kleine vzw’s met verkort schema

Deze vzw’s overschrijden niet meer dan één van de volgende criteria (gedurende 2 achtereenvolgende boekjaren):

•  jaargemiddelde van het aantal werknemers: max 50 VTE
• jaaromzet (excl. BTW):  9 000 000 euro
• balanstotaal: 4 500 000 euro

Deze vzw’s moeten werken met een dubbele boekhouding. 

Deze vzw’s leggen hun jaarrekening neer bij de Nationale Bank van België 

Opgelet: De nieuwe modellen van de Nationale Bank zijn pas in september 2020 gepubliceerd, waardoor voor het indienen van de jaarrekening van 2019 wel nog met de oude modellen van de Nationale Bank kan worden gewerkt.

‘Andere dan kleine vzw’s’

Wanneer je méér dan 1 van de criteria van ‘kleine vzw’ overschrijdt, ben je een ‘andere dan kleine vzw’ (= een grote vzw).

Deze vzw’s moeten werken met een dubbele boekhouding’. 

Deze vzw’s leggen hun jaarrekening neer bij de Nationale Bank van België 

Opgelet: De nieuwe modellen van de Nationale Bank zijn pas in september 2020 gepubliceerd, waardoor voor het indienen van de jaarrekening van 2019 wel nog met de oude modellen van de Nationale Bank kan worden gewerkt.

II. WAARIN ONDERSCHEIDT ZICH DE ‘KLEINE VZW MET VEREENVOUDIGD SCHEMA’ ZICH VAN DE OVERIGE VZW-VORMEN? 

Er is op 2 gebieden een belangrijk onderscheid tussen de ‘kleine vzw met een vereenvoudigd schema’ en de overige vzw-soorten zoals de ‘micro vzw,’ de ‘kleine vzw met verkort schema’ en de ‘anders dan kleine vzw’. 

De ‘kleine vzw met vereenvoudigd schema’ is de enige soort vzw die mag werken met een vereenvoudigde boekhouding, de zogenaamde  ‘enkelvoudige boekhouding’ of  ‘kasboekhouding’. Als ze dit wensen, mogen ze wel een (dubbele) boekhouding voeren. Dat is te overwegen als het aantal verrichtingen erg groot wordt. Soms is het voeren van een ‘dubbele boekhouding’ een voorwaarde om in aanmerking te komen voor bepaalde subsidiëring van de overheid. 

Bij de enkelvoudige boekhouding hou je alleen een financieel dagboek bij. 

 Een financieel dagboek, bestaat uit een kasboek en een bankboek

• een kasboek = uitgaven en ontvangsten in geld
• én een bankboek = uitgaven en ontvangsten via de bankrekening

Werkt je vzw ook met leveranciers en klanten, dan hou je ook volgende boeken bij:

• een aankoopboek met facturen van je leveranciers (uitgaven) 
• een verkoopboek met facturen van je klanten (inkomsten) 

In al deze documenten zijn de inkomsten en uitgaven uitgesplitst in kolommen.

   Een vereenvoudigde boekhouding bestaat uit:

• het genormaliseerd model van een dagboek van ontvangsten en uitgaven (bijlage A)
• het genormaliseerd (‘ongesplitst’) minimumschema van de staat van ontvangsten en uitgaven (bijlage B)
• een toelichting (bijlage C)

De modellen, documenten en uitleg vind je in onze toolbox (onder FISCAAL).

De ‘kleine vzw met vereenvoudigd schema’ legt nog steeds zijn jaarrekening neer bij de Griffie van de Ondernemingsrechtbank. Deze neerlegging is kosteloos. Er is een wetsvoorstel ingediend dat voorstelt dat ook deze vzw’s hun jaarrekening zullen moeten indienen bij de Nationale Bank, maar voorlopig is dit voorstel nog niet goedgekeurd en dus niet van toepassing en wordt de jaarrekening neergelegd bij de Griffie.

De jaarrekening voor de ‘kleine vzw met vereenvoudigd schema’ bestaat uit 

• de staat van ontvangsten en uitgaven (bijlage B) 
• en de toelichting (bijlage C).

TIP: De VZW-TOOL die je onder VZW-ORGANISATIEBEHEER vindt, bevat een module voor enkelvoudige boekhouding. Je drukt er heel eenvoudig de neer te leggen stukken voor de jaarrekening mee af.

III. HOE DE JAARREKENING OPMAKEN ? 

Kleine vzw’s met een vereenvoudigd schema

Deze vzw’s leggen hun jaarrekening kosteloos neer bij de griffie van de Ondernemingsrechtbank. 

Microvzw’s

Microvzw’s kunnen hun jaarrekening opmaken volgens een microschema. Met microschema werd in september 2020 gepubliceerd maar voor de jaarrekening van 2019 kan het verkort schema nog gebruikt worden. Vanaf 2021 kan het nieuwe microschema dan gebruikt worden.

Kleine vzw’s met verkort schema

Kleine vzw’s met verkort schema kunnen hun jaarrekening opmaken volgens een verkort schema.

Andere dan kleine vzw’s

“Andere dan kleine vzw’s” (= grote vzw’s) moeten hun jaarrekening opmaken volgens een volledig schema.

IV. WAAR LEG JE DE JAARREKENING NEER? 

Kleine vzw’s met vereenvoudigd schema 

Deze vzw’s dienen hun jaarrekening op papier in bij de griffie van de Ondernemingsrechtbank. 

Welke rechtbank voor het rechtsgebied van je organisatie bevoegd is,  kun je hier opzoeken. Opgelet: akten voor Brussel leg je neer op de griffie in de Britse Tweedelegerlaan 148 te 1190 Vorst (tel. 02 348 96 80).

De neerlegging bij de  griffie van de Ondernemingsrechtbank is kosteloos. 

Microvzw’s, ‘kleine vzw’s met verkort schema’ en ‘andere dan kleine vzw’s’ 

Deze vzw’s dienen hun jaarrekening in bij de Nationale Bank.

De actuele kosten van neerlegging bij de NBB vind je hier.

Sociale balans?

Elke vzw en stichting die 20 of meer personeelsleden in voltijds equivalenten tewerkstelt, moet jaarlijks een sociale balans indienen. Daar vind je elders in open source alle info over.

V. WANNEER DIEN JE DE JAARREKENING IN?

De gewone algemene vergadering waarop de jaarrekening wordt goedgekeurd moet normaalgezien worden gehouden binnen de zes maanden na het einde van het boekjaar. Na de goedkeuring van de jaarrekening moet deze binnen de maand worden neergelegd bij de griffie of de Nationale Bank.

Voor de vzw’s die werken met een boekjaar die samenvalt met het kalenderjaar, was de uiterlijke termijn voor het samenroepen van de Algemene Vergadering dus 30 juni en het neerleggen van de jaarrekening uiterlijk 31 juli.

! Deze beide termijnen werden in 2020 verlengd met tien weken door corona. Voor verenigingen met een boekjaar die samenvalt met het kalenderjaar eindigen deze verlengde termijnen dus op 8 september en 8 oktober 2020.