nieuwsbrief

Schrijf je hier in

Algemene Vergadering en stemprocedure online organiseren?

11-5-2021

Een digitale Algemene Vergadering is sedert de corona-crisis mogelijk gemaakt. De (juridische) voorwaarden voor het organiseren van een dergelijke AV lees je hier.

In onderstaande FAQ geven we nog enkele praktische en organisatorische tips mee over het organiseren van een dergelijke online AV :

Tips & tricks

Er zijn verschillende onlineplatformen die je kan gebruiken. In deze tekst geven we enkele voorbeelden en interessante links die je kunnen helpen om je algemene vergadering en stemprocedure correct te organiseren. Heb je zelf tips en voorbeelden, zend ze zeker naar luk@scwitch.be, en we voegen ze graag toe aan dit document.

Zoom

Je vindt heel wat informatie in dit artikel op de site van Zoom: https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/213756303-Polling-for-meetings

Je hebt in ieder geval een betalende Zoom account nodig en je moet in je instellingen de poll-optie aanzetten.

Ga op voorhand, via de website zoom.us als je ingelogd bent, naar ‘my account’ en klik vervolgens ‘meetings’ op de meeting waarvoor je een poll wil maken. (klik niet op de ‘edit’ knop, maar klik gewoon op de naam van de meeting zelf)

Zo kom je op een pagina waar je onderaan een poll kan maken voor die vergadering.

Je kan dan ook een aantal instellingen aanpassen:

  • De poll anoniem maken
  • Een vraag en de mogelijke antwoorden voorzien, single of multiple choice

Als je zonder volmachten werkt, is het natuurlijk iets eenvoudiger.

Werk je toch met volmachten, stel de poll als volgt op:

  • Stel elke vraag 2 maal. Die 2e keer is dan voor de mensen met een volmacht.
  • Voorzie bij de 2e vraag best het antwoord ‘ik heb geen volmacht’.  Mensen moeten antwoorden op een vraag om naar een volgende vraag te gaan, je kan geen vraag overslaan.

Wanneer je dan in de meeting zit, kan de host via het knopje ‘poll’ de poll lanceren die je klaargezet hebt op de website van Zoom. Je lanceert dan de poll, mensen beantwoorden de vragen en en als iedereen geantwoord heeft, dan kan je de poll terug sluiten. Je kan de antwoorden meteen ook delen met iedereen in de vergadering. Zo heeft iedereen meteen zicht heeft op de stemming.

Je kan ook een printscreen nemen van de resultaten. Handig als bewijs.

Teams

Richtlijnen vind je via dit artikel:  https://support.microsoft.com/nl-nl/office/een-peiling-toevoegen-aan-uw-teams-kanaal-of-chat-a3f9112c-01e1-4ee4-bd88-25e4e243b80b

Het principe om de vraag twee keer te stellen voor volmachten, zoals hierboven bij Zoom uitgelegd kan je ook hier toepassen.

Open Source Services Do-it-yourself Ask An Expert
Over Scwitch Contact