nieuwsbrief

Schrijf je hier in

Administratieve verplichtingen VZW’s

Op de griffie van de ondernemingsrechtbank van het gerechtelijk arrondissement waar je VZW haar zetel heeft, wordt een ‘verenigingsdossier’ bijgehouden.
Welke rechtbank voor het rechtsgebied van je VZW bevoegd is, kun je hier opzoeken.
Opgelet: akten voor Brussel leg je neer op de griffie in de Britse Tweedelegerlaan 148 te 1190 Vorst (tel. 02 348 96 80).

Bij oprichting van de VZW moet je de oprichtingsakte en de aanstelling van de bestuurders opmaken, neerleggen op en publiceren in het Staatsblad via de griffie. (Zie de stappen bij oprichting.) En later moet je dan elke wijziging van de statuten en nieuwe aanstellingen en wijzigingen / beëindigingen van aanstellingen neerleggen en publiceren.

Concreet gaat het dus om volgende handelingen/beslissingen:

oprichting van een vzw:
– oprichtingsakte (door de oprichters), met daarin de statuten
– aanstelling van de bestuurders (op de eerste AV-bijeenkomst)
– (in voorkomend geval) aanstelling van de vertegenwoordiger(s) (door de RvB, of de AV als die daarvoor statutair bevoegd is)
statutenwijziging (door de AV)
benoeming van nieuwe bestuurder(s) (door de AV)
(vaststelling) einde mandaat (verstrijken van termijn, overlijden, van rechtswege) van bestuurder(s) / hernieuwing mandaat (door de AV)
ontslagneming van een bestuurder tijdens mandaatperiode (aanvaarding door de AV)
ontslag van een bestuurder (door de AV)
benoeming dagelijks bestuur(der(s)) (normaal door de RvB; of de AV als die statutair bevoegd is)
(vaststelling) einde mandaat (verstrijken van termijn, overlijden, van rechtswege) van dagelijks bestuurder(s) /hernieuwing mandaat (normaal door de RvB; of de AV als die statutair bevoegd is)
ontslag van een dagelijks bestuurder (normaal door de RvB; of de AV als die statutair bevoegd is)
ontslagneming van een dagelijks bestuurder (aanvaarding door de RvB, of de AV als die statutair bevoegd is)
benoeming, einde mandaat (verstrijken van termijn, overlijden, van rechtswege), ontslagneming, ontslag van vertegenwoordiger(s) (normaal door/aan de RvB; of de AV als die statutair bevoegd is)
benoeming, einde mandaat, ontslag van de commissaris(sen)-revisor (door de AV)

Ook de jaarrekening moet je telkens neerleggen: klik hier voor info.
Wordt je VZW stopgezet (‘ontbonden’)? Overloop dan de stappen bij ontbinding van een VZW.

Beslissing	Wat te doen?	Kosten* (incl. btw) (1/3/’22-28/2/’23 )
Oprichting VZW	– onderhandse oprichtingsakte, in (minstens) twee exemplaren (zie stap 3 oprichting van een VZW), OF – authentieke akte (door notaris): verplicht bij inbreng van een onroerend goed. Neerlegging naar keuze: o online via e-griffie o op papier bij griffie ondernemingsrechtbank: 3 x formulier I (luiken A, B en C) o door notaris via e-depot*	167,71 euro 232,20 euro
Ledenregister	Bijhouden op het adres van de zetel (verantwoordelijkheid van de Raad van Bestuur) Zie stap 7 oprichting van een VZW
Wijziging (einde mandaat, benoeming) Raad van Bestuur/ Dagelijks Bestuur/ vertegenwoordiger****	(op papier) 3 x formulier I + 2 x formulier II	157,42 euro
Statutenwijziging	(op papier) 3 x formulier I + bij wijziging bepaalde duur van de VZW of wijziging boekjaar: 2 x formulier II	157,42 euro
Statutenwijziging: wijziging naam en/of zetel	(op papier) 3 x formulier I + 2 x formulier II	157,42 euro (mogelijk gratis als op beslissing van gemeente, met bewijs)
Neerlegging gecoördineerde statuten na statutenwijziging	Geen formulier nodig Ondertekend document aan griffie, met vermelding : o benaming o rechtsvorm o adres zetel o ondernemingsnummer o het woord “rechtspersonenregister” of de afkorting “RPR”, o de vermelding van de rechtbank van de zetel van de rechtspersoon, o in voorkomend geval, het e-mailadres van de vzw o in voorkomend geval, de website van de vzw	gratis
Benoeming of beëindiging functie commissaris-revisor	3 x formulier I	157,42 euro
Notulen	Register bijhouden van de beslissingen genomen door de algemene vergadering. Alle (gewone) leden moeten dat register kunnen raadplegen. En, wanneer statutair zo bepaald, ook toegetreden leden en derden.
Ontbinding	3 x formulier I, luik A en B, en ondertekenen onderaan luik C 2 x Formulier II, luik A (1° en 2° a), en luik C (3°, 6° en 7°)	157,42 euro

*De bekendmakingskosten moet je vooraf betalen via overschrijving op rekening 679-2005502-27 van het Belgisch Staatsblad (CODE BIC/SWIFT : PCHQBEBB – CODE IBAN BE48 6792 0055 0227).
Bij een online indiening (VZW-oprichting) worden de kosten verrekend via een online betaling op moment van neerlegging (e-griffie) of via de notaris (e-depot). Voor meer info: klik hier.

**Als er niet-Belgen bij de aangestelde bestuurders of dagelijks bestuurders zijn die geen rijks- noch bis-registernummer hebben, kun je geen elektronische neerlegging doen via e-griffie, want daarbij is voor iedereen een van de twee nummers vereist. Je moet dan samen met formulier I een kopie van het identiteitsbewijs van wie geen registernummer heeft, naar de griffie sturen, die een bis-registernummer aanvraagt.

***E-depot: Is alleen toegankelijk voor notarissen. Voor neerleggingen van oprichtingen en wijzigingen van diverse rechtsvormen.

****We maakten een handige VZWebinar waarbij alle stappen om een bestuurderswissel neer te leggen worden overlopen. Opgepast: voor het neerleggen van een bestuurderswissel in Oost- en West-Vlaanderen gelden er extra administratieve verplichtingen. Alle uitleg daarover vind je in dit nieuwsartikel.

Voor de (papieren) formulieren, klik hier. Voor meer uitleg over het gebruik van de formulieren, klik hier.

De documenten bij een wijziging moet je nog op papier doorsturen naar de griffie. Gelukkig doe je de formaliteiten daarvoor in een handomdraai met de VZW-TOOL. De module VZW-Helper bevat immers het instrument ‘wettelijke publicaties en bekendmakingen’. Die verlost je van de kopzorgen bij de publicatie van benoemingen/ontslagen van (dagelijks) bestuurders en vertegenwoordigers en bij statutenwijzigingen. De nodige documenten rollen uit je printer. Alleen nog ondertekenen en verzenden. => Je kunt de VZW-TOOL één maand gratis en vrijblijvend testen.