Aanbevelingen goed bestuur

Hieronder vind je de 8 aanbevelingen voor goed bestuur van een socialprofitorganisatie (SPO), opgemaakt door de Koning Boudewijnstichting, in samenwerking met vertegenwoordigers van de socialprofitsector.

Voor de volledige tekst, met de doelstelling ervan, de context en de samenstelling van de stuurgroep: klik hier.

De woorden aangeduid met een * staan onderaan omschreven in het lexicon.

Aanbeveling 1 

De doelstellingen* van de SPO en de activiteiten* die eruit voortvloeien zijn bepaald in duidelijke statuten*. De statutaire doelstellingen van de SPO zijn gericht op maatschappelijke meerwaarde. De strategie* en de werking van de organisatie worden niet enkel bepaald door de statuten, maar ook door de beschrijving van de missie* en de visie*.

Motivatie

De doelstelling van de organisatie, bepaald in de statuten, beschrijft wat ze wil verwezenlijken, het is de reden waarom de stichters zijn gaan samenwerken. Het is aangeraden om de statuten aan te vullen met de “missie” en “visie” in lijn met de waarden van de organisatie.

Aandachtspunten

• De statutaire doelstellingen van de SPO zijn gericht op maatschappelijke meerwaarde, zonder winstverdeling onder de leden, bestuurders of andere betrokkenen.

• De statutaire doelstellingen, de missie, de visie en de activiteiten van de SPO zijn uitdrukkelijk geformuleerd en onderling coherent. Ze worden intern en extern gecommuniceerd.

• De SPO streeft naar een financieel beleid dat de duurzame verwezenlijking van de doelstellingen en activiteiten mogelijk maakt.

• Binnen de SPO, kunnen alle betrokkenen de persoon (personen) en/of orgaan (organen) aanduiden die bevoegd zijn voor het formuleren van de doelen, het bewaken van hun implementatie en het evalueren ervan.

Wet

Art. 1 VZW-wet, Art. 2, 4,° VZW-wet, Art. 8, derde lid, VZW-wet

Aanbeveling 2 

De SPO ontwikkelt een strategie die uiteenzet hoe zij de belanghebbenden* kan betrekken bij het nastreven van haar doel.

De SPO legt op een zo transparant mogelijke en aangepaste wijze rekenschap en verantwoording* af aan de belanghebbenden over de manier waarop zij haar doelstellingen nastreeft en bereikt.

Motivatie 

De verwachtingen van de belanghebbenden zijn nauw verbonden met de economische en sociale rol van de SPO’s:

• voor de begunstigde doelgroep/gebruikers: kwaliteit en toegankelijkheid;
• voor de financiers: kwaliteit, correcte en eerlijke aanwending van de middelen en doelverwezenlijking;
• voor de vrijwillige en bezoldigde werknemers: vervulling, kwaliteit, nut, en gelijkwaardigheid;
• voor de leden: kwaliteit, zingeving, participatie, betrokkenheid…

De belanghebbenden verwachten dat de SPO bewust en doeltreffend omgaat met de maatschappelijke investeringen die ze ontvangt. Dit zijn o.m. de inkomsten buiten verkoop (subsidies, giften…), het fiscaal gunstregime, de betrokkenheid van vrijwilligers, enz. De SPO moet rekenschap geven over haar gebruik van deze middelen.

Aandachtspunten

• De SPO heeft aandacht voor een heldere en transparante communicatie met haar belanghebbenden. Er zijn twee types van belanghebbenden:
  • de belanghebbenden die rechtstreeks betrokken zijn bij de interne werking en de activiteiten van de SPO (stichters, leden, gebruikers, personeel, vrijwilligers…) en
  • de externe belanghebbenden (donateurs, buurtbewoners, overheid, burgers…).

De informatie kan variëren in functie van de betrokken belanghebbenden.

• Naast de kwantitatieve en financiële rapportering, zal de SPO ook een kwalitatief inhoudelijk jaarverslag opmaken over de voorbije jaarwerking en de komende jaarprogrammatie.

• Transparantie veronderstelt dat de verslaggeving verstaanbaar en toegankelijk is voor de belanghebbenden.

• De SPO kan ook ruimer verslag uitbrengen over haar beleid inzake maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO*).

• De instrumenten voor rekenschap en verantwoording sluiten zoveel mogelijk aan bij toepasselijke rapporteringstechnieken en zijn aangepast aan de grootte van de SPO. Zij laten toe de ontwikkelingen van de activiteiten op termijn te volgen.

Wet

Artikel 17, VZW-Wet

Aanbeveling 3

De invulling van de rollen en de verhoudingen tussen de verschillende organen van de SPO beogen wederzijdse interacties, toezicht en evenwichtige machtsverdeling.

 

Motivatie

Bij de samenstelling van de bestuursorganen en in hun rolverdeling, zal de SPO een machtsevenwicht trachten te behouden en mechanismen van controle en toezicht uitwerken om machtsconcentratie of belangenconflicten te vermijden. Er worden uitgewerkte procedures voorzien tegen eventuele onverenigbaarheden en belangenconflicten.

Aandachtspunten

• Een goede rolverdeling en taakafbakening tussen algemene vergadering, raad van bestuur, directie, personeel en vrijwilligers werkt verhelderend. Het kan nuttig zijn deze aspecten te verduidelijken in een huishoudelijk reglement naast de statuten.

• Het is belangrijk om de cumul van verschillende functies en hoedanigheden zoveel mogelijk te vermijden:

• Om een effectieve controle op de raad van bestuur mogelijk te maken, is het belangrijk dat voldoende leden van de algemene vergadering het lidmaatschap niet combineren met een bestuursmandaat.

• De voorzitter van de raad van bestuur cumuleert in principe zijn functie niet met die van verantwoordelijke voor het dagelijks bestuur* (coördinator*, directeur*, CEO…). De voorzitter houdt steeds voor ogen dat hij of zij voorzitter is van de raad van bestuur en niet de baas van de SPO, in het bijzonder voor wat betreft het personeelsbeleid.

• De meerderheid van de bestuurders cumuleert dat mandaat niet met een taak als werknemer van de SPO. De bestuurders die dit mandaat cumuleren, dienen zich te onthouden aan het overleg en de beslissing over de punten van de dagorde deel te nemen, die hun statuut van personeelslid van de SPO aanbelangen.

• Leden, bestuurders of werknemers die tevens leverancier zijn van de SPO respecteren de eerlijke gunning van de opdracht. De aanbestedingen en de gunningen worden onafhankelijk uitgevoerd en prijszetting gebeurt marktconform.

• Functiescheiding* en vierogenprincipe* vormen een permanent streven in de werking van de SPO in alle geledingen en in verhouding tot haar mogelijkheden.

Wet

Artikel 13, VZW-wet

 

Aanbeveling 4 

De bevoegdheden* van alle organen van de SPO zijn duidelijk geformuleerd en bekendgemaakt.

Motivatie

De raad van bestuur beschikt over alle beslissingsbevoegdheid en vertegenwoordigingsmacht, uitgezonderd de bevoegdheden die expliciet zijn toegewezen aan de algemene vergadering (de zgn. “residuaire bevoegdheid”) door de wet of de statuten. Naargelang de groeifase, de grootte, de middelen, worden een aantal bevoegdheden gedelegeerd.

Aandachtspunten

• De organen hebben elk een duidelijke en specifieke rol zoals bepaald in de statuten en het intern reglement met het oog op de optimale doelverwezenlijking van de SPO.

• De algemene vergadering bewaakt en evalueert de statutaire doelstellingen en de missie en visie zoals geïmplementeerd door de raad van bestuur. De algemene vergadering oefent controle uit over de raad van bestuur, onder meer door het goedkeuren van het budget en de jaarrekening, en het ontlasten van de bestuurders. De raad van bestuur bepaalt de strategische lijnen voor een optimale doelverwezenlijking en controleert de uitvoering ervan door de directie.

• De directie zet de strategische lijnen van de raad van bestuur om in concrete stappen om de doelstellingen te realiseren en informeert de raad van bestuur hierover regelmatig.

• Er is een duidelijke taakverdeling tussen de voorzitter en de verantwoordelijke voor het dagelijks bestuur.

• Bij het delegeren van bevoegdheden* door de raad van bestuur, zijn deze duidelijk geformuleerd:

• De verschillende bevoegdheden worden schriftelijk bijgehouden in een delegatiereglement of een ander overzichtsdocument, zoals het intern reglement, met verduidelijking van eventuele kwantitatieve of kwalitatieve beperkingen;

• Functiegebonden bevoegdheden (bv. voorzitter, secretaris, penningmeester…) worden duidelijk gecommuniceerd bij de benoeming;

• Er moet een duidelijk onderscheid zijn tussen advies-, beslissings- en/of vertegenwoordigingsbevoegdheden;

• De gedelegeerde bevoegdheden worden op overzichtelijke wijze bijgehouden en aangevuld;

• Derden worden correct geïnformeerd over de omvang van de gedelegeerde bevoegdheden.

• De raad van bestuur kan het dagelijks bestuur integraal delegeren aan één of meer personen belast met het dagelijks bestuur (directeur, afgevaardigd bestuurder* of een derde).

• Het dagelijks bestuur omvat alle bevoegdheden die dag aan dag nodig zijn voor de werking van de SPO en aangelegenheden betreffen die van gering belang en dringend zijn; het kader kan worden toegelicht in het besluit van de raad.

• De verantwoordelijke voor het dagelijks bestuur wordt geïnformeerd door de raad van bestuur over de omvang van zijn bevoegdheden en de deontologie, en zal zich daar te allen tijde van bewust zijn.

• Wanneer het dagelijks bestuur gedelegeerd is, onthoudt de raad van bestuur zich tussen te komen in de operationele werking van de SPO.

• De raad van bestuur kan een deel van zijn bevoegdheid delegeren aan één of meer bestuurders of afgevaardigden.

• De raad van bestuur mag nooit zijn integrale bevoegdheid delegeren.

• De raad van bestuur blijft zelf ook bevoegd wanneer hij een deel van zijn bevoegdheid delegeert.

• De raad van bestuur blijft mee de eindverantwoordelijkheid dragen voor de gedelegeerde bevoegdheid.

• Naargelang de groeifase, de grootte, de middelen… kan de raad van bestuur zich laten bijstaan door specifieke comités en instanties:

• De algemene voorbereiding en opvolging van de uitvoering van bestuursbeslissingen kan worden toegewezen aan een bureau* met duidelijke bevoegdheden, gespecificeerd in het huishoudelijk reglement of in de beslissing van de raad van bestuur.

• De bijzondere voorbereiding van specifieke beslissingen kan worden toegewezen aan bijzondere comités met adviesbevoegdheid.

• Een benoemingscomité kan de benoeming van nieuwe bestuurders voorbereiden en o.m. advies uitbrengen omtrent kandidaat-bestuurders; het kan eveneens het proces sturen voor de aanwerving van leden van de directie.

• Een remuneratiecomité kan het beleid in kaart brengen voor de onkostenvergoeding en/of bezoldiging van bestuurders*, het management* en het personeel en o.m. advies uitbrengen omtrent aanpassingen.

• Een auditcomité kan de controlemechanismen op de financiële rapportering van de SPO in kaart brengen en o.m. advies uitbrengen omtrent de betrouwbaarheid en samenhang van de financiële informatie en van de systemen van interne controle en risicobeheer, alsook omtrent de onafhankelijkheid, objectiviteit en prestaties van de interne en externe auditinstanties.
• Een projectcomité (of strategisch comité) kan een specifiek project van de SPO inhoudelijk voorbereiden (bv. nieuwbouw of fusie) en de raad van bestuur daarover adviseren.

 

Wet

Artikel 13 VZW-wet

Aanbeveling 5

De raad van bestuur is evenwichtig en gediversifieerd samengesteld en spoort met de specificiteit van de organisatie. Zijn leden worden benoemd door de algemene vergadering volgens een procedure en op basis van hun engagement, competenties en profiel.

 

Motivatie

Aanvullende competenties en rotaties dragen bij tot een raad van bestuur met collectieve deskundigheid.

 

Aandachtspunten

• De SPO streeft naar een raad van bestuur die klein genoeg is om efficiënt te kunnen werken en groot genoeg is om diversiteit in kennis en ervaring mogelijk te maken.

• De procedures voor de selectie en de benoeming van kandidaat-bestuurders kunnen worden beschreven in een intern reglement. Zij worden meegedeeld aan potentiële kandidaten.

• Bij de benoeming van bestuurders geven competentie en profiel de doorslag.

• Wanneer bestuurders worden afgevaardigd door of zetelen namens een andere organisatie of een openbaar bestuur, worden hun competenties en profiel in aanmerkingen genomen, evenals hun representativiteit.

• De raad van bestuur van de SPO kan bij het aantrekken van nieuwe bestuurders een profielschets hanteren waarbij rekening kan worden gehouden met:

• de groeifase, de grootte, de activiteit of de structuur van de organisatie;

• het persoonlijke profiel en de complementariteit van competenties (activiteitsgebonden, financieel, management…);

• de diversiteit (gender, leeftijd, ervaring…);

• de raad van bestuur evalueert gezamenlijk elke kandidaat-bestuurder, ongeacht of deze is aangezocht door de directie, het bestuur of (een bepaalde categorie van) leden of stichters;

• als de grootte van de organisatie en de raad van bestuur dit rechtvaardigen, kunnen de voorbereidingen door een benoemingscomité worden gedaan.

• De algemene vergadering is bij wet als enige bevoegd voor het benoemen en ontslaan van de bestuurders.

• De algemene vergadering heeft steeds de keuzevrijheid en het laatste woord bij de benoeming van nieuwe bestuurders.

• Omwille van de keuzevrijheid worden, indien mogelijk, meer kandidaten voorgedragen dan er open mandaten zijn.

• Indien er voor een open mandaat maar één kandidaat is, heeft de algemene vergadering het recht om de voorgedragen kandidaat niet te benoemen.

• Een benoeming “van rechtswege”, door de bestuurders zelf (de zgn. ‘coöptatie’) of door één of meer (categorieën van) leden apart, is ongeldig. De statuten kunnen voor één of meer welbepaalde (categorieën van) leden een het recht bevatten om één of meerdere kandidaat-bestuurders voor te dragen.

• Bij benoeming van een rechtspersoon als bestuurder, verdient het aanbeveling één vaste vertegenwoordiger af te vaardigen.

• De SPO streeft bij het benoemen van bestuurders of het hernieuwen van mandaten naar een evenwicht tussen continuïteit en vernieuwing.

• De statuten bepalen de duur van het bestuursmandaat.

• De statuten kunnen het aantal herbenoemingen per persoon beperken.

• Het verdient aanbeveling nooit meer dan de helft van de bestuurders tegelijkertijd te vervangen.

• Het niet-discriminatiebeginsel dient gerespecteerd te worden, onder meer wat betreft leeftijdsbeperkingen.

• Bij bestuurders afgevaardigd namens een organisatie of een openbaar bestuur of benoemd omwille van een bepaalde functie, voorzien de statuten dat hun mandaat automatisch eindigt bij het aflopen van de afvaardiging of deze functie.

• De statuten voorzien in onverenigbaarheden.

• Nieuwe bestuurders worden geïntroduceerd in de werking en het bestuur van de SPO.

• De basisinformatie over de SPO bestaat uit statuten, huishoudelijk reglementen, verslagen van raad van bestuur en algemene vergadering, jaarrekening en jaarverslagen van de drie voorgaande jaren. Ze worden vervolledigd met informatie die nuttig is voor het bestuur van de SPO in functie van haar grootte en doel. De inhoud van dit basisdossier voor nieuwe bestuurders kan beschreven worden in het huishoudelijk reglement.

• De contextinformatie over de SPO bestaat uit een samenvatting van de relevante reglementering inzake erkenning, subsidiëring, fiscaal statuut… van de SPO.

• De SPO heeft aandacht voor deskundigheidsbevordering voor bestuurders, bijvoorbeeld door opleiding.

Wet

Artikel 4, 2°, VZW-wet

Aanbeveling 6 

De raad van bestuur werkt collegiaal aan zijn besluitvoorbereiding, besluitvorming en besluitopvolging.

Motivatie

Een beslissing wordt goed voorbereid en doordacht genomen. Eens een beslissing is genomen, wordt ze collegiaal uitgedragen. Een goede vergadercultuur draagt bij tot een vlotte werking.

 

Aandachtspunten

• De raad van bestuur komt regelmatig bijeen en houdt alle bestuurders bij de werking betrokken.

• Er wordt gestreefd naar een jaarplanning met vastgelegde vergaderdata aangepast aan de werking van de SPO en aan het aantal beslissingen die moeten worden genomen.

• Een vergadering om de drie maand is een minimum met het oog op de opvolging van de operationele werking en de financiële situatie van de SPO.

• De raad van bestuur besteedt regelmatig een vergadering aan de toetsing van de activiteiten, visie, missie en strategische doelstellingen van de SPO op middellange termijn.

• De raad van bestuur evalueert geregeld zijn eigen werking. Hij kan daartoe beroep doen op externe competenties en brengt verslag uit aan de algemene vergadering.

• De voorzitter stuurt tijdig naar alle bestuurders een oproeping (agenda en voorbereidende documenten) zodat iedere bestuurder de vergadering kan voorbereiden.

• Behoudens andersluidende bepalingen in de statuten of het huishoudelijk reglement, bepaalt de voorzitter de agenda, in samenspraak met de verantwoordelijke voor het dagelijks bestuur.

• De agenda kan een onderscheid maken tussen punten ter beslissing, ter informatie, ter discussie en ter opvolging;

• De agenda preciseert de prioriteit van elk agendapunt en mogelijk een schatting van de tijdsbesteding per agendapunt.

• Uitzonderingen zijn aanvaardbaar voor onverwachte en hoogdringende aangelegenheden waarover absoluut op zeer korte termijn moet worden beslist.

• De bestuurders bereiden de vergaderingen voor.

• De voorzitter bereidt de vergadering vooraf inhoudelijk voor met de verantwoordelijke voor het dagelijks bestuur.

• De voorbereidende documenten zijn overzichtelijk naar inhoud en vorm. De verantwoordelijke voor het dagelijks bestuur vat het probleem samen, schetst de gevolgen voor de SPO, doet een voorstel van beslissing en motiveert dat voorstel.

• Een collegiale beraadslaging steunt op een uiting van diverse standpunten, strevend naar een consensus, en desgevallend op het meerderheidsbeginsel. In het algemeen, is het beslissingsproces gebaseerd op een gedeelde analyse en een geschikte termijn voor het uitwisselen van standpunten.

• De meerderheid van de bestuurders is aanwezig of vertegenwoordigd. Dit om de geldigheid van de beraadslaging te verzekeren.

• Alle bestuurders zijn zo veel mogelijk aanwezig.

• Volmachten zijn enkel mogelijk als de statuten dit uitdrukkelijk toelaten en volgens de modaliteiten die in de statuten bepaald zijn.

• De statuten kunnen bepalen dat een bestuurder die regelmatig afwezig is, geacht wordt van rechtswege ontslag te nemen.

• Een collegiale besluitvorming berust op een streven naar consensus.

• De voorzitter leidt de debatten zonder richting te geven aan zijn persoonlijk standpunt

• Bij gebrek aan consensus zijn er meerdere oplossingen mogelijk. Men kan de beslissing uitstellen tot de volgende vergadering, of geldig stemmen over een voorstel van beslissing. In zulk geval verloopt de stemming geldig wanneer de meerderheid (van de stemmen) van de aanwezige en vertegenwoordigde bestuurders ze goedkeurt.

• Een versterkte meerderheid wordt slechts uitzonderlijk toegepast indien de statuten dit bepalen.

• Een minderheidsstandpunt kan de meerderheidsbeslissing nuanceren.

• In bepaalde gevallen kan een geheime stemming plaatsvinden, bv. bij persoonsgebonden beslissingen. Deze gevallen worden het best voorzien in het huishoudelijk reglement.

• Schriftelijke besluitvorming wordt enkel toegepast in uitzonderlijke gevallen en voor zover de statuten dat voorzien.

• Ook bij schriftelijke besluitvorming wordt gestreefd naar een vorm van beraadslaging (per e-mail, per telefoon- of videoconferentie…).

• De verslaggeving wordt nauwgezet opgevolgd aansluitend op de vergadering.

• Indien er geen vaste verslaggever is (bv. de secretaris), duidt de voorzitter bij het begin van de vergadering de verslaggever aan.

• Het verslag is beknopt maar volledig.

• Het vermeldt de namen van de aanwezigen en vertegenwoordigden.

• Per agendapunt volgt een beknopte weergave van de beraadslaging en een duidelijke formulering van de genomen beslissing met de voorziene follow-up.

• Desgevallend volgt de uitslag van de stemming, alsook het standpunt van de minderheid.

• Desgevallend vermeldt het verslag uitdrukkelijk geformuleerde, afwijkende standpunten en het voorbehoud van individuele bestuurders.

• Het ontwerpverslag gaat bij voorkeur binnen een redelijke termijn naar alle bestuurders.

• De opmerkingen bij het verslag worden zo snel mogelijk opgevolgd, ten laatste tegen de volgende vergadering.

• De notulen worden goedgekeurd op de eerstkomende vergadering.

 

Wet

De VZW-wet bevat geen bepalingen die relevant zijn voor besluitvoorbereiding en –vorming.

Aanbeveling 7

Hoewel deel uitmakend van hetzelfde collegiaal orgaan, vervult elke bestuurder een specifieke en complementaire rol in de raad van bestuur.

Motivatie

De raad van bestuur is een collegiaal orgaan. Dit betekent dat elke bestuurders er zijn rol in heeft en ten persoonlijke titel een deel van de collegiale aansprakelijkheid* draagt. Bijgevolg verdient een duidelijke toelichting van de werking van de organisatie en haar organen aan elke bestuurder de nodige aandacht.

Aandachtspunten

• Elke bestuurders respecteert de vertrouwelijkheid van de uitgewisselde informatie en van de beraadslagingen.

• Elke bestuurder bepaalt zijn standpunt, op basis van een kritische en onafhankelijke interpretatie van de agendapunten en documentatie en de uitwisseling van standpunten.

• Een bestuurder die het niet eens is met het meerderheidsstandpunt formuleert uitdrukkelijk zijn voorbehoud alsook zijn motieven en laat deze toevoegen aan het verslag.

• Elke bestuurder krijgt bij de start van zijn mandaat een duidelijk overzicht van zijn aansprakelijkheden en de al dan niet dekking ervan door een verzekeringspolis afgesloten door de SPO.

Wet

Artikel 14bis en 15 VZW-Wet.

Artikel 1382 B.W.

Aanbeveling 8

De bestuurders zijn integer en toegewijd en werken in het belang van het maatschappelijk doel van de SPO.

Motivatie

Engagement is noodzakelijk maar volstaat niet. De bestuurders zijn zich bewust van het feit dat hun mandaat ook integriteit en actieve deelname vereist.

 

Aandachtspunten

• De SPO en de bestuurders zorgen voor duidelijkheid over de wederzijdse verwachtingen en engagementen.

• De statuten van de SPO bevatten een duidelijke regeling voor belangenconflicten. Een bestuurder met een belangenconflict:

• meldt dit aan de andere bestuurders vóór de raad van bestuur het agendapunt behandelt;

• verlaat tijdens de beraadslaging over dat agendapunt de vergadering;

• en stemt over dat punt ook niet mee.

• De raad van bestuur kan een gedragscode voorzien en toezien op de naleving hiervan in alle geledingen van de SPO.

• De gedragscode bevat duidelijke bepalingen inzake het toekennen van voordelen in natura, het aanvaarden van relatiegeschenken, de aard en de omvang van de door de SPO terugbetaalbare onkosten, meldingsprocedures bij fraude…

• Ook de directie en het personeel zal zich houden aan deze gedragscode.

 

Wet

De wet bevat ter zake geen bepalingen.

Lexicon

Aansprakelijkheid:

Juridisch begrip dat spoort met het begrip ‘verantwoordelijkheid’ en dat de vergoeding van schade, veroorzaakt door foutief gedrag, beoogt.
Voor bestuurders geldt dat hun aansprakelijkheid in beginsel individueel is. Dit betekent dat de bestuurder enkel kan worden aangesproken voor zijn persoonlijk foutief gedrag en niet voor fouten van zijn collega-bestuurders. Nu de raad van bestuur echter collegiaal functioneert zal het meestal niet vanzelfsprekend zijn om een bepaalde collegiale beslissing te koppelen aan individuele bestuurders. Daarom kan men beter spreken van een ‘collegiale aansprakelijkheid’ wegens samenlopende of gemeenschappelijke fouten van meerdere bestuurders gezamenlijk handelend. 

Activiteit:

De (concrete) bezigheden, acties en middelen die de organisatie ontplooit ter verwezenlijking van de (abstracte) doeleinden die worden nagestreefd.

Afgevaardigd bestuurder:

Gangbare term voor de bestuurder aan wie de raad van bestuur een ruim bevoegdheidspakket delegeert, inclusief de éénhandtekeningsbevoegdheid. Soms wordt deze titel ook gebruikt voor de verantwoordelijke voor het dagelijks bestuur. Ook wel genoemd ‘gedelegeerd bestuurder’. 

Belanghebbende:

Gangbare term voor personen die rechtstreeks of onrechtstreeks een belang hebben of betrokken zijn bij de doeleinden en activiteiten van de organisatie. Ook wel ‘stakeholder’ genoemd.

Bestuursvergoeding:

Elke vorm van vergoeding die een bestuurder ontvangt voor de uitoefening van zijn bestuursmandaat (bv. vergoeding per vergadering of forfaitair jaarbedrag), uitgezonderd de terugbetaling van reële kosten gemaakt in het kader van zijn/haar mandaat.

Bevoegdheid:

Juridische term die verwijst naar de geldigheid en het recht van een persoon (bv. de directeur) of een orgaan (bv. raad van bestuur) om een beslissing te nemen die de rechtspersoon (bv. VZW) verbindt.

Bureau:

Gangbare term voor een deelgroep van bestuurders die de vergaderingen van de raad van bestuur voorbereiden en waken over de opvolging van de beslissingen van de raad van bestuur.

Concurrentiële/concurrente bevoegdheid:

Bevoegdheid die tegelijkertijd op twee niveau’s kan worden uitgeoefend. Dit is het geval bij delegatie van bevoegdheid door een lastgever (of orgaan) aan een lasthebber.

Coördinator:

Zie ‘verantwoordelijke voor het dagelijks bestuur’.

Dagelijks bestuurder:

Gangbare term voor het orgaan van dagelijks bestuur zoals omschreven in artikel 13bis en 35 VZW-wet, met een ruime bevoegdheid voor de opvolging van alle zaken die dag aan dag moeten worden opgevolgd en wegens hun gering belang en hun hoogdringendheid geen tussenkomst van de raad van bestuur vereisen (Cass. 26 februari 2009). Het dagelijks bestuur zal verschillen van vereniging tot vereniging en in verhouding staan tot haar activiteiten.

Dagelijks verantwoordelijke:

Zie ‘verantwoordelijke voor het dagelijks bestuur’.

Delegatie van bevoegdheid:

Techniek waarbij een lastgever (bv. de raad van bestuur of directielid) zijn bevoegdheid (om te beslissen en/of te vertegenwoordigen) toekent aan een lasthebber (bv. werknemer). Om onduidelijkheid te vermijden wordt de toegekende bevoegdheid vaak afgebakend met cijfermatige/kwantitatieve of inhoudelijke/kwalitatieve beperkingen. De delegatie van bevoegdheid kan blijken uit de statuten, het intern reglement, de notulen, de arbeidsovereenkomst, de volmacht…

Directeur:

Zie ‘verantwoordelijke voor het dagelijks bestuur’.

Doeleinden:

De finaliteit/het oogmerk van de vereniging die/dat wordt nagestreefd d.m.v. concrete activiteiten en acties. 

Doelstellingen:

De doelstelling vormen de brug tussen de strategie en de uitvoering ervan. Doelstellingen zijn tastbare resultaten die men nastreeft om de missie, visie en strategie van de organisatie te verwezenlijken. Zie ook ‘missie’, ‘visie’ en ‘strategie’.

Functiescheiding:

Een functiescheiding houdt o.m. in dat het uitvoerende werk door andere mensen wordt gedaan dan de controle op dit werk. Dit om (de verleiding van) misbruik te voorkomen. Zo bijvoorbeeld dient een inkomende factuur idealiter door verschillende mensen met onderscheiden functies respectievelijk te worden goedgekeurd, vervolgens ingeboekt, aansluitend betaalbaar gesteld en finaal betaald. 

Maatschappelijk verantwoord ondernemen (mvo):

Een voortdurend verbeteringsproces waarbij ondernemingen vrijwillig op systematische wijze economische, milieu- en sociale overwegingen op een geïntegreerde manier in de gehele bedrijfsvoering opnemen, en waarbij overleg met de stakeholders, of belanghebbenden, van de onderneming deel uitmaakt van dit proces.

Management:

Personen die zich bezighouden met de (aansturing van de) operationele werking van de organisatie op het uitvoerende niveau. Men spreekt ook geregeld van de leidinggevenden, de directie of het kaderpersoneel.

Missie:

Er bestaan meerdere definities van het begrip ‘missie’. Gangbaar kan men de missie omschrijven als de bestaansgrond van een organisatie die wordt ingevuld aan de hand van het antwoord op drie vragen: (1) welk eindresultaat wil de organisatie bereiken; (2) welke activiteiten/acties zal de organisatie daarvoor ontwikkelen en (3) welke waarden, overtuigingen en principes vormen het uitgangspunt bij het nastreven van het eindresultaat en het verwezenlijken van de activiteiten. Een missie bepaalt waar de organisatie voor staat en is niet voortdurend aan wijzigingen onderhevig. Zie ook ‘visie’, ‘doelstellingen’ en ‘strategie’.

Niet-uitvoerende bestuurder:

Een bestuurder die geen uitvoerende taken vervult in de operationele werking van de vereniging.

Onafhankelijke bestuurder:

Een bestuurder die geen commerciële, nauwe familie- of andere banden met de vereniging, de controlerende ledengroepen of het management heeft die zijn/haar onafhankelijk oordeel zouden kunnen beïnvloeden wegens belangenconflict.

Professioneel bestuurder:

Persoon die van het besturen van verenigingen zijn/haar beroep heeft gemaakt en voor zijn/haar bijzondere competenties als bestuurder een vergoeding ontvangt.

Rekenschap en verantwoording afleggen:

Rapporteren in hoeverre werd voldaan aan de vooropgestelde verantwoordelijkheden ten aanzien van kwantiteit, kwaliteit, tijd en kosten.

Secretaris-generaal:

Zie ‘dagelijks verantwoordelijke’.

Socialprofitorganisatie (spo):

Containerbegrip dat zeer uiteenlopende types van organisaties omvat en die minstens aan 2 basiskenmerken voldoen: (1) de organisatie streeft een ideëel doel na dat in meerdere of mindere mate gericht is op maatschappelijke meerwaarde en (2) de organisatie verricht in hoofdzaak andere dan commerciële activiteiten. 

Stakeholder:

Zie ‘belanghebbende’.

Statuten:

De statuten bevatten de spelregels voor de werking van de organisatie en haar organen. De wet verwijst daarbij naar een verplicht aantal minimale bepalingen.

Strategie:

De strategie beschrijft hoe de in de visie gestelde beelden en doelen bereikt gaan worden en geeft een samenhangen Zie ook ‘missie’, ‘visie’ de reeks acties aan voor het handhaven van de continuïteit op langere termijn. Zie ook ‘missie’, ‘visie’ en ‘doelstellingen’.

Uitvoerende bestuurder:

Een bestuurder die ook uitvoerende taken vervult in de operationele werking van de vereniging (bv. als werknemer).

Verantwoordelijke voor het dagelijks bestuur:

Gangbare term voor de persoon die wordt belast met de dagelijkse gang van zaken van de vereniging. Hij ontleent zijn bevoegdheden aan een delegatie van bevoegdheid met welomschreven beperkingen of aan een benoeming als orgaan van dagelijks bestuur. Deze persoon is al dan niet bestuurder of lid en kan hetzij individueel, hetzij gezamenlijk met anderen worden aangesteld. De persoon met deze bevoegdheden wordt ook wel genoemd ‘directeur’, ‘coördinator’, ‘secretaris-generaal’, ‘dagelijks bestuurder’ of ‘dagelijks verantwoordelijke’.

Vertegenwoordigingsbevoegdheid:

Bevoegdheid om in naam en voor rekening van een organisatie te handelen en deze te extern te vertegenwoordigen in overeenkomsten die de organisatie zullen verbinden. Het behoort tot de gangbare formulering om een onderscheid te maken tussen een vertegenwoordiging in rechte (voor de rechtbanken) en een vertegenwoordiging buiten rechte (in overeenkomsten of in onderhandelingen). In alle gevallen veronderstelt een geldige vertegenwoordiging dat de vertegenwoordiger (bv. bestuurder, voorzitter of volmachtdrager) handelt mét vermelding van zijn/haar hoedanigheid en binnen de grenzen van zijn toegekende bevoegdheid.

Vierogenprincipe:

Principe volgens welk twee personen (= vier ogen) elk afzonderlijk en zelfstandig een handeling of transactie opvolgen. Samen met een duidelijke functiescheiding heeft dit principe vooral tot doel (de verleiding van) misbruik te voorkomen.

Visie:

De visie schetst het beeld van de mogelijke en gewenste toekomst van de organisatie. De visie geeft de ambitie weer in relatie tot de belanghebbende. Zie ook ‘missie’, ‘strategie’ en ‘doelstellingen’.

Vrijwillige bestuurder:

Een vrijwillige bestuurder is geen ‘vrijwilliger’ in de zin van de Vrijwilligerswet van 3 juli 2005 en geniet dus niet een aantal van de beschermingsmaatregelen die daarin zijn opgenomen (bv. beperking aansprakelijkheid, verplichte vrijwilligersverzekering…).