Hieronder vind je de 8 aanbevelingen voor goed bestuur van een socialprofitorganisatie (SPO), opgemaakt door de Koning Boudewijnstichting, in samenwerking met vertegenwoordigers van de socialprofitsector.
Voor de volledige tekst, met de doelstelling ervan, de context en de samenstelling van de stuurgroep: klik hier.
De woorden aangeduid met een * staan onderaan omschreven in het lexicon.
De doelstellingen* van de SPO en de activiteiten* die eruit voortvloeien zijn bepaald in duidelijke statuten*. De statutaire doelstellingen van de SPO zijn gericht op maatschappelijke meerwaarde. De strategie* en de werking van de organisatie worden niet enkel bepaald door de statuten, maar ook door de beschrijving van de missie* en de visie*.
De doelstelling van de organisatie, bepaald in de statuten, beschrijft wat ze wil verwezenlijken, het is de reden waarom de stichters zijn gaan samenwerken. Het is aangeraden om de statuten aan te vullen met de “missie” en “visie” in lijn met de waarden van de organisatie.
Art. 1 VZW-wet, Art. 2, 4,° VZW-wet, Art. 8, derde lid, VZW-wet
De SPO ontwikkelt een strategie die uiteenzet hoe zij de belanghebbenden* kan betrekken bij het nastreven van haar doel.
De SPO legt op een zo transparant mogelijke en aangepaste wijze rekenschap en verantwoording* af aan de belanghebbenden over de manier waarop zij haar doelstellingen nastreeft en bereikt.
De verwachtingen van de belanghebbenden zijn nauw verbonden met de economische en sociale rol van de SPO’s:
De belanghebbenden verwachten dat de SPO bewust en doeltreffend omgaat met de maatschappelijke investeringen die ze ontvangt. Dit zijn o.m. de inkomsten buiten verkoop (subsidies, giften…), het fiscaal gunstregime, de betrokkenheid van vrijwilligers, enz. De SPO moet rekenschap geven over haar gebruik van deze middelen.
De informatie kan variëren in functie van de betrokken belanghebbenden.
Artikel 17, VZW-Wet
De invulling van de rollen en de verhoudingen tussen de verschillende organen van de SPO beogen wederzijdse interacties, toezicht en evenwichtige machtsverdeling.
Bij de samenstelling van de bestuursorganen en in hun rolverdeling, zal de SPO een machtsevenwicht trachten te behouden en mechanismen van controle en toezicht uitwerken om machtsconcentratie of belangenconflicten te vermijden. Er worden uitgewerkte procedures voorzien tegen eventuele onverenigbaarheden en belangenconflicten.
Artikel 13, VZW-wet
De bevoegdheden* van alle organen van de SPO zijn duidelijk geformuleerd en bekendgemaakt.
De raad van bestuur beschikt over alle beslissingsbevoegdheid en vertegenwoordigingsmacht, uitgezonderd de bevoegdheden die expliciet zijn toegewezen aan de algemene vergadering (de zgn. “residuaire bevoegdheid”) door de wet of de statuten. Naargelang de groeifase, de grootte, de middelen, worden een aantal bevoegdheden gedelegeerd.
Artikel 13 VZW-wet
De raad van bestuur is evenwichtig en gediversifieerd samengesteld en spoort met de specificiteit van de organisatie. Zijn leden worden benoemd door de algemene vergadering volgens een procedure en op basis van hun engagement, competenties en profiel.
Aanvullende competenties en rotaties dragen bij tot een raad van bestuur met collectieve deskundigheid.
Artikel 4, 2°, VZW-wet
De raad van bestuur werkt collegiaal aan zijn besluitvoorbereiding, besluitvorming en besluitopvolging.
Een beslissing wordt goed voorbereid en doordacht genomen. Eens een beslissing is genomen, wordt ze collegiaal uitgedragen. Een goede vergadercultuur draagt bij tot een vlotte werking.
De VZW-wet bevat geen bepalingen die relevant zijn voor besluitvoorbereiding en –vorming.
Hoewel deel uitmakend van hetzelfde collegiaal orgaan, vervult elke bestuurder een specifieke en complementaire rol in de raad van bestuur.
De raad van bestuur is een collegiaal orgaan. Dit betekent dat elke bestuurders er zijn rol in heeft en ten persoonlijke titel een deel van de collegiale aansprakelijkheid* draagt. Bijgevolg verdient een duidelijke toelichting van de werking van de organisatie en haar organen aan elke bestuurder de nodige aandacht.
Artikel 14bis en 15 VZW-Wet.
Artikel 1382 B.W.
De bestuurders zijn integer en toegewijd en werken in het belang van het maatschappelijk doel van de SPO.
Engagement is noodzakelijk maar volstaat niet. De bestuurders zijn zich bewust van het feit dat hun mandaat ook integriteit en actieve deelname vereist.
De wet bevat ter zake geen bepalingen.
Juridisch begrip dat spoort met het begrip ‘verantwoordelijkheid’ en dat de vergoeding van schade, veroorzaakt door foutief gedrag, beoogt.
Voor bestuurders geldt dat hun aansprakelijkheid in beginsel individueel is. Dit betekent dat de bestuurder enkel kan worden aangesproken voor zijn persoonlijk foutief gedrag en niet voor fouten van zijn collega-bestuurders. Nu de raad van bestuur echter collegiaal functioneert zal het meestal niet vanzelfsprekend zijn om een bepaalde collegiale beslissing te koppelen aan individuele bestuurders. Daarom kan men beter spreken van een ‘collegiale aansprakelijkheid’ wegens samenlopende of gemeenschappelijke fouten van meerdere bestuurders gezamenlijk handelend.
De (concrete) bezigheden, acties en middelen die de organisatie ontplooit ter verwezenlijking van de (abstracte) doeleinden die worden nagestreefd.
Gangbare term voor de bestuurder aan wie de raad van bestuur een ruim bevoegdheidspakket delegeert, inclusief de éénhandtekeningsbevoegdheid. Soms wordt deze titel ook gebruikt voor de verantwoordelijke voor het dagelijks bestuur. Ook wel genoemd ‘gedelegeerd bestuurder’.
Gangbare term voor personen die rechtstreeks of onrechtstreeks een belang hebben of betrokken zijn bij de doeleinden en activiteiten van de organisatie. Ook wel ‘stakeholder’ genoemd.
Elke vorm van vergoeding die een bestuurder ontvangt voor de uitoefening van zijn bestuursmandaat (bv. vergoeding per vergadering of forfaitair jaarbedrag), uitgezonderd de terugbetaling van reële kosten gemaakt in het kader van zijn/haar mandaat.
Juridische term die verwijst naar de geldigheid en het recht van een persoon (bv. de directeur) of een orgaan (bv. raad van bestuur) om een beslissing te nemen die de rechtspersoon (bv. VZW) verbindt.
Gangbare term voor een deelgroep van bestuurders die de vergaderingen van de raad van bestuur voorbereiden en waken over de opvolging van de beslissingen van de raad van bestuur.
Bevoegdheid die tegelijkertijd op twee niveau’s kan worden uitgeoefend. Dit is het geval bij delegatie van bevoegdheid door een lastgever (of orgaan) aan een lasthebber.
Zie ‘verantwoordelijke voor het dagelijks bestuur’.
Gangbare term voor het orgaan van dagelijks bestuur zoals omschreven in artikel 13bis en 35 VZW-wet, met een ruime bevoegdheid voor de opvolging van alle zaken die dag aan dag moeten worden opgevolgd en wegens hun gering belang en hun hoogdringendheid geen tussenkomst van de raad van bestuur vereisen (Cass. 26 februari 2009). Het dagelijks bestuur zal verschillen van vereniging tot vereniging en in verhouding staan tot haar activiteiten.
Zie ‘verantwoordelijke voor het dagelijks bestuur’.
Techniek waarbij een lastgever (bv. de raad van bestuur of directielid) zijn bevoegdheid (om te beslissen en/of te vertegenwoordigen) toekent aan een lasthebber (bv. werknemer). Om onduidelijkheid te vermijden wordt de toegekende bevoegdheid vaak afgebakend met cijfermatige/kwantitatieve of inhoudelijke/kwalitatieve beperkingen. De delegatie van bevoegdheid kan blijken uit de statuten, het intern reglement, de notulen, de arbeidsovereenkomst, de volmacht…
Zie ‘verantwoordelijke voor het dagelijks bestuur’.
De finaliteit/het oogmerk van de vereniging die/dat wordt nagestreefd d.m.v. concrete activiteiten en acties.
De doelstelling vormen de brug tussen de strategie en de uitvoering ervan. Doelstellingen zijn tastbare resultaten die men nastreeft om de missie, visie en strategie van de organisatie te verwezenlijken. Zie ook ‘missie’, ‘visie’ en ‘strategie’.
Een functiescheiding houdt o.m. in dat het uitvoerende werk door andere mensen wordt gedaan dan de controle op dit werk. Dit om (de verleiding van) misbruik te voorkomen. Zo bijvoorbeeld dient een inkomende factuur idealiter door verschillende mensen met onderscheiden functies respectievelijk te worden goedgekeurd, vervolgens ingeboekt, aansluitend betaalbaar gesteld en finaal betaald.
Een voortdurend verbeteringsproces waarbij ondernemingen vrijwillig op systematische wijze economische, milieu- en sociale overwegingen op een geïntegreerde manier in de gehele bedrijfsvoering opnemen, en waarbij overleg met de stakeholders, of belanghebbenden, van de onderneming deel uitmaakt van dit proces.
Personen die zich bezighouden met de (aansturing van de) operationele werking van de organisatie op het uitvoerende niveau. Men spreekt ook geregeld van de leidinggevenden, de directie of het kaderpersoneel.
Er bestaan meerdere definities van het begrip ‘missie’. Gangbaar kan men de missie omschrijven als de bestaansgrond van een organisatie die wordt ingevuld aan de hand van het antwoord op drie vragen: (1) welk eindresultaat wil de organisatie bereiken; (2) welke activiteiten/acties zal de organisatie daarvoor ontwikkelen en (3) welke waarden, overtuigingen en principes vormen het uitgangspunt bij het nastreven van het eindresultaat en het verwezenlijken van de activiteiten. Een missie bepaalt waar de organisatie voor staat en is niet voortdurend aan wijzigingen onderhevig. Zie ook ‘visie’, ‘doelstellingen’ en ‘strategie’.
Een bestuurder die geen uitvoerende taken vervult in de operationele werking van de vereniging.
Een bestuurder die geen commerciële, nauwe familie- of andere banden met de vereniging, de controlerende ledengroepen of het management heeft die zijn/haar onafhankelijk oordeel zouden kunnen beïnvloeden wegens belangenconflict.
Persoon die van het besturen van verenigingen zijn/haar beroep heeft gemaakt en voor zijn/haar bijzondere competenties als bestuurder een vergoeding ontvangt.
Rapporteren in hoeverre werd voldaan aan de vooropgestelde verantwoordelijkheden ten aanzien van kwantiteit, kwaliteit, tijd en kosten.
Zie ‘dagelijks verantwoordelijke’.
Containerbegrip dat zeer uiteenlopende types van organisaties omvat en die minstens aan 2 basiskenmerken voldoen: (1) de organisatie streeft een ideëel doel na dat in meerdere of mindere mate gericht is op maatschappelijke meerwaarde en (2) de organisatie verricht in hoofdzaak andere dan commerciële activiteiten.
Zie ‘belanghebbende’.
De statuten bevatten de spelregels voor de werking van de organisatie en haar organen. De wet verwijst daarbij naar een verplicht aantal minimale bepalingen.
De strategie beschrijft hoe de in de visie gestelde beelden en doelen bereikt gaan worden en geeft een samenhangen Zie ook ‘missie’, ‘visie’ de reeks acties aan voor het handhaven van de continuïteit op langere termijn. Zie ook ‘missie’, ‘visie’ en ‘doelstellingen’.
Een bestuurder die ook uitvoerende taken vervult in de operationele werking van de vereniging (bv. als werknemer).
Gangbare term voor de persoon die wordt belast met de dagelijkse gang van zaken van de vereniging. Hij ontleent zijn bevoegdheden aan een delegatie van bevoegdheid met welomschreven beperkingen of aan een benoeming als orgaan van dagelijks bestuur. Deze persoon is al dan niet bestuurder of lid en kan hetzij individueel, hetzij gezamenlijk met anderen worden aangesteld. De persoon met deze bevoegdheden wordt ook wel genoemd ‘directeur’, ‘coördinator’, ‘secretaris-generaal’, ‘dagelijks bestuurder’ of ‘dagelijks verantwoordelijke’.
Bevoegdheid om in naam en voor rekening van een organisatie te handelen en deze te extern te vertegenwoordigen in overeenkomsten die de organisatie zullen verbinden. Het behoort tot de gangbare formulering om een onderscheid te maken tussen een vertegenwoordiging in rechte (voor de rechtbanken) en een vertegenwoordiging buiten rechte (in overeenkomsten of in onderhandelingen). In alle gevallen veronderstelt een geldige vertegenwoordiging dat de vertegenwoordiger (bv. bestuurder, voorzitter of volmachtdrager) handelt mét vermelding van zijn/haar hoedanigheid en binnen de grenzen van zijn toegekende bevoegdheid.
Principe volgens welk twee personen (= vier ogen) elk afzonderlijk en zelfstandig een handeling of transactie opvolgen. Samen met een duidelijke functiescheiding heeft dit principe vooral tot doel (de verleiding van) misbruik te voorkomen.
De visie schetst het beeld van de mogelijke en gewenste toekomst van de organisatie. De visie geeft de ambitie weer in relatie tot de belanghebbende. Zie ook ‘missie’, ‘strategie’ en ‘doelstellingen’.
Een vrijwillige bestuurder is geen ‘vrijwilliger’ in de zin van de Vrijwilligerswet van 3 juli 2005 en geniet dus niet een aantal van de beschermingsmaatregelen die daarin zijn opgenomen (bv. beperking aansprakelijkheid, verplichte vrijwilligersverzekering…).