Ga verder naar de inhoud

Alles wat je moet weten over het UBO-register

Als vzw ben je verplicht om jaarlijks het UBO-register aan te vullen. In dat register vul je een aantal gegevens in van de 'uiteindelijk begunstigden' van je organisatie, zoals bestuurders.

Waarover gaat het?

De 'Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van witwassen, financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten' verplicht alle rechtspersonen om sinds 30 september 2019 de uiteindelijk begunstigden’ (UBO of ‘Ultimate Beneficial Owner’) van hun juridische entiteit te registreren. De wetgeving is bedoeld om te voorkomen dat natuurlijke personen met malafide bedoelingen zich verschuilen achter een onderneming, stichting of andere juridische entiteit, bijv. voor het witwassen van geld of de financiering van terrorisme.

De ‘uiteindelijk begunstigden’ zijn alle natuurlijke personen ten voordele van wie een verrichting wordt gedaan, of een zakelijke relatie wordt aangegaan, of die de uiteindelijke eigenaar of bezitter zijn.

De UBO-verklaring is voor vzw's een eigenaardig punt. Niemand bezit immers een vzw of krijgt het vermogen ervan. Toch moet je ook voor een vzw de ‘uiteindelijk begunstigden’ opgeven. Ben je niet in orde, dan riskeer je een boete.

Je kan je uiteindelijke begunstigden registreren in je MyMinfin-portaal.
De Gebruikershandleiding van de FOD Financiën vind je hier.


De verplichting is drieledig:

  1. je moet het UBO-register invullen,
  2. jaarlijks herbevestigen en tussentijdse wijzigingen in je bestuur binnen de maand aanpassen,
  3. en bewijsstukken uploaden die bewijzen dat de gegevens actueel en correct zijn

Heb je geen vzw maar een feitelijke vereniging? 

Dan geldt de UBO-verplichting niet. 

Liever een filmpje? Bekijk ons VZWebinar met uitleg

Wie zijn je UBO's?

Voor (internationale) vzw's en stichtingen worden als ‘uiteindelijk begunstigden’ beschouwd:
Art. 4, 27° c) Wet:
1° de leden van de raad van bestuur;

2° de personen die gemachtigd zijn de vereniging te vertegenwoordigen;
3° de personen belast met het dagelijks bestuur van de (internationale) vereniging of stichting;
4° de stichters van een stichting;
5° de natuurlijke personen of, wanneer deze personen nog niet werden aangeduid, de categorie van natuurlijke personen in wier hoofdzakelijk belang de (internationale) vereniging zonder winstoogmerk of stichting werd opgericht of werkzaam is;
6° elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen uiteindelijke zeggenschap over de (internationale) vereniging of stichting uitoefent.


Concreet gaat het voor een vzw dus over:

  • Cat. 1: de leden van het Bestuur
  • Cat. 2: het dagelijks Bestuur
  • Cat. 3: de gemachtigden om de organisatie te vertegenwoordigen

Dat zijn 3 categorieën waarvan de info reeds bekend is bij de KBO en die in principe al door middel van ‘preregistratie’ zouden moeten zijn ingevuld (zie verder).

  • Cat. 4: de natuurlijke personen waarvoor de VZW is opgericht

Dat kan je als ‘groep van personen’ omschrijven: bijv. voor een vzw opgericht voor het ondersteunen van oorlogsslachtoffers kan dat ‘de Syrische oorlogsslachtoffers’ zijn.
Opmerking: Het kan gebeuren dat je hier niets invult. Bijv. als je vzw opgericht is voor de bescherming van het milieu (en dus niet opgericht voor natuurlijke personen)

  • Cat. 5: alle anderen met zeggenschap

Dit is een restcategorie: het gaat om elke andere natuurlijke persoon die feitelijk de mogelijkheid heeft om te beslissen of om je vereniging te vertegenwoordigen, ook al is die bevoegdheid niet gepubliceerd in de KBO.

Welke info moet je geven?

Bij Koninklijk Besluit van 30 juli 2018 werden de uitvoeringsmodaliteiten van de wet vastgelegd.

Als vzw, ivzw of stichting moet je aan het register de volgende informatie over elk van je uiteindelijke begunstigden meedelen:

1° naam;
2° eerste voornaam;
3° geboortedag;
4° geboortemaand;
5° geboortejaar;
6° nationaliteit(en);
7° land van verblijf;
8° volledig verblijfsadres;
9° datum waarop hij/zij uiteindelijke begunstigde van de informatieplichtige is geworden.
10° identificatienummer van het Rijksregister van natuurlijke personen of van de Kruispuntbank van de sociale zekerheid, en waar van toepassing elk vergelijkbaar identificatiemiddel dat wordt afgeleverd door de staat waar hij/zij verblijft of waarvan hij/zij onderdaan is;
11° categorie(ën) van personen bedoeld in artikel 4, 27°, tweede lid, c), van de wet van 18 september 2017, waartoe hij/zij behoort;
12° één of meerdere categorieën van personen opgesomd in artikel 4, 27°, tweede lid, c), van de wet van 18 september 2017, afzonderlijk of samen met anderen, waartoe hij behoort.


Via het online platform moet je ook bewijsstukken uploaden: elk document dat aantoont dat de informatie over een uiteindelijk begunstigde adequaat, nauwkeurig en actueel is.
Voor vzw’s zal het voornamelijk gaan over de publicaties van de bestuurders en eventueel de statuten van de vzw als het over de ’natuurlijke personen gaat waarvoor de vzw is opgericht’.

Wie moet de UBO's ingeven?

Het zijn de bestuurders die verantwoordelijk zijn om de gegevens en de nodige bewijsstukken aan te leveren. Je kan je uiteindelijke begunstigden registreren in je MyMinfin-portaal.

Je kan ook intern iemand anders mandateren om de effectieve registratie te doen, zoals een operationeel medewerker. Er is ook de mogelijkheid om iemand extern te mandateren, bijv. een boekhouder.

Om iemand te mandateren voor toegang tot het UBO-register, volg je de stappen uit de Brochure Procedure Mandataris van de FOD Financiën.

Als bestuurder moet je de informatie

  • inwinnen of bijhouden,
  • tijdig aan het UBO-register meedelen, en
  • onvolledige of onjuiste informatie meedelen.

Boetes

Voldoe je niet aan de verplichten, dan riskeer je als bestuurder een administratieve geldboete van 250 tot 50.000 euro. Voor vzw's kunnen de eerste twee inbreuken overigens in een bijkomende boete van 50 tot 5.000 euro resulteren.

TIP: Laat de bevoegde personen op tijd inloggen in MyMinFinZo kan je al checken of het effectief lukt om in te loggen (en om eventueel een andere persoon te mandateren), en leer je al werken met de applicatie zelf.

De informatie over bestuurders, dagelijks bestuurders en personen die gemachtigd zijn om de vzw te vertegenwoordigen wordt automatisch vanuit de KBO in het UBO-register opgeladen. Je moet de informatie die uit deze zogenaamde ‘preregistratie’ komt, wel bevestigen. Zoek je vzw op in de KBO om te checken of je gegevens daar correct zijn.

Het is belangrijk dat de informatie in de KBO correct is. Anders kunnen er problemen zijn om in de UBO-applicatie in te loggen.
Eventuele fouten in de KBO moet je eerst corrigeren via My Enterprise. Bevestig pas daarna de juiste gegevens in het UBO-register.

Moet je nog nieuwe info doorgeven aan de griffie van de Ondernemingsrechtbank die in de KBO gepubliceerd moet worden? Gebruik de formulieren I en II en zorg dat zeker ook het luik C (bedoeld voor de KBO) correct ingevuld is.

Misschien ook interessant voor jou

Op 1 mei 2019 trad het nieuwe Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) voor nieuwe vzw’s in werking. Tegen 1 januari 2024 moeten alle vzw’s hun statuten daaraan aanpassen.

Vzw-beheer
·
gewijzigd op 16 januari 2023

Bij het uitbreken van de coronacrisis werd er een tijdelijke regeling uitgewerkt om schriftelijke en digitale Algemene Vergaderingen mogelijk te maken. Die regeling werd eind december 2020 vervangen door een permanente regeling voor online vergaderen.

Vzw-beheer
·
Algemene vergadering
·
gewijzigd op 17 februari 2023

Hier kan je alles lezen over de belangrijkste wijzigingen voor je vzw volgens het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.

Vzw-beheer
·
gewijzigd op 20 februari 2023