nieuwsbrief

Schrijf je hier in

Extra verplichtingen bij neerleggen formulieren I en II

9-8-2022

In Oost- en West-Vlaanderen zijn er nieuwe verplichtingen voor de wijzigingen in een vzw die op papier moeten neergelegd worden. Denk aan een bestuurderswissel, nieuwe statuten of een zetelwijziging.

In een dienstnota van april 2022 heeft de voorzitter van de Ondernemingsrechtbank in Gent vzw’s nieuwe administratieve verplichtingen opgelegd bij het neerleggen van formulieren I en II. Die nieuwe verplichtingen gelden voor de provincies Oost- en West-Vlaanderen, die allemaal onder het ressort Gent vallen.

Een overzicht van de nieuwe verplichtingen:

De persoon die de documenten opstuurt of binnenbrengt, dient ook een kopie van voor- en achterkant van hun identiteitskaart in.
Bij ontslagen en benoemingen van bestuurders:
- Moet je ook een kopie van voor-en achterkant van de identiteitskaarten van alle ontslagen en benoemde bestuurders indienen.
- Ondertekenen alle ontslagen en benoemde bestuurders het verslag van de AV waarin de beslissingen werden goedgekeurd.
Indien het gaat om een zetelwijziging, moet dit binnen de maand na de AV worden neergelegd. Indien dat niet gebeurt, heb je een bewijs van huurovereenkomst of eigendom nodig.

Parlementaire vraag en antwoord van de Minister

Er werd hierover een parlementaire vraag gesteld aan de bevoegde Minister van Justitie Vincent van Quickenborne. Op de opmerking dat dit de zoveelste extra horde is in het administratieve kluwen voor vzw’s, antwoordt de Minister dat dit geen extra administratieve verplichtingen zijn, maar dat het gaat om de ‘wettelijke neerleggings- en publicatieverplichtingen die voortvloeien uit de bepalingen van het Wetboek voor Vennootschappen en Verenigingen’.

Van Quickenborne liet ook weten dat ze de impact en effectiviteit van de dienstnota bekijken. Daarna is het de bedoeling dat de dienstnota van toepassing wordt voor alle ondernemingsrechtbanken. Het doel is om zo staatsbladfraude tegen te gaan.

Digitale neerlegging beloofd vanaf eerste kwartaal 2023

In dezelfde parlementaire vraag wordt gevraagd naar de stand van zaken omtrent de digitalisering van de neerlegging. Want het pijnpunt van de hele zaak is uiteraard dat de nieuwe verplichtingen wel degelijk bovenop de hele rompslomp van de fysieke neerlegging op papier komt, wat nog steeds de enige manier is om een statutenwijziging of bestuurswissel te doen.

Hierop werd geantwoord dat de oude eGriffitoepassing zal vervangen worden door een nieuwe toepassing, Just-On-Web. Vanaf september 2022 zal de oprichting van een vzw (die nu ook al digitaal kan) verlopen via het nieuwe platform. In een volgende fase zouden ook statutenwijzigingen in verband met de bestuurders of de maatschappelijke zetel digitaal kunnen worden neergelegd. Deze aanpassing is voorzien voor het eerste kwartaal van 2023, liet Van Quickenborne weten.

Laat ons dus hopen dat die timing effectief gehaald wordt en het geklungel met de papieren formulieren I en II vanaf 2023 eindelijk geschiedenis is. Aangezien dit al sedert 2015(!) beloofd werd door de bevoegde ministers en er sedert onze blog in 2019 nog niks veranderd is – in tegendeel wordt het nu eerst nòg een pak ingewikkelder met de nieuw opgelegde identificatieverplichtingen – zullen we eerst moeten zien en dan geloven.