AV uitstellen door corona? (UPDATE 30-04)

Wat als je vzw in de komende weken een Algemene Vergadering gepland had?

Naar aanleiding van het coronavirus zijn alle privé- en publieke activiteiten van culturele, maatschappelijke, feestelijke, folkloristische, sportieve en recreatieve aard verboden. Dit geldt dus ook voor Algemene Vergaderingen die gepland waren in de komende weken.

UPDATE : KB 9 april ’20 : modaliteiten AV en bestuur in corona-tijden wettelijk geregeld

Op 9 april werd het Koninklijk Besluit gepubliceerd waarin wordt bepaald hoe Algemene Vergaderingen en vergaderingen van bestuursorganen kunnen plaatsvinden rekening houdend met de huidige corona-maatregelen.

Er wordt een facultatieve regeling uitgewerkt voor de organisatie van AV en bestuursvergaderingen. Het bestuur kan beslissen welke optie wordt gekozen.

Elke fysieke aanwezigheid kan verboden worden wanneer de organisatie niet kan garanderen dat de op dat moment geldende corona-maatregelen kunnen worden nageleefd. Ook de bestuurders en/of commissaris kunnen geldig op afstand aan de vergadering deelnemen en op die wijze hun taken met betrekking tot de algemene vergadering vervullen.

Reeds bekendgemaakte of verstuurde oproepingen kunnen worden aangepast aan de versoepelde regels en de locatie van de algemene vergadering mag worden gewijzigd, zonder de gebruikelijke oproepingsformaliteiten. Wel moeten de leden correct worden geïnformeerd, vb. via e-mail of de website.

Timing :

De regeling kan gebruikt worden voor vergadering waarvoor is opgeroepen in de periode van 1 maart tot 30 juni 2020* (update 28-04-’20 : verlenging termijn van 3 mei naar 30 juni). Er moet dus worden opgeroepen in deze periode, maar de regeling kan ook nog toegepast worden als de vergadering zélf dan na deze periode plaatsvindt.

! Opgelet : de regeling geldt dus niet voor vergadering die al werden gehouden volgens de gewone regels tussen 1 maart en 9 april (moment van publicatie KB).

OPTIE 1.A : SCHRIFTELIJKE VERGADERING

Het bestuur kan beslissen dat de leden uitsluitend vóór de algemene vergadering op afstand mogen stemmen, al dan niet in combinatie met stemmen per volmacht.

De stemming op afstand gebeurt volgens de procedure voorzien voor NV’s:
per brief, via de website of via een door de vereniging ter beschikking gesteld formulier.

Het bestuur kan opleggen dat volmachten enkel aan een door hem aangewezen persoon mogen worden verleend. Dit laat toe om de vergadering te houden met één enkele volmachthouder. De entiteit kan de leden tevens opleggen hun vragen schriftelijk te stellen tot de vierde dag vóór de vergadering. Het bestuursorgaan kan kiezen om de vragen schriftelijk te beantwoorden en dit uiterlijk vóór de stemming, ofwel mondeling tijdens de vergadering op afstand via bijvoorbeeld tele-of videoconferentie.

De stemformulieren en volmachten worden naar de vereniging verzonden. Dit mag per e-mail en een gescande of gefotografeerde versie volstaat. Het bestuur kan opleggen dat deze documenten de vereniging moeten bereiken uiterlijk vier dagen voor de vergadering.

OPTIE 1.B : MET ELEKTRONISCH COMMUNICATIEMIDDEL

Het bestuur kan ook beslissen dat de leden op afstand kunnen deelnemen aan de algemene vergadering via een wettelijk omschreven elektronisch communicatiemiddel. Daarbij moeten de leden ten minste de vergadering rechtstreeks en gelijktijdig kunnen volgen en hun stemrecht kunnen uitoefenen.

OPTIE 2 : UITSTEL VAN DE AV

Het bestuur kan ook beslissen de algemene vergadering uit te stellen, zelfs indien die reeds werd bijeengeroepen. De leden moeten hierover correct worden geïnformeerd. De nieuwe vergadering verloopt dan gewoon volgens de gebruikelijke regels.

De gewone algemene vergadering waarop de jaarrekening wordt goedgekeurd moet normaalgezien worden gehouden binnen de zes maanden na het einde van het boekjaar. Na de goedkeuring van de jaarrekening moet deze normaalgezien worden neergelegd bij de griffie of de Nationale Bank.

Deze termijnen worden beiden verlengd met tien weken. Voor verenigingen met een boekjaar die samenvalt met het kalenderjaar eindigen deze verlengde termijnen dus op 8 september en 8 oktober 2020.

! Opgelet, uitstel is echter niet toegelaten in geval van een bijeenroeping op verzoek van de commissaris of van ten minste één vijfde van de leden.

Lees de volledige tekst van het KB van 9 april hier.
Lees de volledige tekst van het KB van 28 april hier.

Andere zaken op agenda Algemene Vergadering waar andere termijnen meespelen?

Als er op je Algemene Vergadering behalve de jaarrekening echter ook over andere zaken wordt beslist die binnen een bepaalde termijn moeten worden ingediend, kan er bij de bevoegde overheidsdienst geïnformeerd worden over eventuele flexibiliteit. Voor het sociaal-cultureel volwassenenwerk en de amateurkunsten heeft De Federatie al de nodige initiatieven genomen.

Lees hier het advies van De Federatie voor de sociaal-culturele organisaties.

Heb je vragen over personeelskwesties en corona : tijdelijke werkloosheid, wat als mensen ziek zijn, thuiswerk, verlof… dan kan je bij onze collega’s van Sociare terecht.

Hier vind je de meest recente info van Sociare omtrent corona.

Reacties