Vergadertips RvB & AV in tijden van #socialdistancing? Update mei ’20

De corona-impact op raad van bestuur en algemene vergadering ?

Hoewel het virus dat onze samenleving gijzelt, klein en onzichtbaar is, is de impact ervan groot en onvoorspelbaar. Voor we in ons advies duiken, dus toch eerst ons groot respect en eindeloze dank uiten voor al wie vandaag paraat staat, in front- & back-office, in zorg & ondersteuning, in logistiek & bevoorrading, in leiderschap & management… in tijden van corona-stress.

Ondertussen daagt “social distancing” ons uit om anders te werken en dus ook te vergaderen. We delen graag wat kennis om alle sociale ondernemingen aan te moedigen door te gaan met beslissen, besturen en ondernemen.

Tele- of videoconferenties zijn en blijven geldige beraadslagingen !

Voor zover uw statuten het niet verbieden, is het perfect mogelijk om de vergaderingen van raad van bestuur en algemene vergadering te houden via tele- of videoconferentie. 

Wat telt vanuit juridisch perspectief is dat er een werkelijke “beraadslaging” kan plaatsvinden door debat en interactie, elkeen het woord moet kunnen voeren en vragen kan stellen en het stemrecht kan uitoefenen . En dat kan anno 2020 met verschillende applicaties als zoom.us, gotomeeting, microsoft teams, google hangouts…

Als men bij de start iedereen kan identificeren, het aanwezigheidsquorum bevestigt en de stemming (voor/tegen/onthouding) bij besluitvorming duidelijk wordt gemeld en genotuleerd, is er in essentie geen verschil met een fysieke vergadering. 

Om hierover geen discussie (meer) te hebben in de rechtsleer, werd dit overigens ook bevestigd in het verslag aan de Koning bij het Covid-19 KB Justitie van 9 april 2020 (Belgisch Staatsblad 2^de editie, pag. 25768) dat verder nog aan bod komt. “[Algemene] Vergaderingen via video- of telefoonconferenties met een beperkt aantal personen, waar iedereen elkaar kent en kan identificeren, (…) tellen als werkelijk gehouden vergaderingen.” (p. 4) Als dit geldt voor algemene vergaderingen, geldt dit uiteraard ook voor raden van bestuur. 

Het vergt natuurlijk wel iets meer discipline om te vergaderen: wachten op het juiste moment voor een tussenkomst, anderen laten uitspreken… Het kan nuttig zijn afspraken te maken over opdeling van de agenda, tijdsbesteding per agendapunt, visuele tekens en beurtrol om te spreken. Zo wordt het geen kakafonie.

Om de concrete formulering van beslissingen te faciliteren, kan er ook gewerkt worden met een voorstel/ontwerp van beslissing dat vooraf wordt gecirculeerd of wordt geprojecteerd op een gedeeld scherm.

Volmachten kunnen hier ook nuttig worden gebruikt:

• voor bestuurders: enkel als de statuten dat toelaten;
• voor leden door leden: altijd;
• voor leden door derden: enkel als de statuten dat toelaten;
• voor allen: met respect voor het aantal volmachten dat de statuten vermelden.

 

In tijden van corona-quarantaine volgens het Covid-19 KB Justitie, zoals verder toegelicht, gelden enkele kanttekeningen:

• Het KB bepaalt uitdrukkelijk dat elke vergadering van de raad van bestuur, “niettegenstaande andersluidende bepaling” in de statuten, via telefoon- of videoconferentie kan verlopen. Een verbod in de statuten mag dus opzij worden geschoven tijdens de corona-quarantaine.
• Voor de algemene vergadering stelt het KB niet uitdrukkelijk dat een verbod in de statuten opzij mag worden geschoven, maar biedt het wel een optie om te vergaderen op afstand zoals hieronder toegelicht, “zelfs zonder enige statutaire machtiging”.
• Voor beslissingen van algemene vergadering of raad van bestuur die bij authentieke akte moeten worden vastgesteld (bv. fusie van twee vzw’s of stichtingen volgens boek 13 WVV of stautenwijziging van een stichtin) volstaat de fysieke verschijning voor notaris met het oog op de ondertekening van de akte door één bestuurder daartoe gemachtigd of elke andere persoon aan wie de raad van bestuur volmacht geeft.

 

Een stap verder : besluitvorming zonder beraadslaging ?

“Ja, maar…” voor raad van bestuur

Voor de raad van bestuur van vzw en stichting heeft het WVV een expliciete regeling voor “eenparig schriftelijke besluitvorming” ingevoerd in art. 9:9 en 11: 10 WVV. Deze geldt in normale tijden algemeen voor alle vzw’s en stichtingen (ook zonder vermelding in de statuten of intern reglement), tenzij de statuten het verbieden of er beperkingen aan verbinden. In tijden van corona-quarantaine volgens het Covid-19 KB Justitie, zoals verder toegelicht, geldt een statutair verbod niet en kan de raad van bestuur altijd kiezen om bij schriftelijk eenparig besluit te beslissen.

Het WVV laat toe dat de bestuurders louter schriftelijk, zonder debat of beraadslaging, elk individueel hun akkoord geven bij een ontwerp van beslissing.

Concreet betekent dit dat :

• Er een ontwerp van beslissing vooraf wordt gecirculeerd in een document (gangbaar met optie JA/NEE);
• De bestuurder in het document kiest wat past (of schrapt wat niet past);
• Een scan of foto van een getekend document door de bestuurder wordt bezorgd aan de voorzitter (of aan een ander persoon), per mail, whatsapp,…of via elke andere nuttige software of technologie voor kennisgeving (en ja, een old school zending per post mag ook nog steeds );
• De voorzitter controleert of alle bestuurders hun akkoord tijdig hebben bevestigd.

 

Voor toepassing van deze procedure zijn er wel een paar aandachtspunten:

• alle bestuurders die benoemd zijn in de vzw of stichting moeten hun akkoord schriftelijk bevestigen;
• ontbreekt het akkoord van een of meer bestuurders, dan is er geen eenparige goedkeuring en dus geen geldig schriftelijk besluit;
• een onthouding is geen akkoord en verhindert de eenparigheid;
• geen eenparigheid = geen paniek : het agendapunt kan op een volgende vergadering (al dan niet per tele- of videoconferentie) worden behandeld met oog op een beslissing volgens de meerderheden bepaald in de wet of de statuten.

 

“Nee, maar…” voor algemene vergadering

Geen eenparige schriftelijke besluitvorming

De wetgever heeft voor de algemene vergadering van de vzw geen expliciete regeling voor eenparig schriftelijke besluitvorming voorzien.

Nu dit voor de CV wel wettelijk is voorzien in art. 6:71 WVV, durven we wel een analogie-argument gebruiken om te stellen dat vzw’s een dergelijke regeling kunnen opnemen in hun statuten.

Zonder expliciete statutaire grondslag, is het af te raden om louter schriftelijk te besluiten. Theoretisch kan een gebrek aan beraadslaging immers een argument voor ongeldigheid zijn.  Een pragmatisch jurist in tijden van hoogdringende besluitvorming zal wel adviseren van het uitzonderlijk toch toe te passen in het belang van de vzw, mits unanieme “verzaking” door alle leden aan de vordering tot nietigverklaring van de genomen beslissingen.  Met een “bekrachtiging” van de alzo genomen beslissingen op de eerstvolgende “echte” AV kan dan elk risico op latere betwisting definitief worden afgedekt.

Wel vergaderen “op afstand” als optie in het Covid-19 KB Justitie

Het Covid-19 KB Justitie voegt voor de algemene vergadering van een vzw wel een bijzondere optie toe: namelijk “vergaderen op afstand”. Vergaderen op afstand is niet hetzelfde als vergaderen via video- of teleconferentie en evenmin gelijk aan eenparig schriftelijke besluitvorming. Het is een aparte variatie voor stemming en vraagstelling op schriftelijke wijze, al dan niet met imperatieve volmachten.

Het bestuursorgaan kan autonoom beslissen, ook zonder statutaire machtiging, om ter zake de bepalingen van artikel 6 van het Covid-19 KB Justitie toe te passen. Samengevat komt dit neer op een regeling volgens dewelke de raad van bestuur aan de leden kan opleggen om uitsluitend deel te nemen door vóór de algemene vergadering:

1. op afstand te stemmen per brief of via de website door middel van een door de vzw ter beschikking gesteld stemformulier (en dit naar analogie met art. 7: 146 WVV voor vennootschappen)

of

2. een (imperatieve) volmacht te verlenen vóór de algemene vergadering met duidelijke steminstructies, desgevallend enkel aan een door de raad van bestuur aangeduide persoon.

 

Wordt deze optie benut, dan kan ook de vraagstelling schriftelijk verlopen naar keuze en volgens de modaliteiten die het bestuursorgaan oplegt. Alternatief is een deelname via telefonische of videoconferentie. 

Alternatieve optie tijdens covid-quarantaine is dat de raad van bestuur beslist om (1) de jaarlijkse algemene vergadering (en bijhorende goedkeuring van de jaarrekening) alsook (2) elke andere algemene vergadering uit te stellen tot een latere datum, zelfs als de algemene vergadering reeds is bijeengeroepen vóór 1 maart 2020. Uitzonderingen hierop betreffen algemene vergaderingen die werden bijeengeroepen door de commissaris of specifiek verzoek van (minstens 1/5) van de leden van de vzw. Het Covid-19 KB Justitie verlengt de wettelijke termijn voor goedkeuring van de jaarrekening (6 maanden na afsluiting van het boekjaar) met 10 weken.

Concreet betekent dit dat de jaarrekening voor een boekjaar dat eindigt op 31 december 2019, uiterlijk 8 september moet worden goedgekeurd door de algemene vergadering. De neerlegging van de goedgekeurde jaarrekening dient conform de wettelijke termijn van 1 maand bijgevolg uiterlijk 8 oktober te gebeuren.

Werking in de tijd van het Covid-19 KB Justitie

Ondertussen heeft een KB van 28 april 2020 de vergaderopties alvast verlengd en gelden ze tot nader order voor alle oproepingen in de periode tussen 1 maart tot en met 30 juni 2020 alsook voor alle oproepingen die al gedaan werden vóór 1 maart 2020 voor vergaderingen die nog moe(s)ten plaatsvinden. In dit laatste geval kan het bestuursorgaan de vergadermodaliteiten aanpassen zonder dat er een nieuwe oproeping moet gebeuren.  De termijn voor goedkeuring van de jaarrekening, die in het Covid-19 KB Justitie werd verlengd met 10 weken, blijft gelden en wordt dus (nog) niet verlengd. 

We houden samen met u oren en ogen open.

_____________

Hopelijk kan u met deze tips de komende weken aan de slag blijven.

Ondertussen leven we uiteraard ook erg mee met de slachtoffers van corona. En alle ondernemers en ondernemingen die getest worden door deze crisis, wensen we volharding, moed en geduld.

We duimen bovenal dat u, zoals impact advocaten, verder werkt met de hoop dat elke bedreiging ook een zaadje bevat voor een nieuwe kans.

Keep calm, carry on & stay healthy !

Met solidaire groeten

Marleen Denef
Oprichter impact advocaten
Prof.Dr. KU Leuven – campus Brussel

Eerste versie 19-3-2020 – update met Covid 19-KB Justitie nr 4 van 09-04-2020 en 28-04-2020

Reacties