Hoewel het virus dat onze samenleving gijzelt, klein en onzichtbaar is, is de impact ervan groot en onvoorspelbaar. Voor we in ons advies duiken, dus toch eerst ons groot respect en eindeloze dank uiten voor al wie vandaag paraat staat, in front- & back-office, in zorg & ondersteuning, in logistiek & bevoorrading, in leiderschap & management… in tijden van corona-stress.
Ondertussen daagt “social distancing” ons uit om anders te werken en dus ook te vergaderen. We delen graag wat kennis om alle sociale ondernemingen aan te moedigen door te gaan met beslissen, besturen en ondernemen.
Voor zover uw statuten het niet verbieden, is het perfect mogelijk om de vergaderingen van raad van bestuur en algemene vergadering te houden via tele- of videoconferentie.
Wat telt vanuit juridisch perspectief is dat er een werkelijke “beraadslaging” kan plaatsvinden door debat en interactie, elkeen het woord moet kunnen voeren en vragen kan stellen en het stemrecht kan uitoefenen . En dat kan anno 2020 met verschillende applicaties als zoom.us, gotomeeting, microsoft teams, google hangouts…
Als men bij de start iedereen kan identificeren, het aanwezigheidsquorum bevestigt en de stemming (voor/tegen/onthouding) bij besluitvorming duidelijk wordt gemeld en genotuleerd, is er in essentie geen verschil met een fysieke vergadering.
Om hierover geen discussie (meer) te hebben in de rechtsleer, werd dit overigens ook bevestigd in het verslag aan de Koning bij het Covid-19 KB Justitie van 9 april 2020 (Belgisch Staatsblad 2de editie, pag. 25768) dat verder nog aan bod komt. “[Algemene] Vergaderingen via video- of telefoonconferenties met een beperkt aantal personen, waar iedereen elkaar kent en kan identificeren, (…) tellen als werkelijk gehouden vergaderingen.” (p. 4) Als dit geldt voor algemene vergaderingen, geldt dit uiteraard ook voor raden van bestuur.
Het vergt natuurlijk wel iets meer discipline om te vergaderen: wachten op het juiste moment voor een tussenkomst, anderen laten uitspreken… Het kan nuttig zijn afspraken te maken over opdeling van de agenda, tijdsbesteding per agendapunt, visuele tekens en beurtrol om te spreken. Zo wordt het geen kakafonie.
Om de concrete formulering van beslissingen te faciliteren, kan er ook gewerkt worden met een voorstel/ontwerp van beslissing dat vooraf wordt gecirculeerd of wordt geprojecteerd op een gedeeld scherm.
Volmachten kunnen hier ook nuttig worden gebruikt:
In tijden van corona-quarantaine volgens het Covid-19 KB Justitie, zoals verder toegelicht, gelden enkele kanttekeningen:
Voor de raad van bestuur van vzw en stichting heeft het WVV een expliciete regeling voor “eenparig schriftelijke besluitvorming” ingevoerd in art. 9:9 en 11: 10 WVV. Deze geldt in normale tijden algemeen voor alle vzw’s en stichtingen (ook zonder vermelding in de statuten of intern reglement), tenzij de statuten het verbieden of er beperkingen aan verbinden. In tijden van corona-quarantaine volgens het Covid-19 KB Justitie, zoals verder toegelicht, geldt een statutair verbod niet en kan de raad van bestuur altijd kiezen om bij schriftelijk eenparig besluit te beslissen.
Het WVV laat toe dat de bestuurders louter schriftelijk, zonder debat of beraadslaging, elk individueel hun akkoord geven bij een ontwerp van beslissing.
Concreet betekent dit dat :
Voor toepassing van deze procedure zijn er wel een paar aandachtspunten:
De wetgever heeft voor de algemene vergadering van de vzw geen expliciete regeling voor eenparig schriftelijke besluitvorming voorzien.
Nu dit voor de CV wel wettelijk is voorzien in art. 6:71 WVV, durven we wel een analogie-argument gebruiken om te stellen dat vzw’s een dergelijke regeling kunnen opnemen in hun statuten.
Zonder expliciete statutaire grondslag, is het af te raden om louter schriftelijk te besluiten. Theoretisch kan een gebrek aan beraadslaging immers een argument voor ongeldigheid zijn. Een pragmatisch jurist in tijden van hoogdringende besluitvorming zal wel adviseren van het uitzonderlijk toch toe te passen in het belang van de vzw, mits unanieme “verzaking” door alle leden aan de vordering tot nietigverklaring van de genomen beslissingen. Met een “bekrachtiging” van de alzo genomen beslissingen op de eerstvolgende “echte” AV kan dan elk risico op latere betwisting definitief worden afgedekt.
Het Covid-19 KB Justitie voegt voor de algemene vergadering van een vzw wel een bijzondere optie toe: namelijk “vergaderen op afstand”. Vergaderen op afstand is niet hetzelfde als vergaderen via video- of teleconferentie en evenmin gelijk aan eenparig schriftelijke besluitvorming. Het is een aparte variatie voor stemming en vraagstelling op schriftelijke wijze, al dan niet met imperatieve volmachten.
Het bestuursorgaan kan autonoom beslissen, ook zonder statutaire machtiging, om ter zake de bepalingen van artikel 6 van het Covid-19 KB Justitie toe te passen. Samengevat komt dit neer op een regeling volgens dewelke de raad van bestuur aan de leden kan opleggen om uitsluitend deel te nemen door vóór de algemene vergadering:
of
Wordt deze optie benut, dan kan ook de vraagstelling schriftelijk verlopen naar keuze en volgens de modaliteiten die het bestuursorgaan oplegt. Alternatief is een deelname via telefonische of videoconferentie.
Alternatieve optie tijdens covid-quarantaine is dat de raad van bestuur beslist om (1) de jaarlijkse algemene vergadering (en bijhorende goedkeuring van de jaarrekening) alsook (2) elke andere algemene vergadering uit te stellen tot een latere datum, zelfs als de algemene vergadering reeds is bijeengeroepen vóór 1 maart 2020. Uitzonderingen hierop betreffen algemene vergaderingen die werden bijeengeroepen door de commissaris of specifiek verzoek van (minstens 1/5) van de leden van de vzw. Het Covid-19 KB Justitie verlengt de wettelijke termijn voor goedkeuring van de jaarrekening (6 maanden na afsluiting van het boekjaar) met 10 weken.
Concreet betekent dit dat de jaarrekening voor een boekjaar dat eindigt op 31 december 2019, uiterlijk 8 september moet worden goedgekeurd door de algemene vergadering. De neerlegging van de goedgekeurde jaarrekening dient conform de wettelijke termijn van 1 maand bijgevolg uiterlijk 8 oktober te gebeuren.
Ondertussen heeft een KB van 28 april 2020 de vergaderopties alvast verlengd en gelden ze tot nader order voor alle oproepingen in de periode tussen 1 maart tot en met 30 juni 2020 alsook voor alle oproepingen die al gedaan werden vóór 1 maart 2020 voor vergaderingen die nog moe(s)ten plaatsvinden. In dit laatste geval kan het bestuursorgaan de vergadermodaliteiten aanpassen zonder dat er een nieuwe oproeping moet gebeuren. De termijn voor goedkeuring van de jaarrekening, die in het Covid-19 KB Justitie werd verlengd met 10 weken, blijft gelden en wordt dus (nog) niet verlengd.
We houden samen met u oren en ogen open.
_____________
Hopelijk kan u met deze tips de komende weken aan de slag blijven.
Ondertussen leven we uiteraard ook erg mee met de slachtoffers van corona. En alle ondernemers en ondernemingen die getest worden door deze crisis, wensen we volharding, moed en geduld.
We duimen bovenal dat u, zoals impact advocaten, verder werkt met de hoop dat elke bedreiging ook een zaadje bevat voor een nieuwe kans.
Keep calm, carry on & stay healthy !
Met solidaire groeten
Marleen Denef
Oprichter impact advocaten
Prof.Dr. KU Leuven – campus Brussel