Sarah is onze Scwitch-juriste.
Op regelmatige basis schrijft ze haar ervaringen voor De Federatie neer, zoals onlangs in de nieuwsbrief van 4 nov 2019. (Lees hier de originele blog)

Op volle toeren

Geen dorp, stad of regio is nog veilig voor de komst van Scwitch. Want met onze vzw-sessies, al dan niet in samenwerking met (koepel)organisaties, zijn we stilaan in elke uithoek van het Vlaamse land geweest. Voor wie deelnam, heeft het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen geen geheimen meer. Tegen het einde van het jaar gaan we de kaap van 70 (!) sessies ronden. Dus je begrijpt dat de boodschap momenteel is : onze agenda voor het najaar zit vol, bomvol. Maar er is gelukkig nog wel wat tijd over om organisaties bij te staan met hun statutenwijzigingen. Want dat is nu eenmaal ook een gevolg van het nieuwe WVV.

Statuten aanpassen…

Veel organisaties hebben die boodschap goed begrepen en nemen direct de koe bij de horens. Je kan immers al sedert 1 mei 2019 je statuten vrijwillig aanpassen aan de nieuwe wetgeving. Pas vanaf 1 januari 2020 ben je verplicht om, àls je iets verandert aan je statuten, meteen ook je volledige statuten aan te passen. Je hebt in principe tijd tot 1 januari 2024 om dit te doen – gelukkig maar, want dat geeft mij ook wat ademruimte ;-).

Maar laat het best niet liggen tot  31 december 2023, want vanaf 1 januari 2020 zullen al enkele dwingende bepalingen van toepassing worden op bestaande vzw’s, of ze nu al hun statuten hebben aangepast of niet. Dat betekent dat je een aantal bepalingen verplicht moet naleven, ook al staat er iets anders in je statuten.

…maar wat juist?

• (De oprichting van een vzw kan sowieso sedert 1 mei 2019 enkel volgens de nieuwe regels dus alle bepalingen hieromtrent waren eigenlijk al in werking.)

• De algemene identificatie van de vzw : behalve de officiële naam + ‘vzw’ + adres moet nu ook vermeld worden op alle stukken van de vzw (akten, facturen, brieven, mails, website, aankondigingen, …)
  • het ondernemingsnummer
  • het woord ‘rechtspersonenregister’ of ‘RPR’
  • de rechtbank van de zetel (vb. Nederlandstalige Ondernemingsrechtbank Brussel)
  • de ev. website en het e-mailadres

• De algemene vergadering :
  • oproepingstermijn van min. 15 dagen (i.p.v. 8)
  • behalve leden ook bestuurders en in voorkomend geval commissarissen verplicht uitnodigen voor de av
  • bijkomende bevoegdheden die exclusief aan de algemene vergadering worden toegekend
  • bij uitsluiting van een lid : nieuwe aanwezigheidsvereiste van 2/3e van de leden
  • bij statutenwijziging : onthoudingen worden niet meegeteld
  • agenda van de av : punten buiten agenda kunnen niet worden behandeld op de av

• Omtrent het bestuur :
  • de verplichting om te werken met een vaste vertegenwoordiger als er een rechtspersoon-bestuurder in je bestuur zit
  • als je bestuur uit slechts 2 bestuurders bestaat : wegvallen van doorslaggevende stem (van vb. voorzitter)
  • externe vertegenwoordigingsbevoegdheid van de vzw kan niet langer op algemene wijze aan een niet-bestuurder worden toegekend : enkel aan bestuurders
  • belangenconflictregeling
  • de regels inzake bestuurdersaansprakelijkheid

• Omtrent het dagelijks bestuur :
  • Als er gewerkt wordt met een dagelijks bestuur : bevoegdheid dagelijks bestuur is verruimd op grond van definitie in wet

Dit zijn dus de bepalingen die sowieso al op je vzw van toepassing worden vanaf 1 januari 2020, ook al heb je nog niks gewijzigd aan je statuten. Met andere woorden moet je al deze zaken toch al toepassen, ook al staat er iets anders in je statuten!

Maar er is meer!

Daarnaast zijn er nog enkele zaken die eveneens vanaf 1 januari van toepassing zijn, tenzij dit in jullie bestaande statuten expliciet uitgesloten is:

• Het bestuur is bevoegd om de zetel te wijzigen
• De raad van bestuur kan schriftelijk besluiten (vb. via email een bestuursbeslissing nemen : sowieso enkel als het over unanieme beslissingen gaat)
• Het bestuur kan bij wegvallen van een bestuurder zelf al een nieuwe bestuurder coöpteren (die dan bij de volgende algemene vergadering moet worden goedgekeurd maar in tussentijd al kan meedraaien)

Omgekeerd zijn er zaken die vanaf 1 januari van toepassing zijn, maar enkel als dit in jullie statuten reeds expliciet voorzien zou zijn:

• Opmaak intern reglement
• Woonplaatskeuze bestuurders
• Volmachten tussen bestuurders

Aangezien er op 1 januari 2020 dus onvermijdelijk wel iéts wijzigt voor bestaande vzw’s en dit afhangt van wat er momenteel in je statuten staat, kan het interessant zijn om voor die datum al eens je statuten onder de loep te (laten) nemen. Op die manier weet je minstens voor de interne werking al waaraan je je moet houden. De publicatie van de herwerkte statuten hoef je dan echter niet onmiddellijk te doen. Je kan wachten om dit te laten samenvallen met een bestuurderswissel en dit vb. gewoon aan de algemene vergadering voorleggen in het voorjaar. In ieder geval kan je bij ons terecht mocht je hierbij begeleiding willen.

Nieuw jaar, nieuwe afkorting

Bij Scwitch wordt er intussen stilaan een patroon duidelijk. Elk jaar kan worden samengevat met één afkorting die staat voor het voornaamste werkgebied waar we ons op toespitsen. In 2018 was dit zonder twijfel GDPR. In 2019 onbetwistbaar het WVV (en dat zal voor 2020 ongetwijfeld ook nog gelden). Maar daar komt voor 2020 zeker nog iets bij, dat weten we nu al: CRM! Samen met Sociare gaan we de komende maanden werken aan de ontwikkeling van een open source CRM-systeem op maat van (de noden van) de socioculturele sector. Daarvoor kreeg Sociare onlangs de erkenning en ondersteuning via de ‘Go-Digit! digitaal’ -projectoproep van de Koning Boudewijnstichting.

In maart plannen we een moment om het basisconcept toe te lichten. Met de feedback hierop gaan we dan verder aan de slag, om zo in het najaar van 2020 een handig, haalbaar en betaalbaar CRM-systeem voor de sector te kunnen lanceren. Wil je op de hoogte gehouden worden van waar en wanneer dit infomoment zal doorgaan? Stuur ons dan een mailtje door hier te klikken! Graag tot dan!’

Zoals gepubliceerd in de nieuwsbrief van De Federatie, 4 nov 2019.