nieuwsbrief

Schrijf je hier in

Stap 3: Keuze van gunningsprocedure

20-10-2017

Er zijn twee soorten gunningsprocedures:

1.STANDAARDGUNNINGSPROCEDURES

Je kunt altijd gebruik maken van een van de twee standaardgunningsprocedures: aanbesteding en offerteaanvraag (open of beperkt), ongeacht het voorwerp en het (geraamde) bedrag van uw opdracht. Maar dat zijn wel de meest formele en administratief zwaarste procedures. Voor opdrachten met een lage waarde bestaan er vereenvoudigde uitzonderingsprocedures.

2.ONDERHANDELINGSPROCEDURES

Een beroep op de onderhandelingsprocedure zonder of met bekendmaking is enkel mogelijk in de door de Wet omschreven gevallen. Deze procedures zijn administratief eenvoudiger en laten onderhandeling toe.

De verschillende procedures zijn mogelijk afhankelijk van het geraamde bedrag (alle grensbedragen zijn exclusief btw):

  • opdrachten tot 30.000 euro: aanvaarde factuur
  • opdrachten tot 85.000 euro: onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking
  • opdrachten < 207.000 (leveringen en diensten; L&D) / < 600.000 (werken; W): (vereenvoudigde) onderhandelingsprocedure met bekendmaking (OPMB)
  • opdrachten < Europese drempels: (vereenvoudigde) onderhandelingsprocedure met bekendmaking
  • onderhandelingsprocedure met bekendmaking (OPMB) in expliciete gevallen opgesomd in art. 26, § 2 Wet Overheidsopdrachten
  • alle opdrachten: standaardgunningsprocedures offerteaanvraag of aanbesteding (open of beperkt)

 

ONDERHANDELINGSPROCEDURES

1.1 Opdrachten tot 30.000 euro: aanvaarde factuur

raming ≤ 30.000 euro: onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking via aanvaarde factuur

Als de raming 30.000 euro niet overschrijdt (het uiteindelijk goed te keuren bedrag mag evenmin 30.000 euro zonder btw overschrijden), kun je de opdracht sluiten met een ‘aanvaarde factuur’. De factuur geldt als bewijs van de sluiting van de opdracht. Andere documenten zijn niet vereist. (art. 105, § 1, 4° en art. 110 KB Plaatsing)

Je bent niet verplicht een bestek op te maken of officiële offertes op te vragen maar je moet wel de markt laten spelen. je moet kunnen aantonen dat je meerdere potentiële deelnemers hebt onderzocht door het raadplegen van brochures, websites, enz. Een eenvoudig mailtje naar 3 à 5 marktspelers volstaat hier.

Je bent niet verplicht de opdracht aan de goedkoopste marktspeler te gunnen, je stelt je eigen gunningscriteria op.
De werkwijze aanvaarde factuur mag er wel niet toe leiden dat je je altijd tot dezelfde deelnemer richt, je moet de mededinging in de tijd te spreiden op basis van kwalitatieve selectie (eigenhandig of via informele ronde).

Je mag een opdracht niet in stukken knippen om zo onder het grensbedrag te gaan.

Het kb Uitvoering is niet van toepassing op deze opdrachten, omdat men de soepelheid wou bewaren en de uitvoering niet wou verzwaren met allerlei formaliteiten.

(meer info en stappenplan: zie hier)

 

1.2. Opdrachten tot 85.000 euro: onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking (207.000 voor bepaalde diensten)

raming ≤ 85.000 euro: onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking (OPZB)

Als de raming 85.000 euro niet overschrijdt (het uiteindelijk goed te keuren bedrag mag evenmin 85.000 euro zonder btw overschrijden) kunt u een beroep doen op de OPZB. Drempelbedrag is enige voorwaarde, er is geen verdere motivering noodzakelijk. Je bent niet verplicht een bestek op te maken maar dit is wel aan te raden.

Dit bedrag is opgetrokken naar 207.000 euro voor diensten categorie 6 (financiële diensten) en 8 (onderzoek en ontwikkeling) van bijlage 2A en diensten van bijlage 2B van de wet overheidsopdrachten. (bv.: horeca, juridische diensten, cultuur, sport en recreatie)

(art. 26, § 1, 1°, a) Wet Overheidsopdrachten en art. 105, § 1, 2° en 110 KB Plaatsing)

 

Een OPZB is ook mogelijk in volgende situaties:

  • < 207.000 euro excl. btw voor diensten categorie 6 (financiële diensten) en 8 (onderzoek en ontwikkeling) van bijlage 2A en diensten van bijlage 2B
  • art. 26, §1, 1°, c Wet: W, L of D in geval van dringende spoed voortvloeiend uit onvoorziene gebeurtenissen direct naar één marktspeler (ongeacht bedrag);
  • enkel als opdracht strikt noodzakelijk is én onmogelijk om termijnen open/beperkte procedure/OHMB na te leven én omstandigheden niet te wijten aan AO
  • art. 26, §1, 1°, f Wet: indien W, L of D om technische of artistieke redenen of omwille van bescherming van alleenrechten, slechts aan één bepaalde inschrijver kunnen worden gegund (bv werk kunstenaar of technische compabiliteit software)
  • art. 26, §1, 2°, a Wet– aanvullende W of D
  • art. 26, §1, 3°, b en c Wet – aanvullende leveringen
  • art. 26, §1, 3°, e Wet– L tegen bijzonder gunstige voorwaarden

 

Kort stappenplan:

  • minstens 3 (streefdoel: 5) marktspelers gelijktijdig uitnodigen om een offerte in te dienen
    • keuze marktspelers: eigenhandig o.b.v. beschikbare informatie of na een informele selectieronde
    • geen favoritisme, niet altijd dezelfde
    • eventueel kwalitatieve selectiecriteria opnemen
    • na het gelijktijdig uitsturen van uitnodigingen kan geen extra speler meer uitgenodigd worden
  • offertes worden ingediend tegen vooropgestelde datum (e-mail toegestaan), geen wettelijke minimumtermijnen
  • onderzoek naar de ontvankelijkheid (bv. enkel uitgenodigde deelnemers mogen offerte indienen)
  • beoordeling van offertes o.b.v. gunningscriteria
  • voorlopige rangschikking van de offertes op basis van de gunningscriteria
  • mogelijkheid om te onderhandelen (bv.: “uw prijs is te hoog” of wijzigingen in offerte voorstellen)
  • definitieve rangschikking
  • controleer rsz-attest van de best gerangschikte inschrijver
  • opmaak van gunningsbeslissing en gunningsverslag (beoordeling gunningscriteria) met motivering. Puntenverdeling mag slechts reflectie zijn van de woordelijke motivering à maak notities bij gezamenlijke beoordeling van offertes, schrijf uit wat je goed en slecht vindt aan de offertes
  • kennisgeving van resultaat aan deelnemers (kunnen achteraf de gunningsbeslissing en het gunningsverslag opvragen)
  • sluiting (= totstandkoming van de opdracht) mag meteen bij kennisgeving van resultaat

ZIE B: OPZB

 

3.1.3. Onderhandelingsprocedures met bekendmaking (OPMB)

De OPMB kan enkel in volgende gevallen:

  • opdrachten < 207.000 (L&D) / 600.000 (W) euro: (vereenvoudigde) onderhandelingsprocedure met bekendmaking (OPMB): 3.1.3.1
  • opdrachten < Europese drempels: (vereenvoudigde) onderhandelingsprocedure met bekendmaking: 3.1.3.2
  • onderhandelingsprocedure met bekendmaking (OPMB) in expliciete gevallen opgesomd in art. 26, § 2 Wet Overheidsopdrachten: 3.1.3.3

 

Bij een OPMB zijn bestek, gunningscriteria en (nationale) bekendmaking verplicht. Er zijn twee mogelijke pistes:

  • standaard bij OPMB: twee stappen
  • beneden de Europese drempels: één stap (vereenvoudigde OPMB)

Verloop in twee stappen kan vooral interessant zijn wanneer er veel geïnteresseerden worden verwacht: aantal geselecteerden kan worden beperkt waardoor er minder offertes zijn om te beoordeling in tweede stap. Bovendien hebt u meer tijd om het bestek op te maken. De ‘éénstapprocedure’ is wel de meest praktische.

 

Kort stappenplan: verloop in één stap (vereenvoudigde OPMB)

  • Opmaak bestek:
    • uitsluitingsgronden (= verwijzing naar de wetgeving)
    • kwalitatieve selectiecriteria
    • gunningscriteria
  • Bekendmaking (nationaal) met bestek
  • Indieningtermijn: minstens 22 dagen
  • Onderzoek naar de ontvankelijkheid (bv. enkel uitgenodigde deelnemers mogen offerte indienen)
  • Beoordeling offertes:
    • kwalitatieve selectie
    • gunningscriteria
  • Voorlopige rangschikking
  • Eventueel onderhandelen
  • Definitieve rangschikking
  • Onderzoek naar uitsluitingsgronden en rsz-attest van best gerangschikte inschrijver
  • Gunningsbeslissing en gunningsverslag opmaken
  • Informatie aan inschrijvers (gunningsbeslissing en gunningsverslag als bijlage)
  • Sluiting mag meteen bij kennisgeving van resultaat

 

Kort stappenplan: verloop in twee stappen

  1. Indiening kandidaatstellingen
  • Opmaak selectieleidraad met kwalitatieve selectiecriteria
  • Bekendmaking, met selectieleidraad
  • Indieningstermijn: minstens 15 dagen
  • Onderzoek ontvankelijkheid
  • Beoordeling a.d.h.v. kwalitatieve selectiecriteria
  • Onderzoek uitsluitingsgronden en rsz-verplichtingen van kandidaten die voor selectie in aanmerking komen
  • Selectiebeslissing
  • Informatie aan niet-geselecteerden
  1. Indiening offertes
  • Opmaak bestek met gunningscriteria
  • Geselecteerden worden uitgenodigd om offerte in te dienen + bestek als bijlage

Uitnodiging mag niet verstuurd worden vóór de niet-geselecteerden ingelicht zijn, dus ten vroegste op zelfde ogenblik

  • Indieningtermijn offertes: minstens 15 dagen
  • Onderzoek ontvankelijkheid (bv. enkel uitgenodigde deelnemers mogen offerte indienen)
  • Ingediende offertes worden beoordeeld o.b.v. gunningscriteria
  • Voorlopige rangschikking
  • Eventueel onderhandelen
  • Definitieve rangschikking
  • Onderzoek naar uitsluitingsgronden en rsz-verplichting van best gerangschikte inschrijver
  • Gunningsbeslissing en gunningsverslag, met motivering
  • Informatie aan de inschrijvers (gunningsbeslissing en gunningsverslag in bijlage)
  • Sluiting (= totstandkoming van de opdracht) mag meteen bij kennisgeving van resultaat

 

3.1.3.1 Opdrachten < 207.000 (L&D) / 600.000 (W) euro: onderhandelingsprocedure met bekendmaking (OPMB)

Als de raming 207.000 euro (leveringen en diensten) of 600.000 euro (werken) niet bereikt, kun je altijd een beroep doen op de onderhandelingsprocedure met bekendmaking. Drempelbedrag is enige voorwaarde, er is geen verdere motivering noodzakelijk. Bij een OPMB zijn bestek, gunningscriteria en (nationale) bekendmaking verplicht.

  • 26, § 2, 1°, d) Wet Overheidsopdrachten en art. 105, § 2 KB Plaatsing
  • 26, § 2 Wet Overheidsopdrachten en art. 2, § 1, 3°, 32 en 105, § 2, 1° KB Plaatsing

Als de raming 207.000 euro (leveringen en diensten) of 600.000 euro (werken) niet bereikt (zie punt 3.1.3), kun je bijgevolg altijd een beroep doen op de vereenvoudigde OPMB

ZIE C: Vereenvoudigde OPMB
ZIE D: OPMB

 

3.1.3.2. Onderhandelingsprocedure met bekendmaking (OPMB)

Bij een OPMB zijn bestek, gunningscriteria en (nationale) bekendmaking verplicht. De OPMB is enkel mogelijk in de door de Wet omschreven gevallen. Naast de in punt 3.1.3. vermelde mogelijkheid, omschrijft de Wet een aantal gevallen van OPMB, waarvoor geen maximumbedrag geldt:

  • 26, § 2 Wet Overheidsopdrachten
  • 26, §2, 1°, b Wet: in uitzonderlijke gevallen, W, L of D waarvan aard of onzekere omstandigheden verhinderen op voorhand een globale prijs vast te stellen
  • 26, §2, 1°, c Wet– voorbehouden opdrachten: in de zin van art. 22 Wet én ramingsbedrag < Europese drempel
  • 26, §2, 1°, d Wet: D voor zover door aard ervan de specificaties van de opdracht niet voldoende nauwkeurig kunnen worden vastgesteld om de opdracht te plaatsen bij aanbesteding of offerteaanvraag
  • 26, §2, 1°, d Wet – D bedoeld in bijlage 2B van de Wet: Zie onder meer categorie 26: cultuur, sport en recreatie

 

ZIE D: OPMB

 

3.2. STANDAARDGUNNINGSPROCEDURES

Je kunt altijd gebruik maken van de standaardgunningsprocedures aanbesteding en offerteaanvraag, ongeacht het voorwerp en het (geraamde) bedrag van uw opdracht.

Bij deze procedures zijn geen onderhandelingen mogelijk. Je mag geen contact hebben met de indieners tijdens de procedure. Er is wel een beperkt contact mogelijk bij offerteaanvraag om de draagwijdte van de offerte te laten toelichten maar zeker niet voor wijzigingen (buiten bv. rekenfouten). Door het contactverbod om wijzigingen aan te brengen is er een groter risico op onregelmatigheden. De toets op formele en materiële regelmatigheid is dus evenredig groot bij offerteaanvraag en aanbesteding, zeker bij opdrachten voor werken.

 

De standaardgunningsprocedures kennen een hogere administratieve last: bestek, algemene aannemingsvoorwaarden, bekendmaking en openingszitting zijn verplicht. Door de verplichte openingszitting moet je naast een uiterste indieningdatum ook een specifiek lokaal aan te duiden. De sluiting moet bovendien in een aparte brief.

Gelet op soepelere procedures (OPZB/OPMB) zijn de standaardgunningsprocedures minder nuttig beneden bepaalde drempels.

Minimale indieningstermijnen:

Belgische bekendmaking Belgische + Europese bekendmaking
Open procedure 36 d 52 d
Beperkte procedure: kandidaatstellingen 15 d 37 d
Beperkte procedure: offertes 15 d 40 d

Bijkomende verplichtingen boven Europese drempels:

  • Europese bekendmaking, naast Belgische bekendmaking
  • weging van de gunningscriteria en subgunningscriteria
  • wachttermijn (werken: halve Europese drempel)
  • bekendmaking gunning van gesloten opdracht

 

3.2.1. Keuze open – beperkte procedure

Maak de keuze tussen een open (éénstap-) of een beperkte (tweestappen)procedure.

  • art. 3, 5° en 6° Wet Overheidsopdrachten

 

3.2.2. Keuze 1 of meerdere gunningscriteria

Maak de keuze voor het gebruik van ofwel één gunningscriterium (prijs), ofwel meerdere gunningscriteria (zie E.6 of F.12 ‘opstellen bestek’). Aanbesteding heeft enkel de prijs als gunningscriterium en bij offerteaanvraag zijn meerdere gunningscriteria mogelijk.

  • art. 23-25 Wet Overheidsopdrachten

 

3.2.3. Resultaat: 4 mogelijke procedures

  • open procedure + 1 gunningscriterium = open aanbesteding volg Deel E
  • open procedure + meerdere gunningscriteria = open offerteaanvraag volg Deel E
  • beperkte procedure + 1 gunningscriterium = beperkte aanbesteding volg Deel F
  • beperkte procedure + meerdere gunningscriteria = beperkte offerteaanvraag volg Deel F

 

3.3. SPECIFIEKE PROCEDURES

  • Promotieopdracht van werken: art. 2, 11° en 28 Wet Overheidsopdrachten en art. 115-124 KB Plaatsing
  • Concurrentiedialoog: art. 3, 9° en 27 Wet Overheidsopdrachten en art. 111-114 KB Plaatsing
  • Ontwerpenwedstrijd: art. 3, 10° en 33, § 1 Wet Overheidsopdrachten en art. 140-145 KB Plaatsing
  • Concessie voor openbare werken: art. 3, 12° en 34 Wet Overheidsopdrachten en art. 147-157 KB Plaatsing

Open Source Services Do-it-yourself Ask An Expert
Over Scwitch Contact