nieuwsbrief

Schrijf je hier in
Marijke Houba

Overheidsopdrachten: voorbij de mythes, de opportuniteiten

29-9-2016

Quatorze Juillet was dit jaar niet alleen voor onze zuiderburen een hoogdag maar ook voor ons: de publicatie van de nieuwste Overheidsopdrachtenwet in het Belgisch Staatsblad.

Wederom met enige vertraging want de deadline om de Europese richtlijn 2014/24/EU in nationaal recht om te zetten, verstreek op 18 april 2016. Enig communautair getouwtrek zou niet vreemd zijn aan het feit dat België nog maar eens tot de slechte leerlingen van de Europese klas behoort.

Deze keer maar goed ook. De actuele overheidsopdrachtenreglementering is maar enkele jaren oud (in voege sinds 1 juli 2013) en heeft de vorige wet van 1993 amper doen vergeten. En de hele overheid en flink wat spelers uit de socioculturele sector zullen zich binnenkort weer moeten inwerken in de nieuwste generatie aanbestedingsregels. Schicksal voor juristen als ik. In sommige middens knalt misschien de champagne, maar vele aankopers zien wellicht niet direct een reden tot feesten. Gelukkig krijgen we nog even respijt. Want voor de inwerkingtreding van de nieuwe wet van 17 juni 2016 is het wachten op de uitvoeringsbesluiten. Rond de jaarwisseling, hoor ik in de wandelgangen. Voor wie niet kan wachten, zie hier de Wet en de Memorie van Toelichting.

De harde realiteit is dat, ondanks goedbedoeld lobbywerk, socioculturele organisaties ook onder de nieuwe wet voor al hun aankopen van producten en diensten en voor uitvoering van werken de wetgeving moeten toepassen wanneer andere aanbestedende overheden hen voor meer dan 50% subsidiëren of meer dan de helft van de leden van hun bestuursorganen aanduiden dan wel toezicht uitoefenen op hun beheer. Is niet aan alle wettelijke voorwaarden van de catch-all-bepaling (nu art. 12 en 2, 1°, d Wet van 15 juni 2006 en toekomstig art. 17 en 2, 1°, c Wet van 17 juni 2016) voldaan, dan nog moet men de aanbestedingsregels naleven voor bepaalde voor meer dan 50% gesubsidieerde bouwprojecten van een zekere omvang (nu art. 4 KB Plaatsing van 15 juli 2011 en toekomstig art. 18 Wet van 17 juni 2016). Ten slotte kan de subsidiewetgeving of –reglementering zélf de overheidsopdrachtenwetgeving van toepassing maken op een organisatie.

De nieuwe wet scherpt de bepalingen qua toepassingsgebied zelfs nog wat aan. Gesubsidieerde bouwopdrachten zullen voortaan niet alleen onder de gunningsregels (procedureregels voor toewijzing van de opdracht) maar ook onder de uitvoeringsregels vallen. En meer nog, de subsidiërende overheden zullen de naleving van de overheidsopdrachtenwet moeten controleren (art. 18 Wet van 17 juni 2016). Wat dat in de praktijk zal betekenen, is nog koffiedik kijken. Ik hoop op waakzaamheid in de sector en redelijkheid bij de overheid.

Dat ook organisaties en verenigingen die voorzien in behoeften van algemeen belang en geen louter commerciële of industriële activiteiten ontwikkelen en die er een nauwe, al dan niet financiële, band met de overheid op na houden, de overheidsopdrachtenwetgeving moeten toepassen, ligt in de logica der dingen. Als belastingbetalers willen we toch allemaal dat overheidsgelden economisch en behoorlijk worden aangewend, toch? En dat er eerlijke mededinging is en dat de overheid niet aan vriendjespolitiek doet? Dat is de bottom line van het aanbestedingsrecht. Toegegeven, bestaande uit een complexe veelheid aan administratieve spelregels die stuk voor stuk een vertaling zijn van de nobele beginselen van gelijkheid, niet-discriminatie, transparantie en proportionaliteit, waar wij ons allemaal achter kunnen scharen, toch?

Het is volkomen begrijpelijk dat vele – vooral kleinere – organisaties die regels als onmogelijke last en administratieve rompslomp ervaren, dat ze die kostbare tijd en energie veel liever aan hun kernactiviteiten zouden besteden. Maar is het niet beter om de dingen die je niet kunt veranderen, te accepteren? En om niet alleen de beperkingen maar ook de opportuniteiten onder ogen te zien die de overheidsopdrachtenwetgeving uw organisatie biedt?
Ik denk van wel. Mag ik u daarom nog enkele woorden van troost toespreken en u alvast uitnodigen om van de nood een deugd te maken?

Zie de mogelijkheden

Wellicht zegt u de jarenlange goede samenwerking met uw drukker, verzekeraar, grafisch vormgever, boekhouder, enzovoort niet graag op. Oké, maar hebt u zich ook al eens afgevraagd of die vertrouwde leverancier of dienstverlener nog altijd de voor uw organisatie beste condities aanbiedt? De markt evolueert snel en andere spelers hebben mogelijk betere, duurzamere of zelfs goedkopere oplossingen voor u in petto. Ik geef u ook graag mee dat de huidige én de nieuwe wet in tal van mogelijkheden voorzien om gezamenlijk of gecentraliseerd aan te kopen, om met aankoopcentrales te werken. De voordelen liggen voor de hand: door schaalvoordelen kan men flink besparen, zowel op vlak van prijzen als van administratieve kosten, en het aankoopproces wordt geprofessionaliseerd. Hier ziet SCWITCH een taak voor zich weggelegd. In combinatie met raamovereenkomsten, die in de regel voor 4 jaar gesloten kunnen worden, maakt dit dat niet elke organisatie om de haverklap de markt moet raadplegen en de regels moet naleven.
Die centralisatie lijkt op het eerste gezicht moeilijk te rijmen met de regels die beogen de toegang van kmo’s tot overheidsopdrachten te faciliteren, een van de hoofddoelstellingen van de Europese richtlijn. Maar dat hoeft niet zo te zijn, het zal een kwestie zijn om het juiste evenwicht te vinden.

Goed nieuws: soepele regels

Hoe geringer het bedrag is van de overheidsopdracht, des te soepeler de procedureregels, wat echter niet betekent dat u uw opdracht kunstmatig mag opdelen. Nog beter nieuws: volgens de nieuwe wet kunnen opdrachten tot stand komen met een aanvaarde factuur – dus zonder enig formalisme – tot een bedrag van 30.000 in plaats van 8500 euro excl. btw (art. 92 Wet van 17 juni 2016). De mededingingsverplichting – in de praktijk doorgaans vertaald in de plicht om minstens 3 offertes op te vragen – blijft weliswaar overeind.
Ook boven die drempel laat de wet in talrijke gevallen (nu onder andere voor opdrachten tot 85.000 euro excl. btw) toe om de eerder flexibele onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking te voeren en zelf een aantal firma’s te kiezen in functie van de betrokken opdracht en uit te nodigen om een offerte in te dienen.
Meer algemeen heeft de nieuwe overheidsopdrachtenwet de mogelijkheden om te onderhandelen (de offerte is niet te nemen of te laten) gevoelig uitgebreid en bevat zij diverse bepalingen die erop gericht zijn het overheidsopdrachtenproces administratief te vereenvoudigen, te standaardiseren en meer en meer te digitaliseren.

Mythe: dat u altijd voor de laagste prijs moet kiezen

Elke aanbestedende overheid bepaalt zelf op basis van welke criteria zij de offertes met elkaar zal vergelijken en de opdracht uiteindelijk zal toewijzen aan de firma die de voor haar meest economisch voordelige offerte heeft ingediend. Voor standaardproducten zoals papier en ander eenvoudig kantoormateriaal kan dit best de laagste offerte zijn maar de beste prijs-kwaliteitverhouding, waarbij tevens rekening gehouden wordt met kwalitatieve, milieu- of sociale aspecten, is evenzeer een optie. Bijvoorbeeld de originaliteit van een grafisch ontwerp, de akoestische eigenschappen van een vloer, de milieukenmerken van een voertuig. Let wel, die zogenaamde gunningscriteria mogen de aanbestedende overheden geen onbeperkte keuzevrijheid geven. De criteria moeten een daadwerkelijke mededinging mogelijk maken, verband houden met het voorwerp van de opdracht en toelaten een objectieve vergelijking te maken van de offertes op basis van een waardeoordeel.
In het streven naar verduurzaming van overheidsopdrachten vermeldt de nieuwe wet uitdrukkelijk het criterium van de levenscycluskosten, waarbij bovenop de loutere aanschafprijs ook de gebruiks-, onderhouds- en recyclagekosten op het einde van de levenscyclus in rekening worden gebracht. U kiest toch ook doordacht?

Geen regels zonder uitzonderingen

In de regel moet de aanbestedende overheid een beroep doen op de mededinging. Nu beschrijft de wet zelf een limitatief aantal, beperkend te interpreteren, uitzonderingsgevallen waarin de aanbestedende overheid onder strikte voorwaarden een opdracht kan gunnen aan één welbepaalde onderneming. Bijvoorbeeld in geval van een monopolie, een unieke artistieke prestatie, hoogdringendheid die de aankoper niet zelf heeft gecreëerd, of als de mededinging om technische redenen ontbreekt.
Het vraagt van u enig studiewerk maar het is volgens mij goed voor uw organisatie om deze wettelijke uitzonderingen te kennen. Niemand vraagt u om heiliger dan de paus te zijn.

Stuur mee de markt 

Aanbestedende overheden kunnen als grote klant de markt aanzwengelen en mee sturen. Ze vervullen tegelijk een voorbeeldfunctie voor andere actoren zoals burgers en bedrijven om hun maatschappelijke verantwoordelijkheid op te nemen. Overheidsopdrachten zijn een instrument om beleidsdoelstellingen te realiseren.
Zo stelt de Vlaamse overheid zich in haar Vlaams Plan Overheidsopdrachten 2016-2020 tot doel overheidsopdrachten in te zetten om een bijdrage te leveren aan het stimuleren van innovatie, het doorzetten van de transitie naar een circulaire economie, het zorgen voor een energietransitie, het terugdringen van schendingen van de mensenrechten in de productieketen, het verminderen van de milieudruk, het verbeteren van de toegang van kmo’s tot overheidsopdrachten, ….
Ook socioculturele organisaties kunnen de mogelijkheden van de wet benutten om in hun aankopen overwegingen van ecologische, ethische en sociale aard mee te nemen die aansluiten bij hun maatschappelijke doel en waarden.

Tot slot nog een vraag aan het adres van de overheid: zou de wereld niet beter zijn als de overheid een steunpunt overheidsopdrachten zou opzetten waar ook socioculturele organisaties een beroep op kunnen doen? Want, zoals het zo mooi op de SCWITCH-site staat: ‘socioculturele organisaties zijn essentiële pijlers van onze samenleving. Ze nemen een unieke sleutelpositie in tussen burgers/gemeenschap (hun basis en bestaansreden), de overheid en de markt’. Kwestie van geven en nemen?

Wat er ook van zij, met een portie gezond verstand en de basisbeginselen gelijkheid, transparantie en proportionaliteit in het achterhoofd, koopt u al heel wat. En, na ettelijke jaren ervaring in de materie geef ik toe, ook oefening baart kunst.

Smaakt dit naar meer, dan graag tot een volgende keer.

Reacties

Geef een reactie

Open Source Services Do-it-yourself Ask An Expert
Over Scwitch Contact